Darbības joma, risks un pieņēmums projektu vadībā

Projektu vadības jomai, tāpat kā jebkurai citai kompetences jomai, ir unikāla vārdnīca, kas piepildīta ar akronīmiem un specializētiem terminiem. Trīs būtiskie termini un jēdzieni, kas jums jāsaprot, ietver:

• Darbības joma
• Risks
• Pieņēmumi

Tas ir šo trīs būtisko projektu vadības noteikumu izklāsts un ietver saites un ieteikumus papildu lasīšanai.

Darbības joma

Projektu vadībā darbības joma ir robežas, kas nosaka projekta apjomu. Darbības joma apraksta, kas ir jāsniedz klientam projekta iniciatīvas rezultātā.

Izpratne par darbības jomu ļauj projekta vadītājam un projekta komandai saprast, kas atrodas projekta robežās vai ārpus tām. Ja kaut kas ir "neietilpst", tas netiek ņemts vērā projekta plānošanas darbā. Darbības, kas ietilpst darbības jomas robežas robežās, tiek uzskatītas par “darbības jomām” un tiek uzskaitītas grafikā un budžetā. Ja darbība neietilpst robežās, tā tiek uzskatīta par “ārpus darbības jomas” un nav paredzēta. Kollektsioonid

Neatkarīgi no tā, vai esat projekta vadītājs vai projekta komandas daļa, jūs vēlaties apsvērt, vai kaut kas ir plašs vai nepietiekams, virzoties uz priekšu. Piemēram, iedomājieties, ka klients ir lūdzis jums izveidot tīmekļa vietni. Izklāstot projekta darbības jomu (vai iestatiet tās robežas), norādiet šādus elementus kā darbības jomu:

• Vietu dizains un shēmu shēma
• Testa gultas izveide
• Apstiprinātā stiepļu karkasa kodēšana
• Tīmekļa vietnes grafikas izstrāde
• Testēšana un atkļūdošana pirms vietnes publiskošanas

Projekta gaitā klients lūdz jūs iekļaut uzņēmuma video pārskatu. Videoklips nav norādīts projekta darbības jomā un tāpēc nav pieejams. Lai gan jūs varētu būt priecīgi veikt video darbu par papildu samaksu, būs nepieciešams pārskatīt projekta apjomu un izmaksu un laika aprēķinu.

Ja nav skaidra un saskaņota darbības jomas dokumenta, videoklipa jautājums varētu būt kļuvis strīdīgs starp jūsu komandu un klienta pārstāvjiem. Skaidrs paziņojums par darbības jomu ļāva jums novērst situāciju un rīkoties pareizi.

Tātad, kā jūs nosakāt, kas ir vai nav piemērojams? Vispirms vēlaties izklāstīt visus datus par projektu, kuru jūs pašlaik zināt, pamatojoties uz diskusijām ar klientu vai projekta īpašnieku. Tad jūs vēlaties veikt galvenos pieņēmumus, kas ļaus vadīt to, kas tiek ņemts vērā vai nav pieejams.

Pieņēmumi

Kādā brīdī jūsu dzīvē jūs, iespējams, esat teicis: „Nekad nedarīt pieņēmumus.” Tomēr pieņēmumu pieņemšana projektu vadībā ir ikdienas darbība. Pieņēmumi palīdz definēt darbības jomu un riskus, kā arī precizēt aprēķinus par laiku un izmaksām. Protams, ir svarīgi dokumentēt un apstiprināt savus pieņēmumus.

Apsveriet kaut ko vienkāršu, piemēram, izveidojiet grāmatu. Pieņemsim, ka jūsu draugam ir ideja par kafijas galda grāmatu un lūdza jūs vadīt projektu. Viņa pirmais pieprasījums ir par budžetu, lai viņš varētu nodrošināt finansējumu. Nosakot darbības jomu, ir skaidrs, ka jūsu draugs nav pārliecināts par daudzām detaļām, tostarp lapu skaitu, attēlu iekļaušanu, vāka stilu un lapās izmantojamā papīra svaru.

Tā kā visi šie faktori ietekmēs izmaksu un ražošanas sarežģītību, jums būs jāpieņem pieņēmumi par specifikācijām un jāapstiprina šie pieņēmumi kā pieņemami vai nepieņemami jūsu draugam. Pēc turpmākās diskusijas jūsu draugs stāsta, ka viņš plāno grāmatā iekļaut 50 fotoattēlus. Jūs varat balstīt savu pieņēmumu uz 50 attēliem, vai, paredzot, ka šis skaitlis laika gaitā palielināsies, var pieņemt, ka būs 75-90 lappuses ar attēliem.

