Kā vadīt efektīvas sanāksmes, kas rada rezultātus

Cilvēki tik daudz laika pavada biznesa tikšanās reizēs, ka sanāksmju laika pārvēršana ilgtspējīgos rezultātos ir veiksmīgu organizāciju prioritāte. Lai sapulces vadība būtu veiksmīga, darbības, kas padara biznesa sanāksmes veiksmīgas, ir pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās.

Ja izmantojat šos divpadsmit biznesa sanāksmju vadības padomus, jūsu tikšanās un komandas darbosies labāk un sniegs labākus rezultātus.

Darbības, kas jāveic pirms biznesa tikšanās

Darbības pirms biznesa tikšanās izveido pamatu sanāksmju rezultātu sasniegšanai. Jūs varat veikt visus nepieciešamos pasākumus, bet bez iepriekšēja darba jums nebūs veiksmīga.

Plānojiet biznesa tikšanos

Efektīvas biznesa tikšanās, kas rada rezultātus, sākas ar gudru plānošanu. Pirmkārt, noskaidrojiet, vai jums ir vajadzīgi citi darbinieki, lai palīdzētu jums plānot sanāksmi (t.i., velkot cilvēkus no dažiem departamentiem). Tad izlemiet, ko jūs cerat paveikt, organizējot sapulci un izveidojot savus sapulces mērķus.

Mērķi, kurus jūs nosakāt savai biznesa sanāksmei, izveidos sistēmu efektīvam sapulču plānam. Kā saka Stephen Covey "Ļoti efektīvo cilvēku septiņās paradumos", "Sāciet ar prātu." Jūsu sapulces mērķis noteiks sapulces fokusu, sapulces darba kārtību, un dalībniekiem, kas jums jāapmeklē sanāksmē.

Pārliecinieties, ka jums ir nepieciešama tikšanās

Tas var izklausīties atpakaļ, bet, tiklīdz esat izveidojis savu biznesa sapulču plānu, pārliecinieties, vai sapulce ir piemērots līdzeklis, lai sasniegtu noteiktos mērķus. Sanāksmju rīkošana ir dārgs pasākums, ja apsverat apmeklētāju apmaksājamās izmaksas. Pieliek visas pūles, lai noteiktu, vai sapulce ir labākā iespēja, lai atrisinātu problēmu, uzlabotu procesu vai izveidotu ilgtermiņa vai īstermiņa stratēģiju jūsu komandai vai nodaļai.

Nodrošināt atbilstošu dalību sanāksmē

Ja biznesa tikšanās ir piemērots līdzeklis, lai sasniegtu savus mērķus, sazinieties ar dalībniekiem, kuru apmeklējums ir nepieciešams, lai sanāksme būtu veiksmīga. Tas var izklausīties kā ne-brainer, bet tas ceļo līdz visviest vadošajam vadītājam - galvenajiem dalībniekiem jābūt pieejamiem sanāksmē.

Dažreiz cilvēki nosūta delegātus viņu prombūtnes laikā. Ja delegāts piedalās svarīga lēmumu pieņēmēja vietā, pārliecinieties, ka izraudzītajam personāla loceklim ir tiesības pieņemt galīgos lēmumus, kurus var parakstīt. Pretējā gadījumā atlikt sanāksmi.

Izplatīt un pārskatīt pirmsdarbu pirms sanāksmes

Cik daudz tikšanās jūs esat piedalījušās, kas sākās ar tikšanās koordinatoru, iznākot papīru vai veicot PowerPoint prezentāciju, lai sāktu diskusiju? Tas ir nomākts, jo nokļūst līdz misiņa taktikai; sapulce kļūst par grupu lasīšanu, kas gandrīz nav produktīvs jūsu uzņēmumam.

Jūs varat padarīt biznesa tikšanās visproduktīvākās un nodrošināt rezultātus, pirms sanāksmes sniedzot nepieciešamo priekšdarbu. Nodrošinot iepriekšēju darbu, diagrammas, grafikus un lasīšanas materiālus 48 stundas pirms sanāksmes sākuma, ikviens nāk gatavs lēkt pa labi.

Dokumentācijā, kas palīdzēs sasniegt sapulces mērķus, var būt:

• ziņojumus un datus
• diagrammas un saites uz konkurētspējīgu informāciju
• mēneša pārdošana
• ražošanas plāniem
• Microsoft PowerPoint slaidi, kas ilustrē galvenos diskusiju punktus
• sanāksmju protokoli, piezīmes un pēcpārbaudes no iepriekšējām sanāksmēm vai ar tām saistītām sanāksmēm un projektiem

Darbības, kas jāveic biznesa tikšanās laikā

Biznesa tikšanās laikā, ja jūs laiku izmantojat, jūs izveidosiet entuziasmu par šo tēmu un radīs dalībnieku apņemšanos. Cilvēki jutīsies par kaut ko lielāku nekā viņu ikdienas problēmas. Tāpēc labi organizēta, aktīva sanāksme, kas nosaka posmu turpmākajai darbībai, nodrošinās sapulces rezultātus.

