Kā uzraudzītājs var pārvaldīt trūkumus

Saskaņā ar CCH neplānotu absolventu aptauju, darba devēji zaudē darbu, kad ir jāuztur darbinieki darbā. Neparedzēti prombūtnes rādītāji ir palielinājušies līdz augstākajam līmenim kopš 1999. gada. Vēl joprojām ir vislielākās bažas, ka gandrīz divi no trim darbiniekiem, kuri neparādās darbam, nav fiziski slimi.

Lielākajā daļā uzņēmumu atbildība par kavējumu novēršanu galvenokārt ir bijusi tiešo uzraudzītāju ziņā. Šie uzraudzītāji bieži vien ir vienīgie cilvēki, kuri zina, ka konkrēts darbinieks nav klāt.

Viņiem ir vislabākā situācija, lai izprastu apstākļus, kas saistīti ar indivīda prombūtni, un pamanītu problēmu agrīnā stadijā. Tādēļ viņu aktīva iesaistīšanās uzņēmuma prombūtnes procedūrās ir izšķiroša, lai nodrošinātu vispārēju efektivitāti un turpmāko panākumu trūkumu attiecībā uz prombūtnes politiku vai programmu.

Lai nodrošinātu, ka uzraudzītāji ir ērti un kompetenti, pildot savus pienākumus, viņi ir pilnībā jāatbalsta no augstākās vadības. Visām pusēm ir jāapzinās prombūtnes politikas un procedūru mērķis. Vai starp departamentiem ir jābūt neatbilstībām; politika var zaudēt savu efektivitāti.

Lai nodrošinātu lielāku konsekvenci, uzraugiem būtu jāapmāca viņu pienākumi attiecībā uz prombūtnes vadību, jāinformē, kā veikt efektīvas atgriešanās darba intervijās un vajadzības gadījumā izglītot disciplinārlietu izmantošanu.

Uzrauga pienākumi

Papildus tam, lai nodrošinātu, ka darbs tiek pienācīgi aptverts darbinieka prombūtnes laikā, ir vairākas citas kritiskas darbības, kuras uzraugiem jāveic, lai vadītu prombūtni. Viņiem vajadzētu:

• nodrošināt, ka visi darbinieki ir pilnībā informēti par organizācijas politiku un procedūrām, kā rīkoties, ja
• būt pirmais kontaktpunkts, kad darbinieks ir slims
• uzturēt pienācīgi detalizētus, precīzus un atjauninātus personāla prombūtnes ierakstus (piemēram, datums, slimības veids / prombūtnes iemesls, paredzamā atgriešanās darba dienā, ārsta sertifikācija, ja nepieciešams),
• identificēt jebkādus trūkumus, kas rada bažas, t
• veikt intervijas uz darbu
• nepieciešamības gadījumā īstenot disciplināras procedūras.

Intervija par atgriešanos darbā

Uzraudzītāju apmācībai par to, kā vislabāk vadīt prombūtni, būtu jāiekļauj norādījumi par to, kā veikt efektīvas un taisnīgas atgriešanās darbā. Nesenie valsts apsekojumi liecina, ka šīs intervijas tiek uzskatītas par vienu no efektīvākajiem īstermiņa prombūtnes pārvaldības instrumentiem.

Diskusija par atgriešanos darbā ļaus vadītājam atgriezties darbā, kā arī apliecina vadības stingro apņemšanos kontrolēt un pārvaldīt darba kavējumus darba vietā. Intervija ļaus pārbaudīt, vai darbinieks ir pietiekami labs, lai atgrieztos darbā.

Vajadzīgos dokumentus var aizpildīt tā, lai prombūtne un tās secinājumi tiktu pareizi reģistrēti. Fakts, ka pastāv noteikta procedūra, lai izmeklētu un apspriestu darba ņēmēju bez darba, pats par sevi var būt atturošs faktors, lai izvairītos no nepamatotiem iemesliem.

Intervijas jāveic pēc iespējas ātrāk pēc absenta atgriešanās darbā (ne vēlāk kā vienu dienu pēc viņa atgriešanās). Darbiniekam jādod plašas iespējas izklāstīt iemeslus, kādēļ viņa nav. Uzraudzītājam vajadzētu izmantot interviju kā laiku, lai izpētītu visus jautājumus, kas darbiniekam var būt, kas izraisa prombūtni.

