5 veiksmīga projekta galvenie elementi

01 Apņemts projektu sponsors

Projekta sponsors ir augsta līmeņa persona organizācijā, kurai pieder projekts. Iesaistītais projekta sponsors sagaida, ka projekts gūs panākumus, un darīs visu iespējamo, lai panāktu panākumus.

Projekta sponsoram ir četri galvenie pienākumi saistībā ar projektu. Pirmkārt, sponsors atbalsta projektu. Viņš uzmundrina projekta komandu publiski un privāti. Otrkārt, sponsors atbalsta projekta vadītāju. Ja projekta vadītājam ir nepieciešami šķēršļi, viņš vai viņa aicina sponsoru saņemt palīdzību, jo sponsoram ir organizatoriskas pilnvaras, lai veiktu lietas. Treškārt, sponsors saskaņo resursus, nodrošinot tos tieši vai strādājot ar citiem augsta līmeņa cilvēkiem, lai iegūtu resursus. Kad sponsors ir spēcīgs projekta čempions, sponsora vienaudžiem ir lielāka iespēja sniegt ievērojamus resursus. Ceturtkārt, sponsors veicina lēmumu pieņemšanu. Kad projekta komanda slēpjas, sponsors var izlemt lēmumu vai izlemt, ka tas pieņem lēmumu.

Sponsors paliek informēts, pastāvīgi sazinoties ar projekta vadītāju. Abi strādā, lai noteiktu, kad sponsoram ir jāiesaistās un jāstiprina sponsora pienākumi projekta vadītāja atbalstam. Piemēram, projekta vadītājam var rasties grūtības iegūt informāciju no organizācijas finanšu departamenta. Projekta sponsors var vērsties pie galvenās finanšu amatpersonas par situāciju un lūgt, lai informācija par informācijas saņemšanu būtu prioritāte augstāk par konkurējošiem uzdevumiem.

02 Skaidri mērķi un joma

Pirms darbu pie projekta vai pat plānot, projekta sponsoram ir jāprecizē projekta mērķi un apjoms. Mērķi ir lielās lietas, kas projektam ir jāsasniedz. Piemēram, veiciet programmatūras uzlabošanas projektu. Cilvēkresursu departaments izmanto labi zināmu pielāgojamu biznesa programmatūru, lai pārvaldītu algas. Organizācija vēlas pievienot moduli mācību vadībai. Projekta mērķis ir pielāgot mācību vadības programmatūru organizācijas biznesa vajadzībām un integrēt to ar esošo algu sistēmu.

Darbības joma nosaka projekta parametrus. Turpinot ar programmatūras projekta piemēru; šī projekta darbības joma aprobežojas ar mācību vadības sistēmas ieviešanu un integrēšanu ar algas sistēmu. Daudzas reizes ir lietderīgi noteikt lietas, kas ir ārpus darbības jomas, lai saprastu, kas ir piemērojams. Šim projektam citu moduļu pievienošana nav pieejama. Grāmatvedības nodaļa nevar ierasties pie projekta vadītāja un pieprasīt norēķinu, debitoru parādu vai norēķinu moduļus.

Moduļa pievienošana, kad projekts ir definēts, ļauj aptvert darbības jomu. Labi projektu sponsori un projektu vadītāji sargā pret darbības jomu un ļoti nevēlas pievienot darbības jomas vidusposma projektu. Projekta darbības jomas palielināšana palielina projekta nepieciešamību pēc resursiem, piemēram, laika un naudas. Turklāt, strādājot pie papildu darbības jomas, tiek apdraudēta darba produktu kvalitāte.

03 Labs projektu vadītājs

Projekta vadītājs plāno darbu un organizē resursus, lai iegūtu projektu. Šī persona ir saikne starp projekta sponsoru, kurš nosaka vīziju un projekta komandu, kas to izpilda. Projekta vadītājs pēc vajadzības un savlaicīgi sniedz ieinteresētajām personām iespēju sniegt ieguldījumu.

