Dokumentācijas nozīme cilvēkresursu jomā

Dokumentācija ir rakstisks un saglabāts nodarbinātības notikumu reģistrs. Šos ierakstus veido valdības un juridiski pilnvaroti elementi, dokumenti, kas nepieciešami uzņēmuma politikai un praksei, dokumenti, ko ierosina vislabākās cilvēkresursu prakses, kā arī oficiāls un neformāls uzskaite par nodarbinātības pasākumiem.

Dokumentācija par nodarbinātības ierakstu

Darbinieka dokumentācija par dokumentiem ir rakstisks pārskats par viņa rīcību, diskusijām, snieguma treniņu incidentiem, pieredzējušiem politikas pārkāpumiem, disciplinārajām darbībām, pozitīvu ieguldījumu, atalgojumu un atzīšanu, izmeklēšanu, prasību un mērķu neizpildi, darbības novērtēšanu un vairāk.

Šo ierakstu saglabāšana ļauj darba devējam un darbiniekam saglabāt rakstisku vēsturi par notikumiem un diskusijām, kas notikušas ap konkrētu notikumu. Darba attiecību dokumentācija sniedz rakstisku apliecinājumu, kas var būt nepieciešams, lai atbalstītu tādas darbības kā darbinieku paaugstināšana, darbinieku atalgojuma paaugstināšana un disciplinārsods, tostarp darba attiecību izbeigšana.

Dokumentācija par darbiniekiem, ja nepieciešams, parasti ir gan pozitīva, gan negatīva. Tas ir fakts, nevis spriedums. Tajā aprakstīti notikumi, kas notiek, nevis pamatojoties uz skatītāja viedokļiem un domām par notikumu. Dokumentācijā ir aprakstītas arī darbības, kas veiktas ievērojamos gadījumos, piemēram, formāla darbinieku atzīšana vai disciplināras darbības veikšana.

Atcerieties, ka dokumentācija ir jāizveido tik tuvu, kad tas ir iespējams, lai ieraksti būtu savlaicīgi, detalizēti un precīzi.

Tiesvedībā dokumentācija par darbinieka iepriekšējo darbību bieži ir izšķiroša darba devēja pieredzes rezultātā. Mērķis ir panākt taisnīgu priekšstatu par darbinieka sniegumu, nepievēršoties tikai negatīviem notikumiem.

Dokumentācijas veidi

Politika, procedūras, darbinieku rokasgrāmata un izpildes attīstības plāni ir arī dokumentācijas formas, kas pierāda paredzamo darbinieku uzvedību un darba vietas prasības, lai uzturētu sakārtotu, godīgu darba vietu, kurā darbinieki zina, ko no viņiem sagaida.

Ieraksti ir arī apsūdzētā, apsūdzētāja un liecinieku rakstiski paziņojumi par naidīgiem darba vietas notikumiem, kas saistīti ar darbinieku pārkāpumiem, piemēram, seksuālu uzmākšanos.

Šī dokumentācija ietver arī pastāvīgus ierakstus, piemēram, parakstīto darba pieteikumu, rakstiskas atsauces uz darbu, lietojuma materiālus, piemēram, atsākšanas un pavadvēstules, un fona pārbaudes. Neatkarīgi no darbinieku personāla datnes tiek saglabāti arī citi dokumenti, piemēram, I-9 veidlapa (kas pārbauda darbinieka tiesības strādāt ASV), tāpat kā medicīniskie dokumenti, FMLA ieraksti utt.

Dokumentācija var būt neformāla, kā vadītāja pierakstā par sarunām ar darbinieku gada laikā. Ir svarīgi, lai vadītāji saglabātu šo dokumentāciju par visiem saviem ziņotājiem. Neviens darbinieks nevajadzētu būt izcilam, pateicoties sniegumam. To var uzskatīt par diskrimināciju vēlāk.

Dokumentācija var būt formāla un saglabāta darbinieka personāla datnē. Darbiniekiem ir jāparaksta šī dokumentācija, lai apliecinātu, ka viņi ir saņēmuši kopiju, un ir pilnībā pārskatījuši saturu. Piezīme: Paraksts nenozīmē vienošanos ar dokumentācijā ietvertajiem apgalvojumiem.