Mērķis ir veicināt atvērtu un atbalstošu kultūru. Ir ieviestas procedūras, lai pārliecinātos, ka vajadzības gadījumā tiek piedāvāta palīdzība un konsultācijas, un lai nodrošinātu, ka darbinieks ir piemērots, lai atgrieztos darbā.

Darbinieki parasti novērtēs iespēju izskaidrot reālus iemeslus, kādēļ oficiālā struktūra nav. Ja vadītājs apšauba prombūtnes iemeslu autentiskumu, viņam / viņai jāizmanto šī iespēja, lai paustu šaubas vai bažas.

Darba ņēmējam vienmēr ir jāapzinās, ka intervija nav tikai daļa no uzņēmuma procedūrām, bet gan nozīmīga sanāksme, kuras laikā ir konstatēta prombūtne un kas var ietekmēt turpmāko nodarbinātību. Darbiniekam jāpaskaidro uzņēmuma disciplinārā procedūra nepieņemama prombūtnes līmeņa gadījumā.

Tikšanās laikā intervijai nebūtu jākļūst par soda veidu, bet tā ir jāuzskata par iespēju izcelt un izskaidrot prombūtnes sekas departamentā. Lielākā daļa darbinieku iegūst lepnumu un sasniegumus no sava darba un vadība ir jāmudina izturēties pret šiem cilvēkiem kā atbildīgiem pieaugušajiem.

Ieteicamās disciplinārās procedūras, ja turpinās nepiedalīšanās

Turpmākajās vadlīnijās ir izklāstīti ieteicamie pasākumi, kas jāveic gadījumos, kad īstermiņa prombūtnes tiek uzskatītas par pieņemamam līmenim noteiktā laika posmā.

1. posms: konsultēšana Intervija

• Tiešajam vadītājam jāinformē darbinieks par viņa bažām par prombūtni, jācenšas noteikt slimības iemeslus un noteikt, kas jādara, lai uzlabotu apmeklējumu.
• Ja šajā stadijā ir konstatēts kāds veselības stāvoklis un tas varētu ietekmēt darba piemērotību, vadītājam jāorganizē tikšanās ar uzņēmuma apstiprinātu ārstu. Tas jāapstiprina ar darbinieku rakstiski piecu darbdienu laikā.
• Ja no diskusijas problēma, šķiet, nav saistīta ar nepietiekamu darba nespēju, vadītājam jāinformē darbinieks, ka, lai gan reģistrētās slimības var būt patiesas, ir sagaidāms ilgstošs apmeklējuma uzlabojums vai nākamais procedūras posms tiks veikti.
• Apmeklējums tiks pārskatīts katru mēnesi nākamajos sešos mēnešos.

2. posms: pirmais oficiālais pārskats (mutiskais brīdinājuma posms)

• Ja pēc analīzes un regulāras uzraudzības darbinieka prombūtne turpina pasliktināties, viņš ir jāaicina piedalīties oficiālajā pārskatīšanas sanāksmē ar vadītāju.
• Ieraksta trūkums ir jāprecizē vēstulē, kurā darbinieks tiek aicināts uz šo interviju. Darbiniekam jāinformē, ka viņai ir tiesības būt pārstāvētai arodbiedrības pārstāvim vai kolēģim.
• Šīs tikšanās mērķis būs:

  - turpināt pārrunāt prombūtnes iemeslus, - informēt darbinieku par pakalpojumu un tās prombūtnes ietekmi uz izmaksām; t

  - Nodrošināt darbinieku (izņemot gadījumus, kad nolemj meklēt medicīnisku palīdzību), ka, ja nav būtiska un ilgstoša uzlabojuma, viņas darbu var izbeigt, jo viņai nav iespējams uzturēt pieņemamu apmeklējuma līmeni. Tas ir mutisks brīdinājums.

• Ja ir nepieciešama medicīniska palīdzība, nekavējoties jārīkojas. Tādēļ sanāksme tiek atlikta tikai, lai varētu pabeigt šo procesa daļu. Piecu darbdienu laikā darbiniekam jāsaņem medicīniskā palīdzība. Pēc tam sanāksme tiek sasaukta ar AP, un tiek apspriests ārsta viedoklis.
• Ja ārsts apstiprina piemērotību darbam, darbinieks jābrīdina par turpmākās prombūtnes sekām.

