Kas pieder darbinieka personāla failam?

Darbinieku personāla fails ir galvenais darbinieku fails, kas satur darba attiecību vēsturi no darba pieteikuma, izmantojot izbraukšanas interviju un darba attiecību izbeigšanas dokumentāciju. Darbinieku personāla datnē esošajai informācijai var piekļūt tikai personāla darbinieki un darbinieka tiešais vadītājs un vadītājs, un tas nekad neatstāj cilvēkresursu biroju.

Darbinieku personāla failu parasti glabā aizslēgtā, ugunsdrošā faila skapī slēgtā vietā, kas ir pieejama personāla darbiniekiem. Darbinieku informācijas konfidencialitāte personāla datnē ir ļoti svarīga.

No visiem uzņēmuma darbiniekiem pieejamajiem failiem darbinieka personāla fails ir visbiežāk pieejams ikdienā, lai informāciju saņemtu darba devējs, vadītājs vai personāla personāls.

Apsvērumi par darbinieku personāla failu saturu

Pamatprincipi un jautājumi, kas jāapsver, iesniedzot jebkuru dokumentu darbinieku personāla datnē, ir tie.

• Vai darba devējam ir nepieciešams konkrēts dokuments, lai pamatotu lēmumus, ja darba devējs ir iesūdzēts? Vai darba devējam ir nepieciešams dokuments tiesā?
• Vai darbinieks zina un saprot, ka dokuments tiks iesniegts viņa personāla datnē? Vairumā gadījumu darba devējam ir jāparedz, ka darbinieks paraksta dokumentu, nevis apliecina vienošanos ar dokumenta saturu, bet gan atzīt, ka viņi ir informēti un izlasījuši dokumentu.
• Darbinieku personāla datnē nedrīkst atrasties pārsteigumi, viedokļi vai personiskas piezīmes par darbinieku. Tikai fakti, bez spekulatīvām domām, pieder darbinieku personāla failam.

Darbinieku personāla datnes saturs

Tālāk ir sniegti ieteikumi par dokumentāciju, kas darba devējam jāglabā darbinieku personāla dokumentācijā.

Nodarbinātības vēsture

• Darba pieteikums
• Turpināt
• Atsākt pavadvēstuli
• Izglītības pārbaude
• Nodarbinātības pārbaude
• Noraidījuma vēstule
• Pozīcijas darba apraksts
• Darba analīzes ieraksti
• Darba piedāvājuma vēstule vai darba līgums
• Nodarbinātības aģentūras vai sadarbības aģentūras līgums, ja tāds ir
• Ārkārtas kontaktinformācija
• Parakstīts darbinieku rokasgrāmatas apstiprinājuma veidlapa, kas apliecina darbinieka rokasgrāmatas saņemšanu
• Kontrolsaraksts no jaunās darbinieku orientācijas, kurā redzamas tēmas un kuras tēmas
• Jebkuri pārvietošanas līgumi un dokumentācija
• Jebkurš līgums, rakstiska vienošanās, saņemšana vai apstiprinājums starp darbinieku un darba devēju (piemēram, nekonkurējošs līgums, darba līgums vai līgums, kas attiecas uz uzņēmumu, kas sniedz automašīnu)

• Darba dzīves oficiālās veidlapas, tostarp pieprasījumi par pārcelšanu, paaugstināšanu amatā, iekšējie darba pieteikumi utt
• Citi dokumenti, kas saistīti ar nodarbinātību

Darbinieku darbības attīstība, attīstības plāni un uzlabojumi

• Visu izmantoto izpildes novērtējumu vai darbinieku attīstības plānu kopijas
• Darbinieku pašnovērtējums
• Ieraksti no jebkādām oficiālām konsultāciju sesijām
• Piezīmes par piedalīšanos vai nepietiekamību
• Darbības uzlabošanas plāna dokumentācija
• Disciplinārās darbības ziņojumi
• Darbinieku atzīšana, piemēram, sertifikāti, atzīšanas burti utt
• Darbinieku oficiālie ieteikumi un ieteikumi, organizācijas atbildes
• Apmācību ieraksti
• Mācību pieprasījumi
• Kompetenču novērtējumi
• Apmācības klases vai sesijas paziņojumi vai grafiki

• Ir parakstīti vajadzību novērtējumi
• Mācību izdevumu pārskati
• Sūdzības no klientiem vai kolēģiem

Nodarbinātības izbeigšanas ieraksti

• Darbinieku atkāpšanās vēstule
• Iziet intervijas dokumentāciju
• Cobra paziņojums
• Nodarbinātības beigu kontrolsaraksts
• Nobeiguma uzskaite par visiem darbinieka nodarbinātības aspektiem, piemēram, galīgo atalgojumu, atvaļinājuma atalgojumu, uzņēmuma īpašuma atgriešanu utt.