Kā izveidot projektu riska reģistru

01 Labs riska reģistru dizains

Viens no veidiem, kā veicināt dalību riska pārvaldībā, ir ar labu riska reģistra dizainu. Pareizais formāts ātri paziņos jums un citiem projekta komandas locekļiem kopējo projekta risku līmeni.

Tas ļautu lietotājiem viegli piekļūt sīkākai informācijai par individuāliem riskiem. Tas savukārt stimulē ikvienu domāt par riskiem - jaunu parādīšanos, kad tie rodas, un uzraudzīt un veikt pasākumus, lai mazinātu esošos riskus.

02 Iekļaut pareizos laukus

Vismaz jūsu riska reģistrā jāiekļauj unikāls identifikators katram riskam, tā apraksts, rīcība, kas jāveic, un uzdevuma īpašnieks.

Aprakstiem jābūt īsiem un precīziem. Piemēram, risks, kas identificēts kā "lietus bojājums", var ietvert šo aprakstu: "Smags lietus varētu plūdi laukā un izraisīt augsnes bojājumus."

03 Papildu pasākumi

Jūs varētu vēlēties iekļaut kvantitatīvus varbūtības, ietekmes un vispārējā riska rādītājus un atlikušās vērtības pēc riska mazināšanas riskantākiem projektiem.

Skaitliskie lauki, kas tiek aprēķināti automātiski, var būt noderīgi, ja izmantojat riska novērtēšanas tehniku, piemēram, Monte Carlo metodi. Citas noderīgas jomas ir galvenie datumi, riska kategorija, riska reakcijas kategorija, tuvums, mazināšanas izmaksas un statuss.

Lauku skaits, ko varat iekļaut, nav ierobežots, bet saraksta skatā jāparādās tikai atslēgas laukiem. Izvairieties no lieliem lietotājiem, liekot nevajadzīgu informāciju saraksta skatā. Ideālā gadījumā skatītāji, kuriem nepieciešama pilnīgāka informācija, noklikšķina uz detaļām.

04 Vēl viena iespēja

Iespējams, vēlēsities izveidot riska reģistra datu bāzi katram projektam, lai jūs neaprobežotos tikai ar standarta lauku kopumu. Lai gan izklājlapa var palīdzēt jums izsekot jūsu projektiem, īpaši mazākiem projektiem, var būt labāka datu bāze, kas izveidota ar tādu programmatūru kā Kahootz vai Podio. Tie atvieglo dokumentu un lielu teksta daudzumu pievienošanu, ja nepieciešams.

05 Satiksmes gaismas

Ir grūti pārspēt luksofora sistēmu vizuālai ietekmei. Lietotāji zina, ka sarkans nozīmē augstu risku, dzintars nozīmē vidēju risku, un zaļš ir zems risks. Šīs ātrās vizuālās norādes palīdz lasītājiem ātrāk skenēt informāciju.

06 Drošības līdzekļi

Iespējams, vēlēsities veicināt līdzdalību, ļaujot visiem projekta komandas locekļiem un, iespējams, dažām ieinteresētajām personām skatīt riska reģistru. Tomēr jums vajadzētu iestatīt lietotāju piekļuves tiesības, lai to varētu rediģēt tikai galvenie riska īpašnieki un vadītāji. Jums ir nepieciešama revīzijas liecība par to, kas mainīja to, kas un kad.

07 Kopsavilkums Riska profils

Vecāko projektu komandas locekļiem un ieinteresētajām personām var nebūt laika sagrupēt visu risku sarakstu. Kopsavilkuma riska profils viņiem sniedz ātru priekšstatu par vispārējiem riskiem projektā. Tas parāda risku skaitu katrā iespējamības un ietekmes līmenī.

08 Tas ir viss par komunikāciju

Atcerieties, ka projekta riska reģistrā ne tikai uzskaitīti riski un mazināšanas pasākumi. Tas ir saziņas līdzeklis, kas iesaista jūsu kolēģus riska pārvaldībā. Jūsu dizainam būtu jāatspoguļo šis mērķis ar dažādiem skatījumiem dažādām auditorijām.