Jūs varat redzēt, kā arī pieņēmumi tieši ietekmē grafiku. Piemēram, iedomājieties, ka jūs vadāt projektu parkā, kas ietver šūpoles komplekta izveidi. Izveidojot savu projektu, jums tiek piešķirts budžets un piešķirti komandas locekļi, no kuriem viens ir atbildīgs par materiāliem. Izveidojot savu grafiku, jūs lūdzat par materiālu atbildīgo personu, kad cements nonāks. Šī persona atbild, ka viņš nav pārliecināts, kad cements ieradīsies, bet viņš uzskata, ka tas notiks no 1. jūnija līdz 10. jūnijam.

Izveidojot savu darbības jomu un grafiku, jūs pieņemat, ka cements nonāks ne vēlāk kā 10. jūnijā. Šis piemērs parāda divus ieguvumus pieņēmumu pieņemšanai.

Pirmais ieguvums ir tas, ka pieņēmums par cementa saņemšanu ne vēlāk kā 10. jūnijā ļauj plānot aktivitātes, kas balstās uz cementa saņemšanu. Otrs ieguvums ir tas, ka tā nodrošina materiālu atbildīgajai personai cementa piegādes termiņu, ko viņš pēc tam var nodot piegādātājam. Tā nejauši ir izveidojusi galveno termiņu, lai projekts varētu virzīties uz priekšu.

Pieņēmumu noteikšana nosaka kritērijus, kas projekta laikā bieži tiek pārskatīti, lai palīdzētu projekta komandai uzturēties darbības jomā, laikā un budžeta ietvaros. Bet kas notiek, ja pieņēmumi ir nepareizi? Tas ir, ja risks sākas.

Risks

Tiklīdz būsiet izveidojis savu darbības jomu un norādījis pieņēmumus, kas ir apjoma un aplēšu pamatā, jūs vēlaties sākt novērtēt riska jomas. Risks ir tāds pats projektu vadībā kā reālajā pasaulē; tas ir apdraudējums vai iespēja, kas var radīt kaitējumu.

Visi projekti ietver risku, un, ja esat projekta vadītājs vai projekta īpašnieks, ne tikai esat atbildīgs par risku prognozēšanu, bet arī jūsu uzdevums ir informēt par šo risku iespējamo ietekmi uz projekta komandu un sagatavoties risku mazināšanai.

Risks nāk dažādos līmeņos. Reizēm risks var tikai nozīmēt, ka projekts būs nedaudz atšķirīgs vai neliels negaidīts pagrieziens. Tomēr dažos gadījumos risks var izraisīt katastrofālus rezultātus, kas pārvērš jūsu projektu uz galvas.

Izmantojiet rotaļlaukuma scenāriju no iepriekš minētā cementa piemēra. Viens no riskiem ir tas, ka cements nenonāk līdz pieņemtajam datumam - 10. jūnijam. Kāda ir šī riska iespējamā ietekme? Šīs problēmas rezultātā visas sekojošās darbības, kas seko pēc cementa ielešanas, aizkavējas.

Riski var būt arī pozitīvi. Apsveriet ietekmi uz projektu, ja cements parādās ātrāk nekā paredzēts. Lai gan tas šķiet pozitīvs rezultāts, tas joprojām rada problēmas visu pārējo projekta posmu laikam un secībai.

Projekta vadītāji sadarbojas ar savu projektu komandām, lai saprastu un identificētu iespējamos riskus. Viņi šo procesu turpina soli tālāk un aplūko iespējamo riska smagumu un tā iespējamību. Turklāt tās identificē tās personas, kas vislabāk spēj identificēt risku rašanās laikā, un izstrādā saskaņotus riska mazināšanas plānus.

Daudzi uzņēmumi ir izstrādājuši detalizētus riska veidus, ko viņi ir izstrādājuši laika gaitā un no pieredzes ar citiem projektiem. Dažas nozares ir apkopojušas riska profilus, kas tiek izmantoti kā riska analīzes sākumpunkts. Daudzās nozarēs ir arī ļoti detalizēta statistiskās analīzes riska plānošanai.