Galvenās komunikācijas sastāvdaļas darba vietā

Komunikācija ir informācijas apmaiņa starp divām vai vairākām personām, informācijas nodošanas akts. Komunikācijai ir tik daudz komponentu, un nespēja efektīvi sazināties darba vietā ir parasta.

Efektīvai komunikācijai ir nepieciešamas visas komunikācijas sastāvdaļas, kas sadarbojas perfekti “kopīgā nozīmē”, manu iecienītāko komunikācijas definīciju. Tas ir īpaši svarīgi, ja tiek uzdoti un atbildēti uz jautājumiem.

Sastāvdaļas komunikācijā

Jebkurai komunikācijai ir pieci komponenti un sestā daļa ir darba vide, kurā notiek komunikācija. Komunikācijas komponenti ir:

• Persona, kas sūta ziņu. Sūtītājam skaidri un pietiekami detalizēti jāiesniedz ziņojums, lai uztvērējs kopīgotu nozīmi ar sūtītāju.
• Ziņojuma konteksts. Konteksts ir tas, kā ziņu nosūta ziņa. Konteksts ietver neverbālu komunikāciju, piemēram, žestus, ķermeņa valodu, sejas izteiksmes un tādus elementus kā balss tonis. Lielākā daļa ziņojuma konteksta ir pieejama tikai tad, ja uztvērējs var redzēt un dzirdēt ziņojuma sūtītāju. E-pasts un IM emocijzīmes, piemēram, ir slikta aizstāšana, jo sūtītājs tos formulē bez uztvērēja ieejas.

  Cits konteksta elements ir emocijas, kas ir iesaistītas komunikācijas lokā. Vai sūtītājs ir dusmīgs? Vai uztvērējs ir vienaldzīgs pret komunikācijas saturu vai noslēpumaino sūtītāju? Normālas cilvēku emocijas ietekmē to, vai ziņa ir veiksmīgi kopīga.

• Persona, kas saņem ziņu. Uztvērējam ir rūpīgi jāuzklausa, jāuzdod jautājumi skaidrībai un pārfrāzējot, lai pārliecinātos, ka uztvērējs kopīgo nozīmi ar sūtītāju. Ja uztvērējs uzticas sūtītājam, iespējams, ka efektīva komunikācija palielinās.
• Izvēlētā piegādes metode. Piegādes metode jāizvēlas, pamatojoties uz videi visefektīvāko, lai nodotu ziņojuma nozīmi. Tā kā komunikācijas metodes ir tik daudzveidīgas kopš datoru un mobilo ierīču rītausmas, lēmumi par piegādes metodi ir kļuvuši sarežģītāki. Piegādes metodei ir jāatbilst gan sūtītāja, gan saņēmēja komunikācijas vajadzībām.

  Komunikācijas metodes ietver mutisku komunikāciju, tērzēšanas ziņojumus (IM), e-pastu, vēstules, zīmes, plakātus, videoklipus, ekrānšāviņus, telefonus, piezīmes, veidlapas, rakstiskus dokumentus un daudz ko citu. Šīs metodes turpinās paplašināties, un darbinieku cerības uz tūlītēju saziņu par visu, kas saistīts ar viņu darbu, turpinās augt.

  Personas saziņa ir palielinājusies, jo īpaši attiecībā uz organizatorisko informāciju, kas varētu pieprasīt izmaiņas, nodrošināt darbinieku atzīšanu vai ļauties uz vietas jautājumiem. Arī privātā komunikācija tiek atbalstīta, jo darbiniekiem ir pieeja komponentam, kontekstam.

• Ziņojuma saturs. Ziņojuma saturam jābūt skaidram un pietiekami detalizētam, lai iegūtu uztvērēja izpratni. Ja ziņojuma saturs rezonē un savienojas ar jau esošu uztvērēja pārliecību, tas ir visefektīvākais.

Kā uzdot labus jautājumus, uzlabo saziņu

James O. Pyle un Maryann Karinch, lai veicinātu efektīvu komunikāciju, pievieno šādu informāciju.

No cilvēkresursiem uz klientu apkalpošanu slikti jautājumi piesārņo gandrīz katru darba vietu. Slikti jautājumi bieži vien noved pie nepilnīgām vai maldinošām atbildēm un var apdraudēt ziņojumus. No otras puses, labi jautājumi ir vērtīgs efektivitātes, kompetences un komunikācijas veidošanas līdzeklis.