Dokumentācijas izmantošana

Ir ieteicama arī kritisko incidentu dokumentācija, neatkarīgi no tā, vai tas ir pozitīvs vai negatīvs.

Organizācijas var izmantot dokumentāciju, ko tās glabā citādi. Tie var ietvert procedūras, darba instrukcijas un datora programmatūras instrukcijas, lai nosauktu dažus, bet cilvēkresursu funkcijas nolūkos tie ir vispārēji dokumenti. Nākamajā sadaļā ir aprakstītas instrukcijas, kā pareizi dokumentēt.

Veiktspējas dokumentācijas paraugi

Dokumentācija par darbinieka sniegumu ļaus jums disciplinēt, izbeigt vai godīgi veicināt, atalgot un atpazīt darbiniekus. Bez dokumentācijas iesniegšanas par kādu no šīm darbībām ir grūti un darba devējam tas var būt riskants.

Darba devējam ir jāizvairās no iespējamām apsūdzībām par diskriminējošu attieksmi pret darbiniekiem. Visas legalitātes malā, labie darba devēji vēlas izveidot darba vidi, kas ir taisnīga, konsekventa un atbalsta darbinieku mērķus un karjeras plānus.

Šo vidi atbalsta vadītāja profesionālā dokumentācija par darbinieku sniegumu - gan slavinoša rīcība, gan darbības, kurām nepieciešama korekcija vai uzlabošana. Kā dokumentēt šos dokumentus detalizētāk apsprieda. Šādas situācijas sniedz vairāk piemērotu dokumentāciju.

Dokumentācijas aizkavēšanās un trūkums

Nepareizi:

Marks parasti ir kavēts darbam. Marka neizmanto pārāk daudz darba.

Pa labi:

1. aprīlis: Marka saņēma slimu un nokavēja astoņas stundas.

4. aprīlis: Marks ieradās darbā plkst. 10.00, divas stundas pēc viņa starta laika.

6. aprīlis: Marks plānoja ārsta iecelšanu un tad palika mājās, lai uzstādītu jaunu krāsni.

12. aprīlis: Marks sasaucās slims un nokavēja astoņas stundas.

Veiktspējas dokumentēšana

Nepareizi:

Marija ir neuzticama. Viņa gandrīz nekad nedarīja to, ko viņa apņēmās darīt.

Pa labi:

2. maijs: Marija solīja, ka pirmais produkta priekšlikuma projekts būs pieejams pārskatīšanai šodienas iknedēļas sanāksmē. Marija nesagatavoja dokumenta projektu, kā paredzēts. Viņa teica, ka viņa bija pārāk aizņemta, un cilvēki, kuriem viņai vajadzēja palīdzību, nav saņēmuši atpakaļ.

Vadītājs atbildēja: Kāda palīdzība jums bija nepieciešama? Informācija? Kurš nav guvis atpakaļ pie jums un ko no viņiem vajadzēja?

Karlam un Maiklam vajadzēja atjaunināt Mariju par viņu progresu.

Kas padara jūs tik aizņemtu, ka jums nav laika sekot līdzi jūsu saistībām? Pārāk daudzas saistības ar ierobežotām stundām, lai tās izpildītu.

Ko es varu darīt, lai jums palīdzētu?

Kad dokumenta projekts būs pieejams pārskatīšanai?

Šie paraugi sniedz pārskatu par to, kāda ir efektīva dokumentācija, salīdzinot ar dokumentāciju, kas ir uzrakstīta nepareizi. Sekojiet šiem ieteikumiem, lai efektīvi un likumīgi dokumentētu politikas, darbības un notikumus savā darbavietā.

Atruna

Informācija, kas ir autoritatīva, netiek garantēta par precizitāti un likumību. Vietni lasa pasaules mēroga auditorija, un nodarbinātības likumi un noteikumi dažādās valstīs un valstīs atšķiras. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālās vai starptautiskās valdības līdzekļiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi atbilst jūsu atrašanās vietai. Šī informācija ir paredzēta norādījumiem, idejām un palīdzībai.