Noteikumi par e-pasta etiķeti darbavietā

Lai gan jūs nedrīkstat izmantot e-pastu, lai sazinātos sociāli tik daudz, cik jūs reiz darījāt, jūs, iespējams, joprojām izmantojat to profesionālai sarakstei. Ja jūs šādā veidā sazināsieties ar saviem kolēģiem, priekšniekiem, klientiem un klientiem un potenciālajiem darba devējiem, ievērojiet šos sešus noteikumus, lai iegūtu pareizu e-pasta etiķeti.

1. Mind Your Manners

Pat pasaulē, kur mēs steidzamies, lai pēc iespējas ātrāk veiktu lietas, lai pārietu uz nākamo uzdevumu, veltiet laiku, lai savā e-pastā izmantotu labas metodes. Neaizmirstiet pateikt "lūdzu" un "paldies."

Pievēršoties cilvēkiem, kurus jūs labi vai vispār nezināt, vai ar kuriem jums ir tikai oficiālas attiecības, vērsieties pie viņu nosaukuma un uzvārda, ja vien viņi nav lūguši jūs darīt citādi. Piemēram, teiksim „Godātais kungs!” Vai „Dārgais kundze!”. Ja atbildat uz e-pastu un sākotnējā ziņojuma sūtītājs to ir parakstījis tikai ar savu pirmo vārdu, tad jūs varat droši pieņemt, ka ir pareizi tos risināt vienādi.

2. Skatiet savu signālu

Tonis ir tas, kā jūs, kā rakstnieks, varat izteikt savu attieksmi e-pasta ziņojumā. Tas ietekmē tā saņemšanas veidu. Jūs parasti vēlaties pārliecināties, ka saņēmējs saskaras ar cieņu, draudzīgu un saprotamu. Jūs nevēlaties skaņu vai prasīgu. Pirms nosūtīt sūtīšanu, atkārtoti izlasiet ziņojumu vairākas reizes.

Rakstot kādam, ar kuru jūs esat iepriekš paziņojis, sāciet kaut ko draudzīgu, piemēram, "Es ceru, ka jums ir labi." Kamēr emocijas var palīdzēt jums vieglāk nodot toņu, atturieties no to izmantošanas profesionālā e-pastā, ja vien jūs rakstāt nevienam, ar kuru jums ir ļoti neformālas attiecības. Nekad nelietojiet tos rakstot potenciālajam darba devējam.

Vienmēr tiek uzskatīts par sliktu e-pasta etiķeti, lai uzrakstītu e-pastu vai daļu no visiem lielajiem burtiem. Tas liks jums izskatīties kā jūs kliedzat.

3. Esiet kodolīgi

Aizņemtiem cilvēkiem nav ne laika, ne slīpuma, lai lasītu atsevišķu e-pastu. Ja vēlaties, lai jūsu saņēmējs ātri lasītu jūsu ziņojumu un to joprojām saprot, tas ir jāsaglabā īsi.

Tomēr neatstājiet atbilstošas ​​detaļas. Pārliecinieties, ka jūsu ziņa nepārprotami izpaužas kā iemesls, kāpēc to rakstāt. Neviens nespēj ietaupīt laiku, ja jūs galu galā turēsieties uz priekšu un atpakaļ, kamēr jūs mēģināt izskaidrot izlaistos datus.

4. Izvairieties no īsziņu saīsinājumu lietošanas

Pat ja vēlaties ietaupīt laiku, profesionālajā e-pastā nevajadzētu izmantot īsziņu saīsinājumus. Ja jums ir daudz teksta, kā to dara daudzi cilvēki, jūs, iespējams, esat pieraduši izmantot sava veida stenogrāfiju, lai runātu ar draugiem.

Piemēram, jūs varat izmantot "u", "ur" un "plz", nevis "jūs", "jūsu" un "lūdzu". Šiem saīsinājumiem nav vietas darījumu korespondencē, ja vien saņēmējs nav kāds, ar kuru jums ir gadījuma attiecības.

5. Izmantojiet profesionālo e-pasta adresi

Attiecībā uz ziņojumiem, kas saistīti ar jūsu pašreizējo darbu, vienmēr izmantojiet e-pasta adresi, ko jūsu darba devējs piešķīris jums. Tomēr jums nevajadzētu to izmantot, lai nosūtītu ziņas, kas nav saistītas ar jūsu darbu, piemēram, ja meklējat jaunu. Izmantojiet personisko e-pasta kontu.

Ja jums nav personīga konta, piemēram, jūsu interneta pakalpojumu sniedzējs, kad esat pierakstījies pakalpojumam, saņemiet bezmaksas e-pasta kontu. Izmantojiet Gmail vai citu pakalpojumu, lai iestatītu adresi, kas izklausās profesionāli. Nelietojiet neko muļķīgu vai iespaidīgu. Jūsu pirmais vārds un uzvārds vai vārds ir atbilstošas ​​izvēles.

6. Neaizmirstiet pareizrakstību un gramatiku

Ir ļoti svarīgi rūpīgi pārbaudīt savu e-pastu. Nekad neaizmirstiet šo kritisko soli neatkarīgi no tā, cik jūs esat aizņemts. Lietas, kuras jūs vēlaties būt uzmanīgiem, lai būtu pareiza pareizrakstība un pareiza gramatika. Līdztekus pareizo vārdu pareizrakstībai, jūs vēlaties arī izskaidrot cilvēku vārdus, tostarp jūsu saņēmēja vārdus un viņa uzņēmuma nosaukumu.

Esiet uzmanīgi, lai paļauties uz pareizrakstības pārbaudītājiem. Viņi var nepamanīt nepareizas vārdu kļūdas. Piemēram, pareizrakstības pārbaudītājs teikumā "nav" atzīmē vārdu "uz jums", lai gan šajā kontekstā tam vajadzētu būt "diviem". Pārbaudiet pareizrakstību, ko neesat pārliecināts, izmantojot bezmaksas tiešsaistes vārdnīcu, piemēram, Merriam-Webster.