Ir seši labo jautājumu veidi: tieša, kontrole, atkārtošana, noturība, kopsavilkums un neatbilstība. Lai tos īsumā aprakstītu:

• Tieša: Jūs uzdodat vienkāršu jautājumu ar pamata vaicājumu.
• Kontrole: Jūs to jau zināt, kad to lūdzat. Tas ir veids, kā noskaidrot, vai persona guļ vai nav informēta un / vai nepievērš uzmanību.
• Atkārtot: Jūs uzdodat divus dažādus jautājumus, kas ir pēc vienas un tās pašas informācijas.
• Noturīgs: Jūs uzdodat to pašu jautājumu dažādos veidos, lai izpētītu visus vēlamās informācijas aspektus.
• Kopsavilkums: Jūs uzdodat jautājumu, kas paredzēts, lai ļautu avotam pārskatīt atbildi.

• Nepiemērots: Tas neattiecas uz tēmu, par kuru vēlaties uzzināt, bet tas ir viens, ko cilvēks, iespējams, nebūs; tas kalpo tam, lai redzētu, kas ir patiesība “izskatās”, un lai cilvēks varētu jums to atvērt. Tā var arī piesaistīt aptaujas apmaiņas kontekstam.

Sīkāka informācija par 6 labo jautājumu veidiem

Tieša

Tiešie jautājumi ir labākie: viens pieprasījums, viens vārds, un viens lietvārds vai vietvārds.

• Kas tu esi?
• Kas notika partijā?
• Kad jūs ieradījāties birojā?
• Kur ir automašīnas atslēgas?
• Kāpēc jūs pametāt sanāksmi agri?
• Cik daudz jūs maksājāt par šo iPad?

Kontrole

Kad jūs sakāt: „Es tīši neprasīšu tiešu jautājumu?” Kad pārbaudāt atbildes patiesumu vai precizitāti, tad jūs izmantojat kontroles jautājumu un meklējat konsekvenci.

Kontroles jautājumi ir apzināti jautājumi, uz kuriem jūs zināt atbildi, tāpēc viņi nav par informācijas atklāšanu. Tie ir par uzvedības atklāšanu, runas modeļiem un patiesības vai precizitātes līmeni. Iespējams, tas ir kaut kas, par ko jūs iepriekš runājāt ar personu.

Ja jūs zināt, ka kāds no jūsu cilvēkresursu komandas ir atsavinājis darbinieku, jo darbinieks nosūtīja e-pastu, lai sūdzētos par personu, jūs varat uzdot kontroles jautājumu, piemēram, „Kā tas notika šodien ar Pamela darbības pārskatīšanu?” Jums jau ir informācija; jūs vienkārši vēlaties uzzināt, kā jūsu HR persona atbild uz šo jautājumu.

Atkārtojiet

Jūs vēlaties nākt ar to pašu informāciju divos dažādos veidos. Piemēram, ja jūs jautājāt: „Cik cilvēku ir pārdošanas spēkos?” Persona, ar kuru runājat, var atbildēt: „Laukā ir 22.” Vēlāk, kad runājat ar viņu par kaut ko citu - jomas, kurās uzņēmumam ir stabila vieta, piemēram, - jūs varat jautāt: „Cik pārdošanas reģionu jums ir?”

Viņš varētu atbildēt, „22”, kas ir veids, kā apstiprināt personāla skaitu pārdošanas spēkos. Tas nav absolūts tests, bet tas dod vērtību un uzticību tam, ko viņš teica iepriekš. Tie ir divi dažādi jautājumi, kas salīdzina sniegto informāciju.

Izmantojot atkārtotus jautājumus, jūs varat atklāt arī neatbilstības. Ja jūsu avots šajā piemērā atbild, ka ir 28 pārdošanas reģioni, jūs vēlaties kādu precizējumu. Varbūt ir pilnīgi labs iemesls - pārdošanas komandai parasti ir 28 papildinājumi, taču pēdējā laikā ir bijis tik liels apgrozījums, ka tie ir seši īsi - bet atbilde rada šaubas par to, ka ir neatbilstība starp numuru darbinieku skaitu un pārdošanas teritoriju skaitu. Šādai neatbilstībai jārada papildu jautājumi, lai atrisinātu šo problēmu.