Efektīva biznesa tikšanās atvieglošana

Sanāksmes vadītājs nosaka pozitīvu, produktīvu toni sapulces dalībnieku mijiedarbībai. Efektīva sanāksmju atvieglošana sākas ar mērķu pārskatīšanu vai sagaidāmajiem sanāksmes rezultātiem un darba kārtību. Koordinators palīdz grupas dalībniekiem koncentrēties un produktīvi.

Sanāksmes plāns un darba kārtība nosaka sanāksmes pamatu. Efektīvs koordinators, kas uztur dalībniekus uz ceļa, nodrošina sapulces rezultātā gaidāmo, vēlamo rezultātu sasniegšanu.

Iesaistīt katru dalībnieku veicamajās darbībās

Katrai darba grupai ir dažādas personības, kas parādās sanāksmēs. Jums ir klusi kolēģi, kā arī cilvēki, kas cenšas dominēt katrā diskusijas punktā. Neatkarīgi no tā, vai sanāksme tiek sekmēta vai apmeklēta, katrs dalībnieks ir jāiesaista sanāksmes mērķu procesā.

Tas nodrošina, ka katrs dalībnieks tiek ieguldīts sanāksmes tēmā un turpinās darbu. Jums nav viena locekļa - vai pats - mēģināt nēsāt visu slodzi.

Izveidojiet efektīvu biznesa sanāksmju izpildes plānu

Biznesa tikšanās laikā veiciet rīcības plānu ar darbības jautājumiem. Efektīvi plāni ietver:

• Konkrētais darbības elements
• Tās personas vārds, kura uzņēmusies īpašumtiesības, lai veiktu darbību
• Rīcības vienības termiņš
• Vienprātība par to, kas ir darbības posma pabeigšana

Apspriediet reālos dzīves scenārijus un šķēršļus panākumiem, kas komandas locekļiem var rasties, mēģinot izpildīt priekšmetus, kas nepieciešami rezultātu iegūšanai. Ja jums ir nepieciešama papildu sanāksme, iestatiet laiku, pirms dalībnieki atstāj, lai tas būtu ikviena kalendārā.

Darbības, kas jāveic pēc biznesa tikšanās

Pasākumiem un plānošanai pirms sanāksmes un tās laikā ir liela nozīme, lai palīdzētu sasniegt gaidītos, pozitīvos un konstruktīvos rezultātus. Jūsu pasākumi pēc tikšanās ir tikpat svarīgi. Turpmākie pasākumi nākamajā plānotajā sanāksmē nekad nav pietiekami, lai nodrošinātu rezultātus.

Publicēt sapulces protokolus

Publicējiet savas minūtes un rīcības plānu 24 stundu laikā. Cilvēki visefektīvāk piedalīsies rezultātos, ja viņi nekavējoties sāks darboties. Viņiem joprojām ir jauna sanāksmes atmiņa, dažādi diskusiju punkti un katras sanāksmes vienības pamatojums.

Arī minūšu sadalījuma aizkavēšanās ietekmēs jūsu rezultātus, jo lielākā daļa cilvēku gaida, lai protokoli tiktu iesniegti pirms to saistību izpildes.

Efektīva biznesa tikšanās uzraudzība

Termiņu ievērošana un ievērošana un pēcpārbaude palīdzēs jums sasniegt jūsu sanāksmju rezultātus. Pēc sanāksmes katrai personai, kurai ir rīcības elements, ir jāsagatavo rīcības plāns katras savas saistības izpildei.

Neatkarīgi no tā, vai viņi raksta soļus savā plānotājā, deleģē uzdevumus citam personālam vai nekavējoties pabeidz uzdevumu, persona ir atbildīga par turpmāko darbu.

Un jūs varat uzlabot sapulces rezultātus, sekojot līdzi katrai personai vidusceļā starp sanāksmēm. Jūsu mērķis ir pārbaudīt progresu un nodrošināt, ka uzdevumi tiek veikti.

Atbildība par turpmākajiem pasākumiem nākamās sanāksmes laikā

Vai jūs kādreiz esat sēdējis papildu sanāksmē, kurā piedalījās katrs dalībnieks, kurš stāstīja grupai, kāpēc viņi nespēja izpildīt savas saistības? Noteikuma vai atbildības noteikšana par rezultātiem sākas jūsu tikšanās cikla sākumā.

Palīdzība, ko veic koordinators starp sanāksmēm, palīdz, bet grupai ir jāpanāk, ka saistības netiek ievērotas. Vai dalībnieki nākamajā sanāksmē ziņo par panākumiem un rezultātiem, cerot, ka visi dalībnieki būs izpildījuši izvirzītos mērķus. Ja uzdevums ir apstājies, nākamajā sanāksmē noskaidrojiet, vai ir likumīgs ceļš, lai panāktu progresu, un noteikt, kā rīkoties.

Apspriediet nepārtrauktas pilnveidošanas biznesa tikšanās procesu

Katras biznesa tikšanās apspriešanas prakse ir spēcīgs instruments nepārtrauktai uzlabošanai. Dalībnieki pārrunā, kas ir efektīvs vai neefektīvs par pašreizējo biznesa tikšanās procesu. Viņi arī pārrunā progresu, ko viņi uzskata par gataviem šajā jautājumā.