Administratīvā asistenta intervija Jautājumi un atbildes

Intervējot par administratīvā asistenta darbu, intervētājs gribēs uzzināt, cik svarīga ir jūsu kvalifikācija attiecībā uz amatu un to, kā jūs atbilstat uzņēmumam un departamentam.

Tā kā darbam ir nepieciešamas gan administratīvās, gan starppersonu iemaņas, vadītāju pieņemšana bieži uzdod jautājumu par konkrētajiem atribūtiem, kas jums atbilst jūsu pozīcijai, kā arī jūsu mazāk kvantificējamām cilvēku prasmēm.

Padomi Intervijas apstrādei

Ir svarīgi apzināties, ka diskusija, visticamāk, pārsniegs mīkstās prasmes, piemēram, komunikācijas spējas, organizatoriskās prasmes vai savlaicīgumu. Jums ir jābūt gataviem runāt arī par smagām prasmēm.

1:14

Noskatīties tagad: kā atbildēt uz 4 biežāk uzdotajiem jautājumiem par administratīvajiem darbiem

Esiet gatavi apspriest programmatūras programmas

Tā kā daudzas administratīvās asistentu pozīcijas prasa bieži izmantot konkrētu programmatūru, jums, iespējams, būs jāapspriež dažādas programmas, ar kurām esat strādājis, kā esat izmantojis šīs programmas, un jūsu pieredzes līmeni.

• Atbilde uz paraugu:Es mīlu izmantot tehnoloģiju un apgūt jaunas programmas. Man ir arī prasme mācīt līdzstrādniekus, kuri, iespējams, nav tik gudri par sistēmu izmantošanu. Savā pēdējā darbā Kent Associates, es brīvprātīgi pārskatīju projektu vadības sistēmas profesionāļu komandai, kuru atbalstīju. Mans boss apstiprināja manu ieteikumu, un mēs ieviesām tīmekļa sistēmu Asana, kas palīdz mums izsekot projektiem un dalīties ar informāciju tīmekļa platformā.
• Atbilde uz paraugu: Es esmu personīgā persona, kas strādā birojā PowerPoint slaidiem, un izbaudiet palīdzību mūsu pārdošanas darbiniekiem, lai sniegtu klientiem prezentācijas. Esmu arī uzlabots Excel lietotājs un izveidoju sarežģītus makro projektus, lai sagatavotu budžeta prognozes projektu priekšlikumiem.

Esiet gatavi apspriest administratīvos procesus

Jums jābūt gataviem apspriest jūsu darbplūsmu un administratīvos procesus iepriekšējās pozīcijās. Kā administratīvajam speciālistam nevajadzētu būt šaubāties, ka esat organizēts un orientēts uz detaļām. Jūsu intervētājs gribēs zināt kā jūs šīs īpašības parādāt ikdienas darbplūsmā.

• Atbilde uz paraugu:Organizācijas spējas un uzmanība detaļām ir viens no maniem spēcīgākajiem aktīviem. Es esmu uzplaukusi situācijās, kad es varu dot rīkojumu sarežģītiem projektiem. Piemēram, es iepriekš atbalstīju astoņus profesionāļus, kuri plānoja klientiem reklāmas pasākumus. Es izstrādāju veidni mērķu un progresa izsekošanai katram projektam un izveidoju to kopīgam diskam, lai visi iesaistītie darbinieki varētu izsekot viņu progresam attiecībā uz komandas projektiem un pasākumiem.
• Atbilde uz paraugu:Strādājot Alfred grupā, es izveidoju procedūru rokasgrāmatu, kurā izklāstīti pasākumi, kas nepieciešami kredītu pieteikumu apstrādei, un pēc tam augšupielādēja to tiešsaistē, lai visi kredīta darbinieki varētu izpildīt tās pašas procedūras.

Vienmēr atbildiet pozitīvi

Esiet informēti par savu izturēšanos visā intervijā.

Tā kā administratīvie asistenti bieži cieši sadarbojas ar indivīdiem, kuriem viņi strādā, vienmēr ir jābūt pozitīviem, profesionāliem un pieklājīgiem.

Jūs vēlaties, lai intervētājs neapšaubītu, ka darbs ar jums būtu patīkama pieredze.

• Atbilde uz paraugu:Es strādāju pie reģistratūras mūsu aģentūrā, un bija svarīgi, lai es gan pozitīvi, gan potenciāliem klientiem radītu pozitīvu pirmo iespaidu. Es esmu fiziska persona, kas var darīt, un manas atsauksmes ir regulāri novērtējušas manu klientu apkalpošanas orientāciju.
• Atbilde uz paraugu:Uzņēmums apsver klientus pēc mijiedarbības, un mans vārds konsekventi saskaras ar darbinieku, kas ir noderīgs, patīkams un profesionāls. Mans priekšnieks ir komentējis, cik bieži klienti mani lūdz, sazinoties ar biroju.

Gatavošanās intervijai

Viens no veidiem, kā sagatavoties, ir analizēt darba aprakstu, lai mēģinātu iegūt sajūtu par to, vai ir īpaša prasmju kopa, uz kuru vērsta pozīcija. Piemēram, vai tiek uzsvērta ceļojumu plānošana, projektu koordinēšana, ikdienas sanāksmju plānošana, personīgā palīdzība vai kaut kas cits? Ja tā, atbildot uz specifiskiem interviju jautājumiem, pārliecinieties, ka uzsvērāt visatbilstošāko pieredzi.

