Kā izstrādāt ārpakalpojumu plānu

Daudzas diskusijas par ārpakalpojumiem plašsaziņas līdzekļos padara to par sarežģītu, bet tas ir diezgan vienkārši. Pat mūsu mājās, mēs "ārpakalpojumus" daudz uzdevumus: Cooking, uzturot mūsu zālienu, un bērnu aprūpi, tikai nosaukt dažus. Kad mums nav laika, uzmanības vai prasmju veikt darbu paši, mēs meklējam kādu, kas var, un kādu, kas darīs darbu par cenu, ko mēs varam atļauties maksāt. Korporācijas darbojas vienādi, pat ja to lēmumi var ietvert vairāk faktoru un lēmumu pieņēmējus.

Attīstības process

Bet tāpat kā ģimenes pieņem dažādus lēmumus, korporācijas var nonākt pie pārsteidzoši atšķirīgiem lēmumiem par ārpakalpojumiem.Nav veidnes, kas darbotos visiem uzņēmumiem, bet ir process, kas visiem uzņēmumiem jāapsver:

Realizācija

Agrāk daudzas korporācijas, iespējams, nebija zināmas, kādas bija ārpakalpojumi. Šodien viņi zina par ārpakalpojumiem, bet nevar saprast, cik daudz ārpakalpojumu (un ārpakalpojumu) programmu viņi jau darbojas: kopēšanas centri, pasta telpas, iekārtu pārvaldība, IT un pat juridiskās nodaļas daļas. Ārpakalpojumi var neatrisināt katru problēmu, bet, uzzinot par iepriekšējo līgumu paaudzi, tiks identificēti jauni projekti un sniegts vērtīgs ieskats.

Mērķu izvirzīšana

Lai veiksmīgi izveidotu ārpakalpojumu programmu, jums ir jādefinē konkrēti mērķi, piemēram, jāsamazina uzņēmuma kopējās izmaksas par pieciem procentiem, jākoncentrējas uz vienas atrašanās vietas efektivitāti un aplūkojiet tikai vienā uzņēmējdarbības vienībā veiktās funkcijas. Mērķiem nav nepieciešamas milzīgas detaļas. Pieaugot jūsu ārpakalpojumu pieredzei, definīcijas mainīsies.

Dalība

Lai sniegtu ieguldījumu plānā, pārbaudītu pieņēmumus un sniegtu ekspertu vērtējumu, jums ir vajadzīgi dalībnieki no daudzām kompetences jomām. Pārejot no vispārēja plāna uz konkrētiem projektiem, jūs atkārtojat šo procesu un izveidosiet apakšgrupas ar vēl specifiskākām zināšanām.

Identifikācija

Tagad, kad jums ir mērķi un eksperti, lai identificētu un interpretētu informāciju, ir pienācis laiks noteikt konkrētus projektus jūsu ārpakalpojumu programmai. Katrs uzņēmums izstrādā atšķirīgus kritērijus un to pamatā ir kultūra, kā arī finanšu vai operatīvā analīze, bet ir kopīgi kritēriji, kas jums jāaplūko:

• Iepriekšējie lēmumi: Jūsu uzņēmums, iespējams, ir pieņēmis agrākus lēmumus par tādu darbinieku izmantošanu, piemēram, pagaidu darbiniekus vai pakalpojumu līgumus. Sīkākai informācijai strādājiet ar iepirkumiem un jūsu PMO (Project Management Office). Uzziniet, kā viņi risināja šajā sarakstā iekļautos jautājumus, un apkopojiet gūto pieredzi.
• Ekspertīze: Vai jūs veicat funkcijas vai ražojat produktus bez pietiekamas pieredzes, vai arī jums ir problēmas ar menedžeru saglabāšanu? Vai pašreizējai vadībai ir plāns šo problēmu risināšanai? Ja nē, tas varētu būt labs ārpakalpojumu projekts.

• Kvalitāte: Pat ja funkcijai ir cilvēki ar atbilstošām prasmēm un pieredzējušiem menedžeriem, jūs nedrīkstat saņemt nepieciešamo pakalpojumu līmeni. Vai vadītājs veic klientu aptaujas? Ko klienti saka par produktiem vai pakalpojumiem? Kvalitātes trūkums vai interese par klientu apkalpošanu ir vēl viens ārpakalpojumu karogs.
• Izmaksas: Ārkārtīgi augstas kvalitātes pakalpojums ne vienmēr ir laba vērtība. Kā jūsu izmaksas salīdzina ar konkurentiem? Vai funkcija sniedz ikmēneša pārskatus: vienības izmaksas, ekspluatācijas izmaksas, daudzgadu izmaksu tendences? Ja šī funkcija nevar sagatavot šos pārskatus, ārpakalpojumu pakalpojums var nodrošināt lielāku pārredzamību jūsu darbībās.

• Mērogs: Pārbaudot visu savu uzņēmumu, jūs izdarīsiet daudz negaidītu atklājumu. Koncentrējies! Viens liels projekts ir labāks kandidāts ārpakalpojumiem nekā vairāki mazāki projekti. Šis vienīgais lielais projekts prasīs daudz mazāk administratīvo un pārvaldības resursu. Saglabājiet visaptverošu sarakstu, bet atlasiet tikai tos kandidātus, kas sniedz lielu ietekmi jūsu pirmajam projektu vilnim.
• Drošība: Tagad jums ir laba ideja par potenciālajiem projektiem. Ir pienācis laiks tos filtrēt atbilstoši drošības standartiem. Drošība ir sarežģīts un pretrunīgs temats. Dažādām nozarēm piemēro atšķirīgus standartus, un daži uzņēmumi ir vairāk informēti par drošību nekā viņu konkurentiem. Izprast iekšējos un nozares standartus un attiecīgi ierobežot ārpakalpojumu projektus. Apspriedēs iekļaujiet juridisku, IT, korporatīvo drošību, atbilstību (ja tā ir piemērojama) un jebkuru "riska" nodaļu.

• Prioritāšu noteikšana: Katrs iepriekš minētais vienums (un, iespējams, arī citas pazīmes) ir jānovērtē, un tad katram projektam jāpiešķir kopējā "ārpakalpojumu vērtība". Neapšaubāmi, būs daudz diskusiju par to, kuras īpašības ir svarīgākās, ja to rādītāji ir precīzi un vai būtu jāapsver citas pazīmes. Neuztraucieties, ja šis process ilgst mēnešus vai pat gadus.
• Saziņa: Līdz tam laikam, kad esat izvēlējies potenciālos projektus, jūs esat rīkojis daudzas tikšanās un runājis ar daudziem cilvēkiem. Sagaida, ka šīs diskusijas būs publiska informācija departamentos, kurus esat iecerējis izmantot ārpakalpojumiem. Vienmēr pieņemiet, ka šīs diskusijas nonāks jūsu darbinieku vidū, bieži reālā laikā. Rūpīgi pārdomāta korporatīvā komunikācija ir jāsagatavo un jāsagatavo. Nekad neļaujiet baumām kļūt par labāku informācijas avotu nekā faktus.

Izpilde

Šī procesa beigās jums būs jūsu sākotnējais ārpakalpojumu plāns. Veicot šo plānu, ir daudz vairāk pasākumu: datu apstiprināšana, apakškomiteju izveidošana konkrētiem projektiem, piegādātāju, pilotu vadīšana, līgumu slēgšanas tiesību piešķiršana utt. Tomēr, izstrādājot savu plānu, tiek piedāvāti pirmie un svarīgākie soļi.