Iegūstiet vadošo vadības atbalstu projektu vadībā

Projektu vadītājiem ir sarežģīts darbs. Pēc savas lomas rakstura viņi uzņemas atbildību par efektīvas komandas izveidi, lai turpinātu un gūtu panākumus ar jaunām iniciatīvām. Tā kā projekti aptver visu darbu, kas veikts uzņēmumā, tostarp pagaidu un unikālas iniciatīvas, kā arī ikdienas darbības, katrs projekts ir jauns piedzīvojums.

Pievienojiet realitāti, ka projekti ir jauninājumi; kā mēs īstenojam stratēģiju un kā mēs veidojam mūsu organizācijas infrastruktūru un spējas, ir skaidrs, ka augstākā līmeņa vadītājiem ir jādara viss iespējamais, lai atbalstītu viņu uzņēmuma projektu vadītājus.

Viens no svarīgākajiem faktoriem, kas veicina projekta panākumus, ir efektīvas, iesaistītas izpildvaras sponsora klātbūtne. Šī nostāja jau sen ir saistīta ar projekta panākumiem nozares pētījumos, tomēr literatūras pārskats, kas raksturo faktisko praksi ap sponsorēšanu, liecina, ka mums ir ilgs ceļš, lai institucionalizētu sponsoru lomas esamību un praksi mūsu organizācijās. Daži konteksti ir piemēroti. Pirmkārt, apskatīsim sponsora galvenos pienākumus.

Projekta vadītāja galvenie pienākumi

• Uzņemties atbildību par projekta rezultātiem. (Šo punktu bieži sauc par kopīgu atbildību ar projekta vadītāju.)
• Projekta vadība un pilnvaru piešķiršana projekta vadītājam un galvenajiem komandas locekļiem.
• Atbalstiet projekta komandu resursu un redzamības jomā.
• Nodrošināt efektīvu komandas vērtību esamību un atbalstu, tostarp atbildību un pārredzamību.
• Atbalstiet komandu, ņemot vērā ārkārtas grūtības.
• Trenējiet projekta vadītāju.
• Aizstāviet projekta komandu pret organizatorisko iejaukšanos.

Kas notiek, kad izpildītājs ir ārpus attēla

Tā kā nav atbalstoša izpildvaras sponsora, visi iepriekš minētie pienākumi attiecas uz jau pārmērīgi apgrūtinātu projektu vadītāju, kam parasti trūkst joslas platuma un politiskā apjoma, lai izpildītu šos uzdevumus. Efektīva sponsora trūkums palielina projektu problēmu risku, tostarp, bet ne tikai: neveiksmes, nepietiekamu optimālu veiktspēju attiecībā pret laika, izmaksu un kvalitātes mērķiem un lielāku komandas satricinājumu.

Vienkārši teikts, efektīvas izpildvaras sponsora klātbūtne ir pozitīvs faktors sarežģītajam darbam, lai veiksmīgi noslēgtu mūsu svarīgākās pagaidu un unikālās iniciatīvas. Ņemot vērā šīs lomas acīmredzamo nozīmi, varētu būt saprātīgi pieņemt, ka lielākā daļa organizāciju nopietni uzņemas darbu ar izpildvaras sponsoriem. Diemžēl mazliet laika, kas pavadīts reālajā pasaulē, liek citādi.

Ieskats par to, kā mūsu organizācijas izturas pret izpildītāja sponsora lomu

Kā absolventu vadības instruktors projektu vadībā, man ir laba laime regulāri uzzināt par savu studentu darba devēju projektu vadīšanas praksi lielā metropoles rajonā. No Fortune 100 uzņēmumiem līdz maziem, uzņēmējdarbības uzsākšanas un bezpeļņas uzņēmumiem pārstāvētās organizācijas ir mūsu ekonomikas šķērsgriezums.

Lai gan šajā laikmetā būtu saprātīgi sagaidīt, ka projektu vadības prakse ir labi pierādīta, ka lielākā daļa uzņēmumu parādīs nobriedušu praksi attiecībā uz izpildvaras sponsora lomu, patiesībā situācija ir tieši pretēja. Daži ne-zinātniski secinājumi, kas iegūti no ikgadējās neformālās MBA studentu aptaujas par izpildvaras sponsora lomu viņu uzņēmumos:

• Vidēji vairāk nekā piecdesmit procenti studentu raksturo savu uzņēmumu kā formālu praksi izpildvaras sponsorēšanā.
• Dažiem uzņēmumiem ir oficiāla apmācība vai standartizēts apraksts par sponsora lomu un pienākumiem.
• Man vēl nav bijis viens studentu ziņojums, ka viņa / viņas firma nodrošina apmācību saviem izpildītājiem.
• Ir maz vienotas vienošanās par sponsora atbildību par projekta panākumiem.
• Kad studenti intervē projektu vadītājus savos uzņēmumos par viņu apmierinātību ar sponsoru sniegumu un atbalstu, lielākā daļa aptaujāto pauda vilšanos.

