Kā jūs varat gūt labumu no projekta audita

Katrs projekts laiku pa laikam var gūt labumu no revīzijas. Bet neuztraucieties, tas nav tik biedējoši, kā izklausās. Projekta revīzija ir tāda, kur objektīva persona pārbauda jūsu projektu un sniedz norādījumus par to, ko varētu darīt citādi, lai uzlabotu tās izredzes gūt panākumus. Šajā rakstā viss izskaidrots, un jūs iepazīstat ar to, kā sagatavoties projekta revīzijai.

Kā ir oficiāla projekta revīzija

Projektu revīzija parasti ir oficiāls uzdevums. Neoficiālo ekvivalentu parasti sauc par salīdzinošo pārskatīšanu. Tādā gadījumā kolēģis skatās uz jūsu projektu un ar to saistīto dokumentāciju un sniedz atgriezenisko saiti par to, kur pavadīt nedaudz vairāk laika.

Projekta revīzijas ir formālas, jo tām parasti ir noteikts jautājumu kopums, un to veic kāds, kurš regulāri rīkojas.

Kas veic projektu revīzijas

Persona, kas veic jūsu projekta revīziju, var būt vēl viens projektu vadītājs (iespējams, kāds ir ar lielu pieredzi projektu vadīšanā), bet visticamāk, ka kāds būs no projekta biroja, kas bieži vada revīzijas.

Tas būs kāds, kas var uzskatīt sevi par objektīvu, tāpēc tas nebūs jūsu līnijas vadītājs vai projekta sponsors. Tas pat varētu būt cilvēku komanda, atkarībā no projekta lieluma.

Kā sagatavoties projekta revīzijai

Pirmā un galvenā lieta, kas jāorganizē, ir, lai revidentam varētu pārbaudīt projekta dokumentācijas kopijas. Ja jums ir projekta koordinators, lūdziet viņus apkopot dokumentu komplektu (vēlams elektroniski). Jums ir jābūt viegli pieejamai jūsu informācijai, bet, pat ja jūs to darāt, šis solis var aizņemt kādu laiku. Vismaz pārliecinieties, ka auditoram ir pieejams projekta plāns, riska žurnāls, izdošanas žurnāls, budžets un grafiks.

Kas ir jāiesaista

Tas ir atkarīgs no tā, kādas lietas auditoris vēlas aplūkot. Jums, kā projekta vadītājam, būs jāpavada savs laiks. Sagaida, ka jūsu komandas dalībnieki tiks aicināti tērzēt ar revidentu.

Paturiet prātā, ka jo ilgāk viņi tērē darbu ar revīziju saistītiem uzdevumiem, jo ​​mazāk laika viņiem ir jāstrādā pie projekta, tāpēc, iespējams, būs jāpārplāno dažas darbības un jāstrādā lēnāk revīzijas periodā.

Cik ilgi tiek veikta projekta revīzija

Projekta revīzijai nav noteikts laika periods. Lielos projektos jūs atradīsiet, ka tas aizņem daudz ilgāku laiku. Maziem projektiem revidentu varētu veikt dažu stundu laikā. Tiklīdz jūs zināt, ka jūsu projekts tiks revidēts, jautājiet savai revīzijas grupai, cik ilgi viņi plāno savu darbu.

Kāda ir revīzija?

Ja revīzija tika izsaukta īpašas bažas dēļ, piemēram, nespēja sasniegt kvalitātes mērķus, tad sagaida, ka tā pārbaudīs šo jomu dziļi. Parastā revīzija lielā mērā aplūkos dažādās projektu vadības jomas un projekta rezultātus. Tas aptvers jūsu projekta laiku, izmaksas un kvalitāti, kā arī ieinteresēto personu iesaistīšanos.

Revīzijas mērķis ir noskaidrot, vai projekts sasniegs savus mērķus vai nē. Ja revidents uzskata, ka, pamatojoties uz pašreizējiem rezultātiem, projekts nesasniegs šos mērķus, viņš vai viņa ierosinās darbības.

Ieteikumi ir atkarīgi no tā, kas ir atrasts

Revidenta ziņojumā sniegtie ieteikumi būs atkarīgi no tā, ko viņi ir atraduši. Sagaida, ka tie būs pozitīvi un formulēti tā, lai tie varētu tos viegli pieņemt. Tām jābūt praktiskām.

Vienā galējā gadījumā revidents var ieteikt, ka jūsu projekts ir slēgts, lai gan tas notiks tikai tad, ja viņi uzskatītu, ka nav nekādu iespēju, ka jebkurš projekta darbs no šī punkta varētu sniegt jebkādu vērtību organizācijai.

Apskatiet savu projektu revīziju kā pozitīvu pieredzi. Tam ir jāsniedz savs brīdinājums par jebkādām pazīmēm, ka jūsu projekts ir nepatīkams, un tas ir iespēja strādāt ar pieredzējušu projekta speciālistu. To ieteikumu īstenošanai vajadzētu padarīt jūs, jūsu komandu un savu projektu veiksmīgāku, un tas var būt tikai laba lieta.