Kā padarīt jūsu vadības sanāksmes produktīvus notikumus

Jums nav jāmeklē ļoti tālu, lai atrastu ekspertu rakstus par laika vadību, paveiktajiem vadītājiem un citiem gurķiem un punditiem, kuri apspriež sanāksmes un liek domāt, ka jūs izvairīsieties no šiem bieži darbietilpīgiem korporatīvajiem laikiem.

Tomēr dažreiz mums tikai jāsasniedz. Un jā, no ekspertiem ir pieejami lieliski padomi par laika pārvaldību, darba kārtības kontroli un kārtības noteikumiem. Šeit uzmanības centrā ir mazliet atšķirīgs, piedāvājot dažus izmēģinātus un patiesus norādījumus, kas palīdzēs vadītājiem pārvērst piecus kopīgus sanāksmju veidus nesāpīgos un produktīvos pasākumos.

Pieci kopīgi sanāksmju risinājumi

1. Novērst nāvi ar “Around the Table” atjauninājumiem. Jūs zināt šo sanāksmi. Krampējiet astoņpadsmit cilvēkus telpā un pēc tam pieprasiet katrai personai koplietot atjauninājumu, kas parasti izklausās kā mēģinājums attaisnot savu eksistenci un izdarīt lietu par to, ka viņi tiek iekļauti lielā darbinieka slavas zālē. Vadītāji un vecākie vadītāji ir pazīstami ar šo sanāksmju norisi, naivīgi uzskatot, ka tas ir lielisks veids, kā ikviens dzird, kas notiek visā uzņēmumā. Patiesībā cilvēki lielākoties izceļ un koncentrējas uz sava atjauninājuma plānošanu, kuru neviens neklausīsies.

Tā vietā: Ar jebkādiem līdzekļiem kopā ar saviem kolēģiem, komandas locekļiem vai galvenajiem kolēģiem, bet nepiedalieties pie „ap galda” pieeju. Piedāvājiet informāciju par izņēmumu. Kopīgojiet atbilstošas ​​ziņas, tostarp finanšu rezultātus, lielus klienta uzvaras vai atjauninājumus par organizācijas mēroga iniciatīvām. Tāpat paplašiniet piedāvājumu, lai indivīdi varētu izvirzīt svarīgus jautājumus. Ja kaut kas ievērojams un nav plaši zināms, kādam vajadzētu to dalīties. Ja kādai grupai ir nepieciešama palīdzība no citas grupas, pieprasījums jāpaaugstina.

Pretējā gadījumā nepiesakiet visiem dalībniekiem dalīties.

2. Statusa sanāksmes kopumā. Tie var būt nežēlīgi laika nogalinātāji, jo īpaši, ja tie tiek ieslēgti kā atkārtoti notikumi un vāji pārvaldīti.

Tā vietā : Nekad nesauciet sanāksmi par kaut ko, ko jūs varat meklēt. Izmantojiet dienas tehnoloģiju rīkus, lai nodrošinātu, ka jūsu darba grupas uztur pašreizējo un redzamo statusa atjauninājumu, kur ikviens to var redzēt ar peles klikšķi. Ja jums ir jāsasniedz plānotais sapulces laiks uz pusi vai jāizmanto elastīgas pieejas un jāizmanto īsas “stand-up” sesijas. Esiet drakoniski par atkāpēm un traucējošajiem notikumiem, kas paildzina šīs sesijas. Koncentrējieties uz dalīšanas statusu un pieprasiet, lai cilvēki risinātu jautājumus ārpus šī foruma.

3. Neorganizētas prāta vētras. Lielākā daļa prāta vētras sanāksmju ir tik slikti atvieglotas, ka mēs galu galā apspiežam idejas, atbalstot priekšnieka ideju vai radot lieliskus atdzimumu sarakstus pēc tā, kas nekad nav dzirdējuši un neredzēti.

Tā vietā: Darbs, lai definētu prāta vētras tēmu un dalītos tajā ar uzaicinātajiem pirms sesijas. Savākt to ievadi un konsolidējiet un publicējiet to vai dalieties tajā, nepiešķirot tām idejas. Izmantojiet tiešo sesiju, lai lēktu un balstītos uz iesniegtajām idejām, pievienojot to sarakstam. Pretoties vēlmei novērtēt idejas šajā sesijā. Iekļaut citas metodes, kas samazina socializācijas spiedienu, piemēram, smadzeņu rakstīšanu. Un pirmām kārtām, konsolidējiet idejas un izveidojiet procesu, lai tos novērtētu, kā arī arhivētu tos, lai atvieglotu grupu atsauces turpmākajās sesijās un situācijās.

4. Operāciju pārskati, kas padara inkvizīciju izskatāmu. Ja jūs kādreiz esat cietis no sesijas, kurā tikšanās vadītājs - parasti izpildvaras - koncentrējas uz vienu no grūtībām vai meklē vājāko vietu ikviena prezentācijā un pēc tam nežēlīgi grilē vēstnešus, jūs zināt, cik tas ir kaitīgs. Nepārtraukt šo procesu.

Tā vietā: turiet dziļas funkcionālās niršanas un korporatīvās proctoloģijas eksāmenus privātos un koncentrējieties uz galvenajiem darbības rādītājiem, problēmām un iespējām. Grupas sanāksme nav laiks vai vieta, kur var nošķirt nepietiekamu teritoriju vai indivīdu. Izveidojiet papildu sanāksmi uz vietas, bet neietveriet visiem pārējiem jūsu redzamo savstarpējo pārbaudi šajā jautājumā. Neatgriezieties pie atbildības par uzlabojumiem, bet novēršiet nežēlību un to, kas nozīmē, ka jūsu sapulces vadības repertuārs ir apkaunots.

5. Sanāksmes, kurās rodas jautājumi, kas prasa spontānus lēmumus. Savādi vai ironiski, sanāksmju telpa ir viena no sliktākajām vietām ātrai pieņemšanai. Jautājuma pirmoreiz paaugstināšana un lēmuma pieņemšana liek cilvēkiem uz vietas, un viņi aizvainosies par šīs pieejas izmantošanu.

Tā vietā: Darbs nepārtraukti pirms grupas sanāksmēm, lai iesaistītu galvenās ieinteresētās personas jautājumos un risinājumos. Uzdodiet savu ieguldījumu, piedāvājiet savas perspektīvas un strādājiet pie kopīgu interešu. Izmantojiet sanāksmju forumu, lai apstiprinātu ieinteresēto personu intereses un norādītu to ieteikumus. Lai gan jūs joprojām nevarat saņemt tūlītēju lēmumu, neveicot citu soli vai divus soļus, jums būs jāstiprina savas darba attiecības ar savu pirms sesijas darbu.

Bottom-Line for Now

Mēs esam kopienas radījumi pēc būtības un pat ar dažādiem tehnoloģiskiem rīkiem, kas ļauj mums izveidot savienojumu, neatrodoties tajā pašā vietā, dažkārt, tas tikai palīdz veidot aci pret aci. Gudri izmantojiet šo laiku un parādiet savu cieņu pret dalībniekiem, veidojot tikšanās, kas samazina laika investīcijas un maksimāli palielina kvalitatīvas informācijas apmaiņu ne-bīstamā vidē.