Klientu prasmju saraksts un piemēri

Kancelejas darbs nodrošina biroja nevainojamu darbību. Tas ietver biroja ikdienas administratīvos uzdevumus, piemēram, atbildēt uz tālruņiem, iecelšanu amatā, faksu sūtīšanu un dokumentu iesniegšanu.

Kancelejas / administratīvās prasmes ir noderīgas gandrīz ikvienam, kas strādā birojā. Lielākajai daļai darbinieku ir jādara vismaz daži kancelejas darbi, tāpēc šīs prasmes var noderēt neatkarīgi no jūsu oficiālā amata nosaukuma. Biroja darbiniekiem un sekretāriem ir īpaši spēcīgas rakstiskās iemaņas. Darbinieki šajos amatos veic lielāko daļu biroja ikdienas uzdevumu.

Kancelejas darbu veidi

Lai gan daži cilvēki izmanto šos amata nosaukumus savstarpēji aizstājami, biroja darbinieki un sekretāri atšķiras no administratīvajiem asistentiem. Administratīvajiem asistentiem bieži ir vajadzīgs koledžas grāds, un viņiem tiek dota lielāka atbildība, tostarp vadošie projekti un dažreiz pat komandu vadība.

Turpretim ierēdņiem un sekretāriem parasti nav nepieciešama plaša izglītība ārpus vidusskolas grāda (lai gan ir augstākās izglītības programmas, kas vērstas uz ierēdņu un sekretariāta darbu). Viņi pārvalda biroja ikdienas darbību, bet parasti tiem nav vadības pienākumu.

Sekretāri un sekretāri strādā dažādās nozarēs, tostarp finansēs, uzņēmējdarbībā, medicīnā, valdībā, tiesībās un citās.Dažas no šīm pozīcijām prasa īpašas prasmes. Tomēr ir pamatprasmes, kas nepieciešamas gandrīz katram ierēdņa un administratīvā asistenta amata stāvoklim.

Turpmāk ir sniegts saraksts, kurā ir uzskaitītas rakstiskās prasmes, kuras darba devēji meklē darbā. Iekļauts detalizēts piecu svarīgāko ierēdņu prasmju saraksts, kā arī attiecīgo administratīvo prasmju papildu saraksti.

Kā izmantot prasmju sarakstus

Jūs varat izmantot šos prasmju sarakstus visā darba meklēšanas procesā. Svarīgi ir izmantot vairākus no šiem prasmju vārdiem visā jūsu CV. Darba devēji arvien biežāk izmanto pretendentu uzskaites sistēmas, lai novērtētu un “iegūtu” iegūtos rezultātus. Šīs sistēmas ir ieprogrammētas, lai meklētu konkrētus atslēgvārdus, un tādēĜ atsāk, ka tās iekĜauj, tiks izvēlēts turpmākai pārskatīšanai, darbā otrā apsekojuma kārtā.

Otrkārt, jūs varat izmantot šos atslēgvārdus pavadvēstulē. Savā vēstulē mēģiniet pieminēt vienu vai divas no šīm prasmēm un sniegt konkrētu piemēru tam laikam, kad jūs tos demonstrējāt darbā.

Visbeidzot, jūs varat izmantot šos prasmju vārdus intervijā. Pārliecinieties, ka jums ir vismaz viens piemērs uz laiku, kad parādījāt katras no piecām šeit uzskaitītajām prasmēm.

Protams, katram darbam būs nepieciešamas dažādas prasmes un pieredze, tāpēc rūpīgi izlasiet darba aprakstu un pievērsiet uzmanību darba devēja uzskaitītajām prasmēm.

Pārskatiet arī citus mūsu prasmju sarakstus, kas uzskaitīti pēc darba un prasmju veida.

Populārākās praktiskās iemaņas

Uzmanība detaļām

Kancelejas darbā tiek pievērsta uzmanība biroja ikdienas informācijai, ko citi cilvēki var aizmirst, piemēram, atbildēt uz e-pastu un sekot tam, kā arī sekot līdzi tikšanās reizēm. Sekretāram vai sekretāram ir jāspēj koncentrēties uz šīm detaļām, un neļaujiet neko izlaist caur plaisām.

• Analītiski
• Ceļojumu organizēšana
• Prioritāšu noteikšana
• Problēmu risināšana
• Pamatojums
• Lietvedība
• Tikšanās grafiku plānošana
• Rakstīt

Saziņa

Kancelejas darbiniekiem ir vajadzīgas spēcīgas rakstiskas un mutiskas komunikācijas prasmes. Viņi parasti atbildēs uz tālruņiem, raksta piezīmes, sūta e-pastus un sveic klientus un klientus.

Tāpēc viņiem ir jāspēj skaidri un efektīvi rakstīt un rakstīt. Viņiem ir jāsniedz informācija viegli saprotamā veidā.

• Atbildēšana uz tālruņiem
• Saziņa
• Sarakste
• Klientu apkalpošana
• E-pasts
• Faksa sūtīšana
• Reģistratūra
• Valodas prasme
• Klausīšanās
• Mutiska komunikācija
• Korektūra
• Rakstīšana

Datorprasmes

Šajā dienā un vecumā datorprasmes ir būtiskas jebkuram rakstiskajam darbam. Sekretāriem un sekretāriem jābūt ātriem un precīziem mašīnrakstītājiem. Tiem parasti ir vajadzīgs arī datu ievadīšana, lai viņi būtu iepazinušies ar Excel un citu datu ievades programmatūru. Tām arī jāzina citas Microsoft Office programmatūras, piemēram, Word un PowerPoint. Jebkura papildu datorprasme, piemēram, spēja izstrādāt vai rediģēt tīmekļa lapas, būtu uzskatāma par lielu plusumu.

• Datu ievade
• Datu vadība
• Datu bāzes plūsma
• Desktop publicēšana
• Microsoft Office
• Biroja iekārtas
• Tekstapstrāde

Skaitlība

Liela daļa rakstnieciskā darba ietver skaitļošanu. Daži ierēdņi ir atbildīgi par uzņēmuma grāmatvedību un / vai grāmatvedību. Tas prasa skaitītprasmes prasmes. Spēja ātri aprēķināt summas ir pozitīva kvalitāte sekretāram vai sekretāram.

• Grāmatvedība
• Precizitāte
• Norēķini
• Grāmatvedība
• Budžets
• Izdevumi
• Izklājlapas
• Tehnoloģija

Organizācija

Jāorganizē ierēdņi un sekretāri. Viņi ir atbildīgi par to, lai nodrošinātu, ka birojs darbojas nevainojami. Tas ietver darba devēja grafika sekošanu, atbildes uz e-pastu un tālruņa zvaniem un failu uzturēšanu. Tas viss prasa daudz organizatorisko iemaņu.

• Lēmumu pieņemšana
• Pasta piegāde
• Efektīvs
• Iesniegšana
• Vadība
• Multitasking
• Pārraudzība
• Kopēšana un salīdzināšana
• Plānošana
• Šķirošana
• Laika organizēšana

Mīkstās prasmes

Papildus šīm piecām augstākajām kancelejas prasmēm labākajiem biroja darbiniekiem ir arī mīkstās prasmes, kas bieži vien ir iedzimtas personības iezīmes, nevis apgūtas kompetences. Tie ietver spēcīgas starppersonu prasmes, komandas darbu, elastību, uzticamību, radošumu, pielāgošanās spēju un radošumu. Tie ir būtiski biroja vadītāju, administratoru, personīgo asistentu, biroja palīgu un izpildu asistentu raksturlielumi.