Noturīgs

Jebkurā apmaiņā, kurā var uzdot vairāk nekā vienu atbildi, izmantojiet pastāvīgu nopratināšanu, lai iegūtu pilnīgu atbildi. Tāpat kā atkārtoti jautājumi, arī pastāvīgi jautājumi ir noderīgi, ja jums ir aizdomas, ka persona nav patiesa.

"Kur jūs devāt savu atvaļinājumu uz Kaliforniju?", Varētu rasties atbilde, "Disnejlenda". Lai gan ir iespējams, ka Disnejlenda ir vienīgā vieta, ir loģiski sekot šim jautājumam ar: "Kur vēl?"

Apturot šo atkārtoto jautājumu un dodoties tieši uz jautājumiem par Disnejlendu, varat aizmirst iespēju iegūt pilnīgu priekšstatu par savu drauga Kalifornijas braucienu, ja vien šī informācija nenotiek citā laikā.

Kopsavilkums

Kopsavilkuma jautājumi nav par patiesuma noteikšanu, ne tikai par to, kā atgriezties pie avota, ko viņa ir teicis, tāpēc viņai ir iespēja domāt: „Vai es patiesībā teiktu, ko es gribēju teikt?”

Jūs pārdodat visu veidu automobiļus, sākot no divdurvju durvīm ar pilna izmēra luksusa modeļiem. Jaunais pāris ierodas izstāžu zālē un lūdz izmēģināt vienu no luksusa modeļiem.

"Ko jūs izmantosiet automašīnai lielāko daļu laika?"

„Darbs uz priekšu un atpakaļ. Mēs strādājam vienā ēkā, ”viņa saka.

"Ko vēl jūs izmantosiet automašīnai?"

“Ceļojumi nedēļas nogalēs, lai redzētu savus vecākus. Tādas lietas ir. ”Viņa pauzē un piebilst:„ Viņi dzīvo simts jūdžu attālumā. ”

"Kāpēc, jūsuprāt, luksusa automašīna ir labākā izvēle?"

Viņi apmainās ar skatienu. Viņš saka: "Mums tas patīk labāk nekā citiem."

“Kas ir jūsu mīļākā krāsa,” jūs jautājat, skatoties uz viņu.

"Sarkans."

"Tāpēc ļaujiet man redzēt, vai man ir šīs tiesības. Es dzirdu, ka jūs sakāt, ka jūs vēlaties sarkanu, pilna izmēra automašīnu luksusa klasē. Cik labi šis apraksts atbilst tam, ko vēlaties?" (Jūs esat izstrādājis kopsavilkuma jautājumu ar atbilstošu informāciju šajā gadījumā.)

Viņi apmainās ar citu skatienu. Viņš teica: "Mēs domājam, ka vājāka krāsa varētu būt labāka."

"Kas par luksusa modeli liek domāt, ka tas ir labākais jums?" (Atkal, tas ir veids, kā apkopot un pārbaudīt, ko esat dzirdējis. Vēlaties uzzināt, vai tie ir tik tik mīlēti ar dārgu izskatu auto, ka viņi nevēlas apsvērt neko citu, vai arī, ja pirmā atbilde bija slēpj svarīgu faktu.)

"Mans tētis saka, ka tas ir drošākais auto uz ceļa."

Atbilde uz kopsavilkuma jautājumu stāsta, ka viņiem patiešām tas patīk, bet ne tāpēc, ka tas izskatās. Jūs lasāt starp rindām. Viņi tikai sāk savu dzīvi kopā. Viņas tētis, iespējams, ir nosūtījis tos uz dīleru, lai nopirktu „drošāko automašīnu uz ceļa”, ko viņš palīdzēs viņiem iegādāties. Jūs nolemjat turpināt pārdošanu, zinot, ka iemaksas un aizdevuma pieteikums, iespējams, dos jums pārējo stāstu.

Daži cilvēki, iespējams, nav apmierināti, uzdodot kopsavilkuma jautājumu, piemēram, tos, kas ir iekļauti šajā pārdošanas pieredzē, jo viņi nevēlas izskatīties vienkārši un neuzmanīgi. Ja jūs uzdodat jautājumu tieši tādā pašā veidā, kā jūs to pirmo reizi lūdzāt, tad viņiem varētu būt derīgs secinājums.