Izveidojiet sarakstu ar prasmēm, kas minētas darba piedāvājumā, un, lūdzu, pievienojiet arī citus, ko jūs uzskatāt par piemērotiem. Tad paskatieties uz savām administratīvajām un biroja iemaņām un atbilstiet savai kvalifikācijai.

Tas palīdzēs jums pielāgot jūsu atbildes visatbilstošākajā veidā konkrētajai pozīcijai.

Administratīvā asistenta intervija Jautājumi un atbildes

Sagatavojot, var būt noderīgi pārskatīt jautājumus, kas varētu tikt uzdoti, un padomājiet par to, kā veidot atbildi, izceļot konkrētas pieredzes un panākumus no iepriekšējām darba vietām.

• Kādas datorprasmes jums ir un kādas programmas jūs izmantojat? - Labākās atbildes
• Vai jūs ērti lietojat tālruni ar vairākām līnijām un izmantojat lielu tālruņa zvanu apjomu? - Labākās atbildes
• Šajā uzņēmumā mēs gribam domāt par sevi kā komandu, kas kopīgi strādā pie tā paša mērķa sasniegšanas. Kā jūs jūtaties par darbu komandas vidē? - Labākās atbildes
• Kā Jūs jūtaties pārraudzīt divus vai trīs citus darbiniekus? - Labākās atbildes
• Kāds ir jūsu lielākais spēks un kā tas palīdzētu jūsu sniegumam šajā amatā? - Labākās atbildes

• Kāds ir jūsu lielākais vājums? - Labākās atbildes
• Kā jūs risināt stresu un spiedienu? - Labākās atbildes
• Kāda bija tā, kā strādāt jūsu vadītājam? - Labākās atbildes
• Ko jūs sagaidāt no vadītāja? - Labākās atbildes
• Vai vēlaties strādāt patstāvīgi vai komandā? - Labākās atbildes
• Vai jūs labi strādājat ar cilvēkiem? - Labākās atbildes
• Dodiet personiskus komandas darba piemērus. - Labākās atbildes
• Uzņemšanas intervijas jautājumi: - jautājumu saraksts

Jautājumi, kas jājautā intervētājam

Jums ir arī jāveic daži pētījumi par uzņēmumu un jābūt gataviem uzdot attiecīgus jautājumus, kad rodas iespēja. Varētu būt noderīgi pirms dažiem jautājumiem nākt klajā ar dažiem jautājumiem, kurus varētu uzdot vai apspriest tālāk, ja jūs nesaņēmāt iespēju intervijā agrāk.

Bieži vien tas būs tuvu intervijai, tāpēc ir svarīgi atstāt intervētāju (-us) ar labu iespaidu. Lielisks veids, kā to izdarīt, ir parādīt interesi un gatavošanos darba intervijai, sasaistot jautājumus, kas jums tika uzdoti ar dažiem jautājumiem.

• Kādi ir šī amata pienākumi?
• Vai varat aprakstīt tipisku dienu (nedēļu) šajā nodaļā?
• Kādas ir šīs departamenta priekšrocības? Kādi ir trūkumi?
• Kāds būtu jūsu pagātnes palīgu teikums, kas būtu labākais darbs jums? Ko viņi saka, bija vissliktākais?
• Kādā virzienā jūs redzat, ka uzņēmums notiek nākamo piecu gadu laikā? Vai jūs uzskatāt, ka pastāv jebkādi draudi tās panākumiem?
• Kāpēc jūsu pēdējais palīgs atstāja amatu? Kādas bija viņa / viņas stiprās puses? Kādas bija viņa / viņas nepilnības? Ko viņš tagad dara?
• Kādi ir jūsu labākie palīgi? Kā ar jūsu sliktāko palīgu?
• Cik bieži tiek veikti veiktspējas pārskati? Kas tos vada?
• Kādas prasmes jums ir svarīgākās administratīvajā asistentā?
• Kā jūs apbalvojat un iedrošināt cilvēkus, kas strādā jūsu departamentā?
• Vai šajā nodaļā ir pastāvīgi ražošanas jautājumi?
• Kā jūs agrāk esat risinājis personāla problēmas?
• Kādi ir lielākie izaicinājumi personai šajā amatā?
• Kāds, jūsuprāt, ir šīs pozīcijas visatbilstošākais aspekts?
• Vai jūs (Vai uzņēmums / departaments) atbalsta dalību profesionālās asociācijās un nepārtrauktu profesionālo izaugsmi?
• Ko Jūs raksturotu kā administratīvā personāla lomu šajā birojā?
• Vai ir paredzētas virsstundas vai nedēļas nogales stundas?
• Kas jums visvairāk patīk strādāt šajā uzņēmumā? Vai ir kādas izmaiņas, ko jūs varētu veikt?
• Kas jums patīk vismaz darbs šeit?
• Vai jūs iedrošināt departamentu strādāt komandā vai vairāk koncentrēties uz individuāliem ieguldījumiem?

Esiet gatavs vairāk darba interviju jautājumiem

Papildus darba specifiskiem interviju jautājumiem jums tiks uzdoti arī vispārīgāki jautājumi par jūsu nodarbinātības vēsturi, izglītību, stiprajām pusēm, vājās puses, sasniegumiem, mērķiem un plāniem. Lūk, visbiežāk sastopamo interviju jautājumu un izlases atbilžu saraksts.