Projektu vadītājiem parasti ir šādas iezīmes, kas palīdz viņiem pārvietot projektu:

• Projektu vadītāji ir plānotāji. Viņi domā par darba secību un zina, kas jādara pēc tam, kad komanda pabeidz uzdevumu. Viņi veic labus plānus, bet arī zina, kad ir jābūt elastīgiem un novirzīt no plāna.
• Projektu vadītāji ir uzticami. Projektu vadītāji, pateicoties viņu panākumiem atkarībā no citu darbu, ir vajadzīgi, lai cilvēki uzticētos saviem labajiem nodomiem un kompetencei. Uzticība ir īpaši svarīga attiecībās starp projekta vadītāju un projekta sponsoru.
• Projektu vadītāji mēdz būt ekstravertēti, jo lielākā daļa viņu darbu ir saistīti ar komunikāciju.

Viņi uzskata, ka cilvēki ir atbildīgi par savām saistībām. Šeit ir piemērs. Projekta komandas locekļa projekta vadītājs projekta vadītājam pastāstīja, ka komandas dalībnieks varēja veltīt četras stundas nedēļā projektam. Šis komandas dalībnieks ir nokavējis divas iknedēļas sanāksmes pēc kārtas un nav guvis panākumus attiecībā uz viņa piešķirtajiem uzdevumiem darba sadalījuma struktūrā. Pēc pirmās neatbildētās tikšanās projekta vadītājs tikās ar komandas locekli, lai apspriestu prombūtni un nokavētos termiņus. Komandas loceklis teica, ka viņam ir svarīgākas prioritātes. Projekta vadītājs aizdomās, ka tas nebija taisnība, tāpēc pēc otrās neatbildētās tikšanās projekta vadītājs tikās ar komandas dalībnieka vadītāju. Vadītājs projekta vadītājam pastāstīja, ka viņš pārliecinās, ka komandas locekļa uzvedība kļūs apvērsta.

04 Iesaistītās ieinteresētās personas

Projekta ieinteresētās personas ir cilvēki, kuriem ir interese par projekta panākumiem, bet nav projekta komandas locekļi. Viņi ikdienā nedomā par projektu, piemēram, projekta vadītājs vai projekta komandas dalībnieki, bet viņi vēlas būt kritiski lēmumos un vispārējā virzībā uz projekta mērķiem.

Ieinteresētajām pusēm ir motivācija uzturēt aktuālu informāciju par projekta aktivitātēm, taču projekta vadītājs ir atbildīgs par to, lai tos iekļautu tādā veidā, kas veicina projekta mērķu sasniegšanu. Daudzos gadījumos to darot, ir delikāts līdzsvars starp pārāk daudz ieguldījumu un pārāk mazu ieguldījumu. Ieinteresētās personas nevar izvērtēt katru lēmumu. Tas kavētu projektu un padarītu katru lēmumu par cīņu. Savukārt ieinteresētās personas nevar izslēgt, jo nozīmīgs gandrīz visu projektu aspekts ir ieinteresēto pušu apmierināšana.

05 Īpaši projekta komandas locekļi

Projekta komandas locekļi veic projekta darbu. Daudzas reizes projekta komandas locekļi tiek iecelti projektā papildus saviem pastāvīgajiem pienākumiem, kas nozīmē, ka netiek samazināts cits darbs, lai kompensētu projekta radīto papildu darbu. Projekta vadītāji var palīdzēt komandas locekļiem apspriesties ar saviem vadītājiem par šo jautājumu, bet projekta vadītājam nav nekādas kontroles pār projekta komandas locekļu pienākumiem ārpus projekta.

Komandas dalībnieku uzticība projektam ir ļoti vērtīga. Bez centieniem, termiņiem un darba produktiem nav labas kvalitātes. Specializētie komandas locekļi ir motivēti savlaicīgi izpildīt projekta mērķus, budžeta ietvaros un atbilstoši kvalitātes prasībām.