Kā kļūt par tiesvedības sekretāru

Tiesvedības sekretāri sniedz atbalstu tiesvedības advokātiem un paralegāliem lietās, kas iesniegtas vietējās, valsts un federālajās tiesās un administratīvajās tiesās.

Tiesvedības sekretāri ir nodarbināti visu lielumu advokātu birojos. Daži sekretāri sniedz tikai administratīvu atbalstu. Tomēr daudzu uzņēmumu sekretāri pilda hibrīda lomu, kas darbojas kā sekretārs un tiesvedība paralegal.

Zemāk ir norādītas vairākas visizplatītākās tiesvedības sekretāra funkcijas visā tiesvedības laikā. Sekretariāta funkcijas atšķiras atkarībā no uzņēmuma, tiesvedības veida un personāla lieluma.

Lietas pārbaude

Prasītāju uzņēmumos lietas pirmais solis ir lietas izskatīšana pēc nopelniem. Vai potenciālajam klientam ir rīcības iemesls? Vai pastāv konflikti? Sekretārs var palīdzēt sagatavot lietu izskatīšanas veidlapas un plānot sākotnējās sanāksmes starp advokātu un potenciālo klientu. Dažos gadījumos sekretārs pabeidz sākotnējo pārbaudi, pajautājot potenciālos klienta jautājumus pa tālruni. Ja klients ir parakstīts, sekretārs izveidos jaunu lietas materiālu un nosūta klientam saglabāšanas līgumu un citus dokumentus.

Izmeklēšana

Daudzos gadījumos puses uzsāk izmeklēšanu pirms tiesas prāvas iesniegšanas. Šī izmeklēšana var ietvert liecinieku atrašanās vietas noteikšanu un uzklausīšanu, negadījuma vietas izpēti un dokumentu un citu pierādījumu vākšanu. Tiesvedības sekretārs var palīdzēt šajā procesā, plānojot sanāksmes un telefona konferences advokāta vārdā, izveidojot liecinieku sarakstus, organizējot pierādījumus un citus dokumentus un izveidojot uzticamu dokumentu sistēmu gan papīra, gan elektroniskajiem dokumentiem.

Iesniegumi

Ja tiek iesniegts tiesas process, sekretārs sagatavos procesuālos tekstus teksta apstrādes programmā. Iesniegumos var iekļaut izsaukumu, sūdzību, zvērestu apliecinošus dokumentus, uzņemšanas pieprasījumus un priekšlikumus. Tiesvedības sekretārs bieži izveidos rakstveida saistošos dokumentus, kas organizē un indeksē visus konkrētā gadījuma rakstus. Sekretārs var iesniegt šos dokumentus tiesā vai nu personīgi, vai elektroniski, lai gan šo uzdevumu bieži vien veic tiesnesis vai tiesnesis.

Atklāšana

Discovery ir tiesvedības procesa garākā fāze. Atklāšanas laikā tiesvedības sekretārs var veikt visus vai dažus no šiem uzdevumiem:

• Atklāšanas dokumentu sagatavošana tekstapstrādes sistēmā, ieskaitot pieprasījumus un ražošanas pieprasījumus
• Ierakstīšanas, nosūtīšanas un izsekošanas pieprasījumi
• Plānojot noguldījumus ar vairākām pusēm, tostarp advokātu, klientiem, pretinieku advokātiem un tiesas žurnālistiem
• Neatkarīgu medicīnisko pārbaužu un citu Civillikuma noteikumos paredzēto iecelšanu plānošana
• Atklāšanas saistvielu veidošana; atklāšanas dokumentu indeksēšana un iesniegšana
• Lietu dokumentu organizēšana un iesniegšana
• Vietņu pārbaužu plānošana

• Ekspertu atrašanās vietas noteikšana un komunikācija; ekspertu ziņojumu organizēšana un iesniegšana

Iepriekšēja pārbaude

Kad ir noteikts izmēģinājuma datums, sekretārs palīdz juridiskajai komandai sagatavoties tiesas procesam. Sekretāra loma var būt:

• Pirmstiesas dokumentu, tostarp ierosinājumu, brošūru, uzaicinājumu un liecinieku sarakstu, rakstīšana un formatēšana
• Eksponātu vākšana un organizēšana
• Izmēģinājuma saistvielu veidošana, organizēšana un / vai indeksēšana
• Palīdzēt organizēt izspēles
• Termiņu izsekošana un atgādinājumu nosūtīšana juridiskajai komandai
• Norādiet pārbaudes un korektūras un juridiskos dokumentus
• Nodrošināt, ka dokumenti ir pareizi formatēti saskaņā ar tiesas noteikumiem
• Liecinieku koordinēšana

Izmēģinājums

Tiesvedības sekretārs tiesas procesa laikā veic svarīgu atbalsta lomu. Viņa pienākumi var ietvert:

• Izmēģinājuma dokumentu sagatavošana, rakstīšana un formatēšana
• Diagrammu, grafiku un citu tiesas zāles vizuālu sagatavošanas koordinēšana
• Kurjeru, tiesas žurnālistu un ekspertu liecinieku plānošana
• Dokumentu, eksponātu un izmēģinājuma saistvielu organizēšana, iesniegšana un pārvaldīšana
• Koordinēt advokātu, liecinieku, klientu un citu ceļojumu organizēšanu

Citi administratīvie uzdevumi

Tiem, kas strādā aizsardzības pusē, tiesvedības sekretārs katram gadījumam aizvadīs advokātu un paralegals laiku uzņēmuma un norēķinu sistēmā. Viņš arī nosūtīs klientam periodiskus rēķinus un sekos līdzi maksājumu kavējumiem. Citi vispārējie uzdevumi, ko veic tiesas sekretārs:

• Informācijas sagatavošana, pārrakstot, formatējot, ievadot, izgūstot, kopējot un nosūtot tekstu, datus un grafikas
• Izsekošanas gadījumu termiņi
• Atbilst klientiem, lieciniekiem un pretiniekiem
• Atbildēšana uz tālruni
• Izveidojiet izklājlapas, lai izsekotu izmaksas, eksponātus un citu informāciju
• Diktāta pārrakstīšana
• Divers sistēmu uzturēšana
• Maršrutēšanas sarakste, ziņojumi un juridiskie dokumenti
• Klientu konferenču un advokātu sanāksmju organizēšana
• Izdevumu pārskatu sagatavošana
• Saglabājot advokāta kalendāru, plānojot un plānojot konferences, telekonferences, deponēšanu un ceļošanu

• Preču pasūtīšana

Tiesvedības sekretārs Izglītība

Daudzi tiesvedības sekretāri aizpilda sertifikātu vai asociēto grādu programmu arodskolā vai kopienas koledžā. Tomēr sekretāriem ar četru gadu koledžas grādiem ir vislielākās iespējas advokātu birojā. Tiesvedības apmācība bieži notiek darbā. Pieredzējuši tiesvedības sekretāri bieži vien pārceļas uz citām lomām uzņēmumā, ieskaitot paralegal un biroja vadības pozīcijas.

Tiesvedības sekretārs Prasmes un zināšanas

Tiesvedības sekretāriem jābūt dažādām starppersonu, tehnoloģiju un biroja prasmēm, kā arī juridiskām un procesuālām zināšanām. Nepieciešamās prasmes un zināšanas ietver:

• Prasme ar teksta apstrādi, izklājlapu, prezentāciju un laika un norēķinu programmatūru; zināšanas par Microsoft Office komplektu
• Prasme ar transkripcijas iekārtām
• Lieliskas rakstiskas un mutiskas prasmes
• Zināšanas par vietējo, valsts un federālo tiesu tiesvedības dokumentāciju un iesniegšanas procedūrām
• Prasmes ar dokumentu datubāzēm, piemēram, Ringtail, Summation un Concordance
• E-iesniegšanas pieredze
• Zināšanas par biroja procedūrām un juridisko terminoloģiju
• Spēcīgas rakstīšanas prasmes
• Ciešas organizācijas prasmes un daudzuzdevumu prasmes
• Spēja profesionāli sadarboties ar visiem personāla līmeņiem