3 projektu organizatorisko struktūru plusi un mīnusi

Veids, kādā organizācija tiek strukturēta, ietekmē projektu vadību un vadību. Tas var arī ietekmēt, cik daudz autoritātes un sasniedzamības jums ir jādara, strādājot kā projekta vadītājs.

Pastāv trīs kopīgas organizatoriskās struktūras, un projektu vadītāji strādā visās no tām: funkcionāls, projekts un matrica. Apskatīsim katras priekšrocības un trūkumus, lai jūs zinātu, ko jūs esat pretī, kad pievienosies jaunai struktūrai.

Funkcionālā organizatoriskā struktūra

Funkcionālā organizatoriskajā struktūrā projekta vadītājs un visi resursi darbojas tajā pašā uzņēmuma nodaļā, piemēram, pārdošanas un mārketinga nodaļā. Parasti funkcionālajam vadītājam ir vairāk pilnvaru nekā projekta vadītājs.

Priekšrocības

Funkcionālā struktūra dod jums vismazāko spēku kā projekta vadītājam, bet piedāvā daudzas citas priekšrocības:

• Tas darbojas labi mazām komandām un maziem projektiem, jo ​​funkcija pilnībā kontrolē komandas locekļus un citus nepieciešamos resursus.
• Jūs varat viegli piekļūt nepieciešamajiem ekspertiem, jo ​​viņi atrodas vienā funkcionālajā zonā.
• Tas ir ātri, lai visi kopā varētu atrisināt ar projektu saistītās problēmas.
• Jūs varat ierobežot nepieciešamos projekta komunikācijas rīkus, jo komanda ir salīdzinoši maza un vienkārša.
• Jūs bieži saņemat entuziasmu komandas locekļus, kas vēlas strādāt pie projekta, jo tas viņiem sniedz karjeras iespējas. Projekta darbs var būt lielisks veids, kā motivēt savu komandu.

• Ja jūs nododat projektu funkcionālai komandai, tā būs funkcionālā komanda, kurā jūs strādājat, kas var padarīt projekta slēgšanu vieglāku.

Trūkumi

Lai gan šai struktūrai ir daudz priekšrocību, jāņem vērā arī daži trūkumi:

• Darbs notiek skābbarībā, kas varētu nozīmēt, ka jums nav piekļuves cilvēkiem ārpus jūsu funkcionālās nodaļas.
• Cilvēki projekta komandā var būt uzticīgāki savam departamentam vai komandas vadītājam nekā viņu darbs pie projekta, kas var radīt konfliktus.
• Liels projekts var beigties ar funkcionālu projekta vadītāju katrai funkcijai. Ja visi projekta vadītāji nestrādā harmoniski, tas var izraisīt plaisu plaisāšanu.
• Funkcionālais darbs var tikt izolēts, jo jums nav iespējas plaši sadarboties ar uzņēmumu. Stratēģiskā fokusa saglabāšana var būt grūtāka.

Projekta organizatoriskā struktūra

Specializētas komandas tiek apvienotas, lai strādātu pie projektiem projekta organizatoriskajā struktūrā. Projekta vadītājam, iespējams, ir atbildība par projekta komandas locekļiem. To piemēri ietver lielus būvniecības veidus, kā arī korporatīvās iniciatīvas, kurām nepieciešama īpaša komanda. Projekta vadītājam ir gala pilnvaras, ziņojot projekta sponsoram un projekta valdei. Personas komandas darbā tieši projekta vadītājam.

Priekšrocības

Acīmredzama projekta struktūras priekšrocība ir tā, ka jums ir lielāka kontrole pār komandu, bet ir arī citas priekšrocības.

• Komandām var būt spēcīga identitātes izjūta. Tā ir visvienkāršākā struktūra, lai izveidotu spēcīgu komandas kultūru.
• Visa komanda ir koncentrējusies uz komandas mērķiem, tāpēc pastāv konflikts ar lojalitāti ar dienas darbu cilvēkiem, kas strādā pie projekta. Viņu dienas darbs ir projekts.
• Resursi ir veltīti projektam, tāpēc ir daudz vieglāk plānot darbu. Jūs zināt, kad būs pieejami komandas locekļi, un nav nekādu risku, ka viņi īsā laikā tiks izņemti no cita uzņēmuma vadītāja parastā darba.

• Projektos, kas darbojas šajā struktūrā, ir lieliski apstākļi, lai uzlabotu savas projektu vadības prasmes, kā arī vairāk tehniskās vadības prasmes.

Trūkumi

Projekta struktūra ir visvieglāk strādāt, bet tai joprojām ir daži trūkumi.

• Komandai, kas veltīta vienam projektam, ir dārga apņemšanās. Tā ir tendence būt tikai lieliem projektiem.
• Ja jūs noņemat cilvēkus no funkcionālajām darba vietām, viņiem var būt grūti atgriezties, īpaši, ja projekts ir garš. Projekta darbs ir plūstošs, un atgriešanās pie tā, ko jūs darījāt pirms laika, kas strādāja multidisciplinārajā vidē uz jaunu, izaicinošu projektu, nav pievilcīga perspektīva daudziem cilvēkiem. Svarīgāka kļūst arī komandas pārejas pārvaldība, kad jūs aizverat projektu.