Pārskats par oficiālākām aptaujām no nozares asociācijām un privātiem konsultāciju uzņēmumiem pastiprina manu studentu ieguldījumu vispārējo pamatotību. Un, lai gan pašreizējā atbalsta sponsorēšanas prakse var atstāt uzlabojumus, projektu vadītājiem nav citas izvēles, kā turpināt virzīties uz priekšu ar savām iniciatīvām. Tomēr ir daži soļi, ko projekta vadītāji var veikt, lai pieņemtu darbā ļoti nepieciešamo atbalstu.

Kā iegūt izpildu atbalstu jūsu projektam

1. Pieņemt sponsoru. Ja jūsu projektam ir stratēģiskas sekas jūsu uzņēmumam tieši klientiem vai netieši, nodrošinot efektīvāku un efektīvāku iekšējo darbību klientu atbalstam, jums ir jāpieņem sponsors. Strādāt tieši ar savu ziņojuma vadītāju vai projekta vadības biroja vadītāju, lai pastiprinātu projekta nozīmi un lūgtu palīdzību. Uzsvērt sponsora lomu un atbildību, kā norādīts iepriekš, un norādiet uz nozares pētījumiem, kas korelē projekta panākumus un efektīvu sponsorēšanu.

1. Apmācīt savu sponsoru. Uzsvērt kā stratēģisku, ne taktisku vai kā figūru. Lielākā daļa vadītāju ieņem sponsora lomu bez formālas apmācības vai pat konteksta to atbildībai. Kaut arī jūs esat nedaudz neērts uzdevums vadīt izpildvaru, lielākā daļa šo personu novērtēs jūsu kontekstu un norādījumus. Jautājumos par atbildību, vērtību stiprināšanu un komandas aizsardzību vajadzētu būt jūsu galvenajam uzmanības lokam, apmeklējot jūsu izpildvaras sponsoru.
2. Aktīvi iesaistieties un iesaistiet savu sponsoru. Labākās projekta vadītāja / izpildītāju sponsoru attiecības ir ļoti interaktīvas. Abām pusēm ir svarīgi izveidot skaidru saziņas protokolu, lai atjauninātu projekta aktivitātes, kā arī atzīmētu un reaģētu uz ārkārtas situācijām. Projekta vadītājam būtu jāmudina izpilddirektors piedalīties statusa vai komandas sanāksmēs no laika uz laiku, lai parādītu patiesu interesi, un darboties kā aktīvam karsējmeiteņam komandas panākumiem.

1. Jautāt par sponsora atbalstu. Vienmēr ir noderīgi, lai kāds ar lielāku pieredzi nekā jūs novērojat un piedāvātu konstruktīvu un pozitīvu atgriezenisko saiti un instruktāžu par savu sniegumu. Ļaujiet jūsu sponsoram uzzināt, ka esat gandarīts par šo ieguldījumu, lai uzlabotu, un kad tas ir saņemts, pieņemiet to graciozi.
2. Piesaistiet sponsoru rūpīgi par lielajiem jautājumiem. Esiet uzmanīgi, lai neredzētu vai neuztvertu savu sponsoru pārāk daudz taktisku jautājumu dēļ. Jūsu sponsora augstākais un labākais izlietojums ir palīdzēt drošiem resursiem; kalpo par projekta komandas pārstāvi plašākā vadības grupā un palīdz jums stiprināt būtiskās komandas vērtības. Ir līdzsvarošanas akts, kas projekta vadītājam jāievēro, apsverot sponsora komandas darbību.

Bottom Line

Izpildvaras sponsora loma ir viens no svarīgākajiem posmiem, lai panāktu projektu iniciatīvas. Veiksmīgi projektu vadītāji saprot, cik svarīga ir šī loma un darbs, lai iegūtu izpildvaras atbalstu pareizā līmenī un intensitāte. Ja sponsora loma nav vai ir neskaidra, ņemiet to sev, lai pieņemtu darbā un apmācītu savus izpildītāju sponsorus, lai atbalstītu jūs, jūsu komandu un jūsu uzņēmumu, lai gūtu panākumus.