3. posms: otrais oficiālais pārskats (rakstisks brīdinājuma posms)

• Regulāra uzraudzība liecina, ka nav notikusi neveiksmes modeļa uzlabošanās, otrā oficiālā sanāksme notiks ar AP.
• Vēstulē, kurā darbinieks tiek uzaicināts uz sanāksmi, tiks iekļauti trūkumi un, vēlreiz, padomi par pārstāvību.
• Jebkurai jaunai informācijai, kas sniegta sanāksmē par sliktu veselību vai slimības rakstura izmaiņām, var būt nepieciešams novērtēt uzņēmuma apstiprināts ārsts.
• Darbiniekam jādod iespēja izskaidrot viņa vai viņas prombūtnes ierakstu. Ja nepieciešams, uzraudzītājam jāinformē darbinieks, ka tiek izsniegts oficiāls rakstisks brīdinājums un ka šis brīdinājums paliks darbinieka datnē uz noteiktu laiku. Brīdinājuma kopija jāizsniedz darbiniekam un viņa pārstāvim.
• Darbiniekam jāinformē, ka uzņēmuma apmeklējuma gaidas neievērošana un pašreizējā nepieņemamā prombūtnes ieraksta uzlabošana izraisīs darbinieka nodarbinātības izbeigšanu.
• Ja ir šaubas par piemērotību darbam, veiciet pārcelšanas iespējas atbilstoši ārsta saņemtajiem norādījumiem. Konsultējieties ar darbinieka arodbiedrības pārstāvi (ja piemērojams) par pārcelšanas procesu un iespējām.

4. posms: pagaidu darba pārtraukšana

• Ja pēc iepriekšējo disciplinārlietu procesa posmu īstenošanas apmeklējuma nav uzlabojusies, vadība var turpināt pagaidu atcelšanu bez darba samaksas. Nodomu apturēt ir jāapstiprina rakstiski, norādot datus par sākuma un beigu datumiem. Apturēšanas vēstules kopija jānosūta darbinieka pārstāvim (ja piemērojams).

5. posms: Nodarbinātības izbeigšana

• Šis ir pēdējais posms disciplinārajā procesā, kurā darbinieks tiek atlaists par nespēju izpildīt uzņēmuma prasības par piedalīšanos darbā. Atlaišanu var veikt tikai ar augstākā līmeņa vadītāja un AP rakstisku atļauju.
• Vēstulē, kurā darbinieks tiek uzaicināts, atkal tiks iekļauti padomi par pārstāvību un izklāstīti trūkumi. Darbiniekam jāinformē, ka intervijas rezultātā viņš var tikt atbrīvots no darba nespējas veikt darba pienākumus.
• Jebkurā gadījumā, ja tiek saņemta jauna informācija par darbinieka veselību vai darba spēju, var būt jāapspriežas ar uzņēmuma ārstu.
• Ja tiek pieņemts lēmums par atlaišanu, pamatojoties uz spēju, atlaišanas vēstules kopija jānosūta darbinieka pārstāvim (ja nepieciešams).
• Darbiniekam var būt tiesības pārsūdzēt atlaišanu. Apelācijai jābūt saskaņā ar uzņēmuma disciplinārām procedūrām.

Problēmas, kas saistītas ar neveiksmes pārvaldību

Jāapzinās, ka uzraudzītāji bieži ir neērti vai nevēlas ziņot par tiem, kuri ir pārsnieguši pieņemamos prombūtnes līmeņus. Sakarā ar daudzajiem spiedieniem uzraugiem, nepārtraukta prombūtnes politikas īstenošana ne vienmēr ir viņu galvenā prioritāte.

Ir svarīgi censties panākt, lai subjektīvs būtu ārpus prombūtnes vadības un lai visi darbinieki tiktu uzskatīti par tādiem pašiem. Ir svarīgi būt konsekventiem, noturīgiem un godīgiem visiem. Ja prombūtne netiek risināta vai risināta nekonsekventi, var rasties zemāka morāle.

Lielākā daļa darbinieku novērtēs politiku un programmas, kas ir labvēlīgas, nevis soda. Stingri vai soda pasākumi, kas liek darbiniekiem ierasties darbā, var likt darbiniekiem kļūt par "prombūtnes laikā".

Viņi dara pēc iespējas mazāk un pretoties jebkādiem centieniem panākt, lai viņi darītu vairāk. Ir jāievieš citas programmas, kas palīdz darbiniekiem piedalīties darbā, piemēram, elastīga darba plānošana, darba dalīšana, apbalvojumi un labsajūtas programmas.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges ir vadošais konsultants vadošajā augstākajā līmenī un specializējies, lai palīdzētu pārspīlētajiem vadītājiem uzvarēt darbā un gūt panākumus dzīvē.