Budžeta pārvaldības padomi jauniem vadītājiem

Iespējams, ka, ja kāds tiek paaugstināts uz savu pirmo vadības lomu, tas būs pirmā reize, kad viņi pārvalda departamenta budžetu.

Lielākā daļa jauno menedžeru saņem maz vai vispār nekādas formālas apmācības par to, kā izstrādāt budžeta prognozi, sekot to izdevumiem vai kā veikt vidusmēra korekcijas. Viņiem bieži tiek dota izklājlapa vai pārskats no sava vadītāja vai finanšu departamenta, un viņiem ir jāzina, kā to izdarīt, vai mācīties, izmantojot izmēģinājumu un kļūdu.

Lai gan „izmēģinājums un kļūda” var būt efektīvs veids, kā apgūt jaunas prasmes, būtu labāk, ja jaunam vadītājam nebūtu jāveic pārāk daudz sāpīgu kļūdu. Šeit ir daži padomi.

Ieguldiet laiku, lai uzzinātu tieši no sākuma

Nav labāka laika uzdot jautājumus par „stulbiem”, nekā tad, ja esat kaut kas jauns un nekad neesat to izdarījis. Labāk uzdot laiku un pavadīt laiku, nevis gaidīt, līdz kādam ir jānorāda jūsu kļūdas. Pieprasiet laiku no sava vadītāja (vai priekšgājēja, ja iespējams), lai pārskatītu filozofiju, galvenos mērķus, formātu un katru rindas vienumu. Ja jūsu organizācijai ir finanšu persona, lūdziet šo personu arī pavadīt laiku kopā ar jums. Lielākā daļa būs glaimota un vēlas dalīties pieredzē.

Galu galā, ja viņi varēs apmācīt, kā rīkoties atbilstoši savām specifikācijām, jūs vēlāk viņiem būs mazāk galvassāpes.

Apmeklējiet kursu „Finanses un budžets nefinanšu vadītājiem”

Sazinieties ar vietējām augstskolu biznesa skolām, sadaļā “Izglītība izglītībā”. Lielākā daļa biznesa skolu piedāvā viena līdz trīs dienas ne-kredīta kursus. Kursa laikā vai pēc tam veltiet laiku, lai pārskatītu uzņēmuma gada pārskatu un izprastu dažādos finanšu rādītājus un pārskatus.

Pārvaldiet sava departamenta budžetu, piemēram, savu uzņēmumu

Strādājot lielām organizācijām, mēs cenšamies izturēt “uzņēmuma” naudu, kā tas aug kokos. Tas nav, un tagad tas ir jūsu vadītāja pienākums uzņemties personisko īpašumtiesības uz jūsu departamenta resursiem.

Esi komandas spēlētājs

Ja iespējams, pārskatiet sava vadītāja budžetu. Lai gan ir svarīgi uzņemties atbildību par savu budžetu, jūsu vienība ir daļa no lielākas vienības. Palūdziet savam vadītājam parādīt, kur jūsu budžets iekļaujas un atbalsta lielo attēlu, kā arī savstarpējo atkarību no saviem vienaudžiem. Var būt gadījumi, kad citai nodaļai ir nepieciešami līdzekļi mērķiem, kas ir augstāki par taviem. Negaidiet, vai jums tiks jautāts vai atņemts - esiet aktīvs un piedāvājiet, lai palīdzētu saviem speciālistiem. Jūs uzskatīsit par stratēģisku un sadarbību.

Neaizpildiet stulbu spēles

Tikai tāpēc, ka „visi to dara”, tas nenozīmē, ka uzņēmumam nav stulba un slikta. Tipiska stulba budžeta veidošanas spēle, ko vadītāji spēlē, ir „izmantot to vai zaudēt tās izdevumus”. Tas ir, kad jūs tuvojaties gada beigām, un jūsu budžets darbojas saskaņā ar jūsu prognozi. Iepriekšējos gados, kad jūs nepietiekami izmantojāt, jūsu nākamā gada budžets tika noteikts, pamatojoties uz šī gada faktisko. Tāpēc, lai jūsu budžets netiktu samazināts vēlreiz, jūs dodaties uz iepirkšanās jautrību - pērkot sīkumus, kas jums nav nepieciešami, vai uzkrāt tikai tad, ja jums to vajag.

Izsekojiet savus izdevumus mēnesī un veiciet proaktīvus labojumus

Neuzņemieties, ka „kāds” jums pateiks, kad esat beidzis budžetu. Patiesībā, jums pat var nākties pieprasīt ikmēneša pārskatus vai sekot līdzi. Negaidiet līdz gada beigām, kad tas ir pārsteigums (jums un jūsu priekšniekam). Līdz tam laikam ir par vēlu izmeklēt un izdarīt labojumus. Esiet atbildīgs, novērtējiet sevi un aktīvi informējiet savu vadītāju.

Esiet pārredzami un iesaistiet savu komandu

Kopīgojiet savu budžetu ar savu komandu, iespējams, pat iesaistot tos prognozes izveidē. Iesaistot savu komandu un palīdzot viņiem saprast budžeta veidošanas procesu, tiek radīta kopīgas īpašumtiesību sajūta un jāmudina darbinieki atrast radošus veidus, kā pārvaldīt izdevumus.

Esi stratēģisks

Neņemiet tikai pagājušā gada aktualitātes un pievienojiet desmit procentus nākamā gada prognozei. Sāciet ar stratēģijas un mērķu izstrādi un pēc tam noteikt nepieciešamos resursus šo mērķu sasniegšanai. Ja jums ir nepieciešams vairāk nekā pagājušajā gadā, tad sagatavojiet biznesa gadījumu, lai pamatotu savu pieprasījumu par papildu finansējumu.

Nepārspīlējiet to

Budžeta pārvaldība ir svarīga vadītāja loma, nekad neaizmirstiet par svarīgākajiem aktīviem - jūsu cilvēkiem! Pārliecinieties, ka tērējat vismaz piecas reizes vairāk laika, kad izstrādājāt savu komandu, ka jūs kropļojat numurus.