Kā uzrakstīt profesionālu e-pastu - 7 jautājumi, kas jājautā sev pirms sūtīt

Jau daudzus gadus cilvēki ir paredzējuši e-pasta nāvi. Lai gan ir taisnība, mēs izmantojam citus saziņas veidus, piemēram, īsziņu sūtīšanu un sociālo mediju, lai "runātu" ar saviem draugiem vai nosūtītu ātrus ziņojumus mūsu kolēģiem, mēs joprojām izmantojam e-pastu, jo īpaši saistībā ar darbu. Tas ir arī galvenais saziņas līdzeklis, kad piesakāties darbā. Ir tikpat svarīgi kā jebkad zināt, kā uzrakstīt profesionālu e-pastu.

E-pasts var būt jūsu sākotnējais kontaktpunkts ar kādu, un tāpēc tas ir jūsu pirmā iespēja izdarīt iespaidu. Uzmanieties, veidojot savus ziņojumus. Pirms nosūtīt sūtīt, atbildiet uz šiem 7 jautājumiem.

1. Vai mana ziņa ir bez kļūdām?

Jūsu e-pasta pārbaude par kļūdām ir vissvarīgākā lieta, ko varat darīt pirms nosūtīšanas. Nepareiza pareizrakstība un slikta gramatika ļaus jums izskatīties bezrūpīgi. Tas ir pretrunā ar iespaidu, kuru jūs mēģināt izdarīt, it īpaši, ja jūs piesakāties darbā.

Korektūra, līdz esat pārliecināts, ka esat pieņēmis visas pareizrakstības un gramatiskās kļūdas, kā arī kļūdas. Grammarly.com ir bezmaksas rīki, tostarp Chrome pārlūkprogrammas paplašinājums, kas var jums palīdzēt.

2. Ko saka mana e-pasta adrese?

Jūsu darba e-pasta adrese, kas, starp citu, nekad nevajadzētu izmantot darba meklēšanai, iespējams, ir ļoti vienkārša. Visticamāk, tas ir sava vārda variants. Iespējams, esat izvēlējies mazāk uzņēmumu līdzīgu adresi, ko izmantot personīgam e-pastam. Adrese, kas ir iespaidīga, bērnišķīga vai gudra, ir labi, ja izmantojat to tikai, lai nosūtītu ziņojumus saviem draugiem un ģimenei, bet, ja jums ir nepieciešams uzrakstīt profesionālu e-pastu, pierakstieties jaunam kontam, kas sniedz profesionalitāti.

Iestatiet e-pasta adresi, kas izmanto jūsu faktisko nosaukumu. Izmēģiniet savu vārdu un uzvārdu; jūsu vārds, vidējais sākotnējais un uzvārds; vai to kombinācija. Nekad nesūtiet savu profesionālo e-pastu no [email protected].

3. Vai laukā “Kam” norādītais vārds un e-pasta adrese ir pareiza?

Kad sākat ievadīt adresāta vārdu laukā “Kam”, lielākā daļa e-pasta klientu aizpildīs pārējo nosaukumu ar vienu no kontaktiem. Jūs varētu viegli nonākt pie nepareiza nosaukuma šajā laukā, lai pārliecinātos par to.

Iedomājieties, kādas problēmas varētu rasties, ja nejauši sūtāt e-pastu nepareizam adresātam. Pieņemsim, ka jūs meklējat darbu, kamēr jūs joprojām strādājat. Iespējamā darba devēja iznomāšanas vadītājam varētu būt vārds, kas sākas ar to pašu burtu kā jūsu pašreizējā priekšnieka vārds. Kā tas būtu mulsinoši, ja jūs nosūtītu savu priekšnieku ziņojumam, kas domāts šim nomas vadītājam? Ne tikai jūs vēlaties pārliecināties, vai jūsu ziņojums sasniedz vēlamo galamērķi, bet arī vēlaties būt pārliecināts, ka tas nesasniedz neparedzētu.

4. Vai es esmu izmantojis pareizo nosaukumu adresāta adresē?

Ja jūs jau esat uzvārdu pamata ar personu, ar kuru sūtāt e-pastu, tas ir labi, lai tos savā vēstulē risinātu. Tomēr, ja šī ir jūsu pirmā reize, kad sazināsieties ar kādu personu vai neesat pārliecināts, kā viņi dod priekšroku risināšanai, ieteicams izmantot oficiālu nosaukumu, piemēram, kungs, kundze, kundze, vai dr. nosaukums.

Vienmēr piesardzīgi. Tas nevar kaitēt būt formālam. Lai noskaidrotu, kā kāds, ar kuru jums jau ir izveidotas attiecības, dod priekšroku adresātam, atcerieties iepriekšējos ziņojumus, lai redzētu, kā tie ir parakstīti. Tas palīdzēs jums izlemt, ko darīt.

5. Vai mans tonis labi nodod manu ziņojumu?

Kā sakāms: "Tas nav tas, ko jūs sakāt, bet kā jūs to sakāt." Kad jūs runājat ar kādu aci pret aci, jūs varat paļauties uz intonāciju, ķermeņa valodu un sejas izteiksmi, lai palīdzētu saviem vārdiem sniegt papildu nozīmi.

Kad jūs mēģināt nodot to pašu rakstiski, ir vairāk vietas pārpratumiem, jo ​​lasītājs nevar redzēt jūsu seju, lasīt ķermeņa valodu vai dzirdēt jūsu balsi. Pārliecinieties, vai jūsu ziņojums ir pieklājīgs un izklausās draudzīgi, un ka jūsu paredzētā nozīme ir skaidra.

6. Vai mana ziņa ir vienkārša, bet ne slepena?

Saglabājot īsziņas un saldumus, tās būs vieglāk saprotamas. Tajā pašā laikā jums nevajadzētu izlaist neko svarīgu. Jūs nevēlaties piespiest e-pasta adresātu uzminēt, ko jūs mēģināt pateikt. Jūsu ziņai jābūt pēc iespējas precīzākai, bet tajā jāiekļauj visa nepieciešamā informācija.

7. Vai esmu iekļāvis nevēlamus pielikumus?

Daudzi cilvēki atsakās atvērt e-pasta pielikumus, kurus tie nav gaidījuši. Viņiem ir taisnība, lai izvairītos no tā. Datorvīrusi bieži tiek pārsūtīti šajos pielikumos. Ja vēlaties nosūtīt failu kādam, piemēram, atsākt, vispirms vaicājiet savam saņēmējam. Sūtiet to tikai tad, ja viņš saka, ka tas ir labi.