Izdevumu atlīdzināšana ceļojot uz biznesu

Izdevumu atmaksa ir metode, lai darbiniekus samaksātu, kad viņi tērē savu naudu, strādājot uzņēmuma laikā. Šie izdevumi parasti rodas, kad darbinieks dodas uz uzņēmējdarbību.

Ceļa izdevumi var ietvert izmitināšanu, lidojumus, sauszemes transportu, padomus bellhops, maltītes un citus papildu izdevumus, kas darbiniekam varētu rasties ceļojuma laikā. Citi biznesa izdevumi var ietvert tādus priekšmetus kā klientu vai potenciālo darbinieku uzņemšana pusdienās vai vakariņās, nepieciešamo grāmatu vai citu mācību materiālu iegāde, ko sedz darba devējs, vai braukšanas izdevumi.

Izdevumu veidi, ko organizācija atmaksās, ir atrodami uzņēmuma darījumu ceļošanas, izklaides un vispārējās atlīdzināmās izdevumu politikas ietvaros darbinieku rokasgrāmatā. Dažos gadījumos tiek segti tādi izdevumi kā ķīmiskā tīrīšana un dalība trenažieru zālē ilgstošos braucienos. Lai gan klientu izklaide darījumu braucienos ir kopīgs atlīdzināms izdevums, lielākā daļa uzņēmumu nosaka izdevumu ierobežojumus pārtikai un izklaidēm.

Kā darbinieki maksā par izdevumiem

Uzņēmumi arvien vairāk uztic darbiniekus ar zemu un vidēju līmeni, kuri bieži ceļo ar korporatīvajām kredītkartēm. Tā vietā, lai samaksātu par izdevumiem ar savu naudu, darbinieki iekasē visus, bet nejaušos un padomus uzņēmuma kredītkartei.

Tas ir ērts veids, kā atlīdzināt darbinieka izdevumus, jo kredītkaršu rēķinos tiek uzrādīti precīzi izdevumi, bet darbiniekam nav jāsaglabā ieņēmumi un jāaizpilda ceļojuma izdevumu pārskati.

Vēl viena metode, kā maksāt darbiniekus par komandējuma izdevumiem, ir dienas nauda. Dienas nauda ir iepriekš noteikta dienas nauda, ​​ko maksā darbiniekiem par izdevumiem, kas radušies ceļošanas laikā. Šie izdevumi varētu būt par izmitināšanu, ēdienreizēm, padomiem, taksometriem un citām zemes transporta izmaksām.

Izdevumu pārskata aizpildīšana

Gan uzņēmuma kredītkaršu izmantošanas, gan skaidras naudas maksāšanas gadījumā darbiniekiem, atgriežoties no ceļojuma, visticamāk būs jāaizpilda izdevumu atlīdzināšanas ziņojums. Izmantojot uzņēmuma kredītkarti, viņiem būs jāizskaidro mazāk nekā acīmredzami maksājumi, kas parādās kredītkartes rēķinā (piemēram, vēlu nakts maltīte). Viņi arī iekasēs uzņēmumu par papildu gadījumiem, ko viņi samaksāja par savu naudu vai kredītkarti.

Ja darbinieks maksā naudu, viņam vai viņai būs jānorāda katrs izdevums, par kuru tiek pieprasīta atlīdzība. Lielākā daļa uzņēmumu nosaka datumu, līdz kuram jāiesniedz izdevumu atlīdzināšanas ziņojumi, un visi izdevumi tiek pārskatīti, veicot grāmatvedības uzskaiti, kā arī kredītkaršu uzņēmuma paziņojumi. Jebkuri nepamatoti izdevumi vai tie, kas izslēgti no uzņēmuma politikas, netiek atlīdzināti - radot problēmas darbiniekam.

Neparasti situācijas

Pieņemsim, ka tirdzniecības pārstāvis ar viņiem ceļo ar lolojumdzīvnieku un iekasē viesnīcas mājdzīvnieku nodevu uzņēmuma kredītkartei, apgalvojot, ka viesnīca neatdalīs maksu un plāno atmaksāt uzņēmumam.

Vai tas ir uzņēmuma līdzekļu nepareiza izmantošana? Šķiet, ka tā ir. Vai rakstiski vai nē, tas ir diezgan skaidrs, ka uzņēmuma kredītkartes izmantošana ir jāizmanto tikai uzņēmuma izdevumiem. Dažos gadījumos uzņēmuma personiska lietošana var izbeigt darbību. Tomēr šeit ir tas, kas jums jāapsver. Vai darbinieks devās uz grāmatvedību un paskaidroja problēmu, ka viesnīca nespēja atdalīt mājdzīvnieku maksas? Vai arī darbinieks bija pakļauts rūpīgai viņas izdevumu pārskatīšanai grāmatvedībā?

Vēl viens apsvērums ir tas, vai uzņēmums iepriekš ir atlīdzinājis citus darbiniekus par līdzīgiem izdevumiem? Ja tā, disciplinārsods nav kārtībā. Tomēr, ja uzņēmuma politika skaidri nosaka, ka konkrēti izdevumi nav pieļaujami, un darbinieks ir nozvejots (nevis taisnīgs), tad HR vajadzētu veikt kādu smagu disciplinārlietu. Ne katra situācija ir skaidra. Dažreiz jums ir jādomā un jādarbojas mazliet, pirms sākat rīkoties.