Plānot projektu ar projektu vadības pamatinstrumentiem

Mūsu darba pasaule aizvien vairāk kļūst par projektu pasauli. Projekti ir tādi, kā mēs izstrādājam jaunus produktus, īstenojam stratēģiskas iniciatīvas un darām visu, kas ir jauns organizācijā.

Pēc definīcijas projekti ir pagaidu un unikālas iniciatīvas, atšķirībā no regulārām darbībām. Lai gan daudzi uzņēmumi paļaujas uz apmācītiem, sertificētiem projektu vadītājiem, lai vadītu savas iniciatīvas, projektu profesionālās iemaņas arvien vairāk ir nepieciešamas visiem profesionāļiem. Šis raksts piedāvā ievadu, lai plānotu projektu jebkuram profesionālim, kurš ir ieinteresēts pieņemt profesionālus projektu vadītājus tik labi.

Veikt laiku, lai patiesi definētu un plānotu savu projektu

Projektu vadītāji saprot, ka plānošanā tiek iztērēta liela daļa no projekta kopējās ilguma. Daudziem no mums ir tendence steigties, lai sāktu darbu, kas projektu pasaulē ir līdzīgs to jauno mēbeļu lasīšanas izlaidumiem, kurus esat iegādājies no viena no tiem, kuri "apkopo sevi" mazumtirgotājiem. Izredzes ir, steidzot veikt darbu, neizlasot instrukcijas, radīs nopietnas problēmas kādā no jūsu centieniem.

Tā vietā, lai steidzās tieši darbā, ir svarīgi noteikt dažus kritiskus jautājumus:

1. Ko tieši jūs radāt? Esiet pēc iespējas precīzāks.
2. Kad tas ir jāpabeidz?
3. Kādi resursi (cilvēki, aprīkojums un budžets) ir pieejami, lai pabeigtu projektu?

Šie trīs elementi ir darbības jomas pamatelementi. Katrs projekta vadītājs strādā, lai precizētu darbības jomu pirms darba uzsākšanas.

Uzņēmuma brīvdienu partijas iniciatīvas noteikšana

Izlases apgabala paziņojums uzņēmuma svētku pusei var būt šāds:

Mūsu mērķis ir plānot un piegādāt uzņēmuma brīvdienu svinības 100 darbiniekiem un to nozīmīgajiem citiem līdz decembra beigām, ar izmaksām, kas nepārsniedz $ 10,000. Mūsu plānošana un koordinācija sastāvēs no 4 locekļu komitejas, kuru pārrauga izpilddirektors.Viesnīcā būs atvērts bārs, pārklātas maltītes, deserts un izklaide.

Vienkārši, bet svarīgam apgalvojumam vienkārši veltot laiku, lai izstrādātu šo kuģi, ir spēcīgi norādījumi projektā iesaistītajai komandai. Ikviens saprot projekta būtību, laika grafiku, resursus un budžetu.

Sadaliet darbības jomu diskrētos darba blokos

Projekta vadītāji izveido kaut ko, ko sauc par darba sadalījuma struktūru, lai skaidri un apšaubāmi izteiktu visus projekta darbus, kas jāaizpilda kādam noteiktā laika posmā. Jūsu situācijā darba sadalījums var ietvert:

• Identificējiet atrašanās vietu.
• Apstipriniet telpas pieejamību un bloķējiet to ar depozītu.
• Izvēlieties pārtikas opcijas.
• Apstipriniet joslu un to, ko ietver bārs.
• Nosakiet deserta iespējas.
• Izveidot un izplatīt ielūgumus ar pārtikas izvēli.
• Pabeigt pārtikas izvēli, pamatojoties uz atgrieztajiem ielūgumiem.
• Izlemiet par izklaides veidu.
• Pārskatiet izklaides iespējas un izvēlieties.
• Apstipriniet ēdamistabas komplektu.
• Iegādājieties galda dāvanas viesiem.
• Koordinēt un nodrošināt pasākumu.

Projekta vadītāji izstrādātu šī projekta darba sadalījumu, neņemot vērā resursus vai laiku, bet vairāk prāta vētras formātā. Kad ir konstatēts viss projekts, kas vajadzīgs, lai sasniegtu projekta darbības jomu, ir pienācis laiks to sakārtot, piešķirt atbildību un prasīt laika un izmaksu aplēses no komandas locekļiem.

Projekta plāna izveide no darba sadalījuma

Pēc vienkāršā darba sadalījuma, kas norādīts iepriekšējā lapā, jums tagad ir:

• Apstipriniet, ka ir identificēti visi galvenie elementi, lai sasniegtu projekta darbības jomu.
• Apstipriniet, kas apstrādās kādus darba priekšmetus un izveidos atbildības matricu, norādot atbildīgās puses galvenos uzdevumus.
• Pieprasiet, lai katrs komandas dalībnieks pārskatītu savus uzdevumus, noteiktu laika un izmaksu aplēses, atzīmētu termiņus, apkopotu resursu vajadzības un pārliecinieties, ka viņi ir rūpīgi izvērtējuši savu darbu.

Kad iepriekš minētās darbības ir pabeigtas, projekta komandai būtu jāsadarbojas, lai secīgi sakārtotu notikumus, atzīmējot jebkādus konfliktus attiecībā uz resursiem vai iespējamiem plānošanas uzdevumiem. Projekta vadītājs pabeigtu šo soli, izstrādājot tīkla diagrammu, aprēķinot kritisko ceļu un pēc tam plānojot resursus, bieži izmantojot datoru programmatūru.

Jūsu mazākajam projektam, izmantojot neoficiālas metodes, ir nepieciešama vienkārša pēcrakstu veida pieeja, kas nosaka vienību secību secībā. Šis process ļaus jums izveidot pilnīgu priekšstatu par iesaistītajiem pasākumiem un termiņiem, lai plānotu un sniegtu lielisku brīvdienu ballīti!

Ļaujiet sākt darbu

Tagad, kad esat pienācis laiks, lai pareizi aptvertu projektu, identificētu galvenos uzdevumus, kārtotu uzdevumus un novērtētu laika un resursu prasības, jūs esat gatavs nodot komandai darbu pie piešķirtajiem pienākumiem. Jūsu kā neformālā projekta vadītāja loma ir uzraudzīt darbu, atbalstīt komandas locekļus un palīdzēt identificēt un atrisināt problēmas, kad tās notiek. Labs projektu vadītājs regulāri tiekas ar komandas locekļiem, lai novērtētu progresu un identificētu un virzītos uz jauniem riskiem.

Bottom Line

Iepriekš aprakstītās pieejas var piemērot jebkurai projekta situācijai jūsu struktūrvienībā vai uzņēmuma struktūrvienībā. Izstrādāt skaidru darbības jomu, identificējiet darbu, piešķiriet resursus, izstrādājiet aplēses un grafiku, pēc tam pārraugiet un kontrolējiet darbu. Jūsu praksi profesionālās projektu vadītāji atpazīs un novērtēs jūsu darbavietā, un jūsu rezultāti būs daudz labāki nekā vienkārši iekļūt darbā bez domāšanas.