Kā rakstīt un sūtīt profesionālus e-pasta ziņojumus

Ikreiz, kad sūtāt profesionālus e-pasta ziņojumus, ir ļoti svarīgi pārliecināties, vai ziņojums ir ideāls. Jūs nevēlaties izlaist iespēju, izdarot kļūdas - vai nu kā sūtāt e-pastus, vai arī kā tos izsekot. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā rakstīt un nosūtīt profesionālās e-pasta ziņojumus, kas ir iecienīti.

Kāpēc vēlaties nosūtīt profesionālu e-pastu? Ir vairāki iemesli. Jūs varat nosūtīt savu pavadvēstuli potenciālajam darba devējam, pateicības vēstuli kolēģim, kurš piekrita būt atsauces dokumentam, atkāpšanās vēstuli jūsu pašreizējam priekšniekam vai lūgumu sniegt ieteikuma vēstuli.

Iespējams, jums ir citi iemesli, lai nosūtītu ne-personiskus e-pastus, un patiesībā tā ir laba ideja pārliecināties, vai visi jūsu e-pasta ziņojumi ir organizēti un profesionāli.

Lūk, ko iekļaut ziņojumos, ko neiekļaut un kā aizvērt, parakstīt un sūtīt e-pasta ziņas.

Profesionālās e-pasta ziņojumu vadlīnijas

Pārskatiet šīs darbības, lai uzrakstītu augstas kvalitātes profesionālu e-pasta ziņojumu, un jūs vienmēr saņemsiet lielisku iespaidu uz saņēmēju:

• Tēma: Objekta rindai ir precīzi jānorāda jūsu mērķis rakstīšanai. Jūsu temata rinda var būt tik vienkārša kā "Paldies" vai "Ieteikuma pieprasījums".
• Apsveikums: Pat ja rakstāt ļoti īsu e-pastu, iekļaujiet apsveikumu. Ja zināt personas vārdu, iekļaujiet to. Ja vien jūs neesat pirmās personas vārdā ar personu, izsauciet tos pēc to nosaukuma.
• Garums: Saglabājiet savu e-pastu pēc iespējas īsāku. Cilvēki mēdz vājināt garus e-pastus, tāpēc tajā ir iekļauta tikai būtiska informācija.
• Fonta stils: Izvairieties no grezniem, rotaļīgiem vai krāsainiem fontiem; tie vienkārši novirza saņēmēju no jūsu faktiskā ziņojuma. Izvairieties no pārāk drosmīga un slīpraksta, kas padara e-pasta izskatu pārblīvētu. Nerakstiet arī visus lielos burtus; tas ir tikpat dusmīgs vai e-pastā pārmērīgs.

• Emocijas:Neietveriet emocijas profesionālā e-pastā; saglabājiet tos personiskai sarakstei.
• Pareizrakstība un gramatika: Tikai tāpēc, ka rakstāt e-pastu, nenozīmē, ka jums vajadzētu būt apliets par pareizrakstību un gramatiku. Pirms nosūtīšanas rūpīgi rediģējiet savu e-pastu. Ziņojums par kļūdām bez kļūdām informē saņēmēju, ka jūsu e-pasta adrese ir jāuztver nopietni.
• Noslēgums:Pierakstieties ar īsu "Paldies", "Labākais" vai citu vienkāršu nosūtīšanu, un pēc tam savu vārdu. Lielākā daļa e-pasta kontu ļauj jums ielikt parakstu ar savu vārdu, nosaukumu un kontaktinformāciju katrā e-pastā. Tas ir lielisks veids, kā padarīt katru korespondenci profesionālāku.

Papildu padomi

Kad esat uzrakstījis e-pasta ziņojumu, pirms noklikšķināt uz pogas “sūtīt”, rīkojieties, kā norādīts tālāk.

• Pārliecinieties, vai jūsu ziņojums ir pabeigts:Veiciet dubultu pārbaudi, lai pārliecinātos, ka jūsu e-pasta tēmas rinda ir aizpildīta, esat pievienojis parakstu, nosūtāt ziņojumu pareizajai kontaktpersonai un esat aizpildījis Bcc lauks, lai nosūtītu kopiju sev, tāpēc jums ir e-pasta ziņojuma ieraksts.
• Pierādiet savu e-pasta ziņojumu:Pirms nospiežat sūtīt, pārliecinieties, vai esat pareizrakstības pārbaude un pārbauda gramatiku un kapitalizāciju. Tie ir tikpat svarīgi e-pasta darba meklēšanas sarakstē, kā tie ir papīra vēstulē.

• Nosūtīt testa e-pasta ziņojumu:Pirms sūtāt savu e-pastu, vispirms nosūtiet ziņu sev, lai pārbaudītu, vai formatējums darbojas un ka nekas neizskatās nevietā. Ja viss izskatās labi, dodieties uz priekšu un nosūtiet e-pastu uzņēmumam vai personai, ar kuru sazināsieties.
• Sūtīt e-pasta ziņojuma kopiju sev:Izmantojiet Bcc lauks, lai nosūtītu e-pasta ziņojuma kopiju sev, tāpēc jums ir ieraksts par to, kad nosūtījāt ziņu un kas to nosūtījāt. Šo informāciju var atrast arī nosūtītajā mapē.

• Failu kopijas:Izmantojot daudzas e-pasta programmas, varat iestatīt mapes, lai atvieglotu svarīgu iepriekšējo e-pastu meklēšanu. Iestatiet mapi visām jūsu darba meklēšanas e-pasta vēstulēm un nosūtiet savu sūtīto e-pasta ziņojumu kopijas darba meklēšanas mapē.

Regulāri pārbaudiet savu e-pastu

Laiks ir būtisks, kad jūs meklējat darbu, tāpēc ir svarīgi regulāri un bieži pārbaudīt savu e-pastu, lai jūs nepalaistu garām kādas svarīgas iespējas. Vismaz pārbaudiet savu e-pastu no rīta un agrā pēcpusdienā, tāpēc jums būs laiks nekavējoties atbildēt uz saņemtajiem ziņojumiem.

Šajās dienās, izmantojot viedtālruni, var viegli pārbaudīt jūsu e-pasta ziņojumus, lai kur jūs dotos, un, kad vien vēlaties - vairs nevajag doties pār datoru. Faktiski, jūs varat saņemt paziņojumus par jaunām e-pasta ziņām, lai jūs varētu tos izlasīt, tiklīdz tie ir sasnieguši iesūtni.