Sanāksmes vadītāja lomas un pienākumi

Sanāksmes vadītājs ir darbinieks, kurš ir atbildīgs par detaļu plānošanu, organizēšanu, pārvaldīšanu un dalībnieku uzaicināšanu uz sapulci. Viņi ir darbinieki, kas ir atbildīgi par faktiskās sanāksmes norisi un ir atbildīgi par to. Viņi rīkojas pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās, lai nodrošinātu, ka sanāksme sasniedz savus mērķus veiksmīgi.

Kurš vada sanāksmi?

Tikšanās līderis ir galvenais, lai sapulces un komandas būtu veiksmīgas. Ļoti svarīgs ir darbinieks, kas darbojas kā tikšanās vadītājs. Dažās sanāksmēs vadītājs ir departamenta vadītājs, komandas vadītājs vai persona, kuru augstākā vadība ir iecēlusi iniciatīvas vadīšanai. Šie darbinieki tika izvēlēti viņu vadošajai lomai, jo viņu prasmes bija vadītāja vai vadītāja.

Citos gadījumos darbinieks var parādīties kā līderis dabiski. Šie līderi ir darbinieki, kurus citi darbinieki meklē un ievēro. Citos gadījumos komanda var lemt par visu locekļu vadošo lomu. Tas ļauj visiem komandas locekļiem turpināt attīstīt savas prasmes kā tikšanās vadītāji un kopumā veiksmīgu sanāksmju veidošana.

Sanāksmes vadītāja pienākumi

Tālāk ir galvenie sanāksmes vadītāja pienākumi.

• Nosaka mērķi, uzdevumu vai mērķi, kas jāizpilda. Bieži vien tas ir vadītāja darba apraksta uzdevums vai daļa.
• Nolemj, vai sanāksme ir labākā iespējamā metode mērķa vai mērķa sasniegšanai vai vēlamā rezultāta sasniegšanai. Atbildiet uz jautājumu: vai ir nepieciešama tikšanās?
• Nosaka, kam jāpalīdz plānot sanāksmi.
• Ar komandu vai kā līderi lemj par sanāksmes darba kārtību. (Notiekošajās sanāksmēs šis uzdevums ir izpildīts šīs sanāksmes beigās.)
• Nosaka datumu, laiku un atrašanās vietu visbiežāk, izmantojot kopīgu organizatorisko kalendāru.

• Apkopo sanāksmes priekšdarbus, piemēram, lasīšanu, finanšu informāciju, vēsturi, saistīto komandu sanāksmju minūtes utt.
• Aicina dalībniekus un izplata uzdevumus un priekšdarbus, kas ļauj pēc iespējas vairāk laika, lai dalībnieki sagatavotos sanāksmei.
• Nodrošina, ka sapulcē ir reģistrators vai minūšu ņēmējs, lai dokumentētu procesu un visas saistības, darbības jautājumus vai lēmumus. Norīko laika kontrolieri, ja tas nepieciešams sapulces kārtīgai norisei.
• Var izmantot ledlauzi, lai sasildītu dalībniekus un izveidotu vidi, kurā sapulces dalībnieki ir ērti sazinājušies savā starpā un apmainīties ar idejām un informāciju.

• Ierodas agri un vada sanāksmi, turot to uzdevumā, uz ceļa un iesaistot visus dalībniekus, tāpēc katra uzskata, ka viņu klātbūtne sanāksmē bija būtiska. Tas nodrošina viņu dalību nākamajā sanāksmē
• Garšojiet uzņēmuma tikšanos, lai dalībnieki nejūtas garlaicīgi un garlaicīgi. Neatkarīgi no tā, vai izmantojat ledlauži, humoru vai jautrus piemērus, neviena sanāksme nedrīkst beigties bez smieties.
• Nodrošina, ka nākamie soļi un darbības elementi tiek piešķirti un apstrādāti.
• Apspriež sanāksmi un plāno nākamās sanāksmes darba kārtību.

• Sekojiet līdzi dalībniekiem starp sanāksmēm, lai pārliecinātos, ka darbības priekšmeti ir izsekoti, un piedāvāt palīdzību un / vai resursus, ja brīvprātīgais saskaras ar problēmām.

Papildu Leader lomas

Sanāksmes vadītājs uzņemas šos pienākumus, bet ir arī lomas, kas saistītas ar komunikāciju, ziņošanu un komandas biedru sniegumu.

Katram komandas loceklim vai sanāksmei, kas ir savstarpēji funkcionāla, ir pienākums informēt savu nodaļu vai funkciju par sanāksmes darbību vai notiekošo komandu. Viņiem ir arī pienākums meklēt informāciju no kolēģiem, kuri nav komandā vai sanāksmē. Ne katrs darbinieks var apmeklēt katru sanāksmi.

Vadītājam ir papildu pienākums nodrošināt, lai vecākie vadītāji tiktu iesaistīti un informēti, izmantojot efektīvu saziņu un atgriezenisko saiti. Īpašumtiesību veidošana no darbiniekiem ārpus komandas vai sanāksmes, īpaši organizācijas vadītājiem, nodrošina, ka komanda vai sapulce veiksmīgi izstrādā, īsteno un integrē savus risinājumus vai idejas.

Ja sapulcē piedalās tikšanās dalībnieks, vadītājs ir atbildīgs par uzvedības koriģēšanu, izmantojot sapulces vadošos paņēmienus sanāksmē un efektīvu apmācību ārpus sanāksmes. Sanāksmes dalībnieks, kurš monopolizē tikšanos ar viņa vai viņas viedokļiem vai kritizē citus locekļus par viņu, ir jālabo, pirms indivīds sabotāž sanāksmes panākumus.

Šīs darbības ir nepieciešamas, līdz tikšanās dalībnieki sasniegs tādu komforta un brieduma līmeni, kas ļauj viņiem palīdzēt līderim, jo ​​paši sevi saplīst kā neefektīvus notikumus, un dalībnieku darbības traucējumi pārtrauc progresu.

Efektīvs sapulces vadītājs negarantē, ka projekts vai komanda veiksmīgi darbojas, bet viņš vai viņa ir galvenais faktors, kad projekti, nodaļas, sanāksmes vai komandas gūst panākumus.

Sanāksmju protokoli ir efektīvs līdzeklis veiksmīgām sanāksmēm, kad protokoli ir pienācīgi rakstīti un savlaicīgi izplatīti.