Jūs arī nevēlaties uzdot to pašu jautājumu divas reizes pēc kārtas, pat ja maināt formulējumu. Ievietojot nelielu attālumu starp pirmo reizi uzdoto jautājumu un otro, un nedaudz pārformulējot jautājumu, jūs vienkārši sastapsieties kā kāds, kas patiešām interesē to, ko otra persona ir teicis.

Neattiecas

Varat atklāt, ka persona, kas atbild uz jūsu jautājumiem, ir uzsvērta; Neatbilstošs jautājums varētu mazināt spriedzi. Vai varbūt jums ir nepieciešams laiks, lai domātu vai atsauktos uz savām piezīmēm, tāpēc jūs izmantojat šo jautājumu, lai nopirktu jums maz vietas un laiku.

Uzdodot tādus jautājumus kā: „Kāds projekts jūs esat uzņēmies pagātnē, kas neizdevās?” Un „Kā jūs mēģinājāt atrisināt problēmu?” Jūs varat viegli izveidot darba kandidātu, it kā viņš būtu kaujas lauka nopratināšanas vidū.

Kandidāts var teikt: „Es mēģināju risināt šo problēmu, apvienojot departamentu kopīgā mērķī - kā mans dēla mazais līgas komanda koncentrējas uz bumbu.”

Jūs varat dot kandidātam pārtraukumu, jautājot: "Cik ilgi jūs esat trenējuši mazu līgu?", Pirms atgriežaties diskusijā par viņa skrūvi un kā viņš mēģināja to atrisināt.

Visbeidzot, šeit ir divi veidi, kā sagraut jautājumus, kas sākas ar visām nepieciešamajām sastāvdaļām, un galu galā nesasniedzlabi.

1. Pievienojot pārāk daudz kvalifikatoru vai citu vārdu un frāžu, kas novirzās no jautājuma. Piemēram, „Kas jums bija brokastīs pie ēdamistabas, kur vinila counter izkārnījumi ir ieplaisājuši un pārklāti ar cauruļvadu?”
2. Parasti nav gaidīta atbilde. Jūs jautājat: „Kāds ir jūsu iecienītākais ēdiens?” Persona domā mirkli, nevis nekavējoties reaģē. Tu dzirdi, „Cepta liellopu gaļa?” Klusums ir efektīvs aptaujas rīks. Nezaudējiet atklājumu, informāciju, kā rezultātā, atverot muti, kad nepieciešams atvērt ausis. Atcerieties „divu ausu, viena mutes” noteikumu par maksimālu iztaujāšanu.

   Vide un komunikācija

   Iepriekš minētie komunikācijas komponenti veicina kopīgu nozīmi, kad tie darbojas kopā, lai efektīvi sniegtu ziņojumu. Darba vide, kurā šie komponenti notiek, ietekmē arī saziņu un saziņas saņemšanu.

   Kad jūs uzdodat derīgus jautājumus, jūs veidojat rapport un iedvesmo uzticību. Jautājumi veido vēl vienu pamatu darbavietas komunikācijai, kurā ir kopīga nozīme

   Darba vidē, kas uzsver atvērtu komunikāciju, darbinieku iesaistīšanu un kopīgus mērķus, komunikācija ir biežāka un efektīvāka. Taču cerība uz nozīmīgu saziņu šajās labākajās darba vietās rada augstāku joslu. Tātad, pat augstā morāles, uz darbiniekiem orientētā darba vidē darbinieki sūdzas, ka viņi nezina, kas notiek.

   Sakarā ar visiem atsevišķas darba vietas komponentiem un vispārējo vidi komunikācija joprojām ir sarežģīta. Veci jautājumi par to, kam ir jāzina, kas un kad viņiem ir jāzina, ka nekad nav pilnībā atbildēts uz ikviena apmierinātību.

   Darbinieku sūdzības par pārāk daudz informācijas, nepietiekama informācija un pat informācijas pārslodze turpinās darboties darba vietās. Jums nekad nebūs izārstēt komunikācijas problēmu, bet ar apņēmību un pārdomām jūs varat palielināt gan starppersonu komunikācijas, gan darba vietas komunikācijas efektivitāti.

   Vairāk saistībā ar efektīvu darbavietu komunikāciju

   1. Saņemt atgriezenisko saiti ar žēlastību un cieņu
   2. Kā attīstīt emocionālo inteliģenci
   3. Kā turēt sarežģītu sarunu
   4. Atsauksmes