• Dažreiz projekta slēgšana var nozīmēt jūsu darba zaudēšanu, ja uzņēmums ir pārvietojies un cita loma nav pieejama.
• Pēc savas būtības īpašas komandas sūknē resursus, lai strādātu tikai ar vienu lietu. Tie var ierobežot to projektu skaitu, kurus uzņēmums var veikt jebkurā laikā, īpaši tad, ja dažādiem projektiem ir tādas pašas prasmes.
• Projekta vadītāji šāda veida struktūrā veic arī savu komandu vadību, kas nozīmē laiku un pūles veltīšanu cilvēkresursu uzdevumiem, kas jums nebūtu jādara citās struktūrās. Ja jums patīk šis darbs ar cilvēkiem, šis faktors varētu būt priekšrocība.

Matricas organizatoriskā struktūra

Trešā iespēja ir matricas struktūra. Resursi tiek dalīti gan parastajā darbā, gan projekta darbā. Tas var nozīmēt divu vadītāju vai "punktveida līnijas" atbildību gan projekta vadītājam, gan komandas vadītājam. Funkcionālās vadības līnijas struktūra parasti ir pirmā, un projekta vadītājs ņem punktētu līniju.

Šī struktūra sadala varu un pilnvaras starp funkcionālās vai nodaļas komandas vadītāju un projekta vadītāju. Jums būs jāizmanto savas sarunu prasmes pilnā apjomā.

Priekšrocības

Matricas struktūras ir ļoti izplatītas, jo tās ļauj vadītājiem izdarīt elastīgu izvēli, kā cilvēki pavada laiku. Jūs, iespējams, strādāst matricas vidē savā karjeras laikā. Šīs struktūras priekšrocības ir šādas:

• Resursi tiek izmantoti efektīvi un vajadzības gadījumā var pārvietoties starp projektiem.
• Jūs varat strādāt ar daudzām dažādām lietām, reizēm paralēli, lai gan šo punktu var uzskatīt arī par neizdevīgu stāvokli.
• Komandas un indivīdi var būt ļoti atsaucīgi. Ja tiek īstenots jauns projekts, kam ir jāpiešķir prioritāte, tas ir pietiekami viegli pagriezt un pēkšņi koncentrēties uz kaut ko citu. To nevar viegli veikt projekta struktūrā, kas ilgst ilgāku laiku, lai noņemtu un pārgrupētu.
• Struktūra prasa, lai ikviens izmantotu to pašu projektu vadības dzīves ciklu un metodiku, lai pārvietošana starp projektiem būtu vienkārša. Cilvēki var pievienoties projekta komandai ar salīdzinoši nelielu uzskaiti, kas nepieciešama, ja terminoloģija un procesi ir bieži.

Trūkumi

Tāpat kā ar visiem iestatījumiem, arī šis ir savs. Neskatoties uz to, ka tā ir kopīga struktūra, ne daudzas mūsdienu darba vietas ir pārrāvušas pārslodzes problēmas. Ļaujiet cilvēkiem pārāk daudz darīt, ja jums nav sistēmu, lai pārvaldītu un pārraudzītu visu viņu darba slodzi. Citi trūkumi ir šādi:

• Problēmu konflikts starp projektiem ir izplatīts, jo jūs varētu cīnīties par tādiem pašiem resursiem kā cits projekts.
• Otrs projekts, iespējams, ir norobežojis labākos resursus - vispiemērotākos cilvēkus ar pareizām prasmēm - vai viņu vadītājs, iespējams, nevarēs tos izmantot projekta darbam.
• Var būt zināms konflikts starp parastajiem uzdevumiem un projektu darbu indivīdiem, jo ​​īpaši, ja abi vadītāji dod viņiem dažādas prioritātes.
• Resursi var būt pretrunā ar to, kādu attīstības ceļu viņi veic savu turpmāko karjeru. Lai gan jūs varētu zināt, ka vēlaties palikt projekta vadībā, jums var būt iespēja virzīties uz augstāku funkcionālo lomu vai uz projektu orientētu lomu. Bet, ja ir daudz karjeras iespēju, ir laba lieta, pat ja tas rada sarežģītus lēmumus.

Organizatoriskā struktūra, kas lieliski darbojas visiem parastajiem darbiem, ne vienmēr strādā pie projektiem, un jums ir jāpārvalda vidē, kurā strādājat. Dažas pieredzes iegūšana katrā no šīm struktūrām ir laba ideja, lai jūs varētu tos izjust vispirms. Tas palīdzēs jums izlemt, kura vide jums vislabāk atbilst un kas atbilst jūsu prasmēm un vēlmēm. Tad jūs varat izdarīt apzinātu izvēli, ja jums ir iespēja izlemt savu nākotnes darba vidi.

Izpratne par katra projekta organizatoriskās struktūras priekšrocībām un mīnusiem dod iespēju strādāt, kur vislabāk pavadīt laiku un ietekmi, lai maksimāli izmantotu savu komandu un palīdzētu veiksmīgi pabeigt savu projektu.