Biroja palīgu prasmju saraksts ar piemēriem

Biroja asistentu amatus var atrast visās nozarēs, un viņiem ir diezgan liela prasmju kopa. Biroja palīgi dažkārt tiek saukti par sekretāriem vai administratīvajiem asistentiem, bet tas, ko viņi dara, palīdz biroja darbībai. Vai birojs pieder advokātu birojam, medicīnas praksei, izglītības iestādei vai korporācijai, vajadzības ir līdzīgas; kādam ir jāreģistrē ieraksti, jāuztur grafiki un jārūpējas par ikdienas saziņu to cilvēku vārdā, kuri izmanto biroju.

Ka kāds varētu būt jums.

Biroja palīgu darba pienākumi

Lai gan biroja palīgu amati parasti ir līdzīgi viens otram, darbs joprojām ir mainīgs - tas tikai mainās no dienas uz dienu, nevis no amata uz biroju. Šodien jūs varētu darboties kā administrators, rīt, iespējams, vajadzēs izlabot printeri, un nākamajā dienā jums būs jāpabeidz viss reģistrācijas kabinets divdesmit pirmajā gadsimtā. Lai gūtu panākumus, būs nepieciešama ļoti plaša prasmju kopa.

Biroja asistenti ir vieni no lielākajiem biznesa pasaules varoņiem, jo, veicot savu darbu, neviens nezina, ka birojs darbojas pats. Bet daži cilvēki bauda ātru, bet elastīgu darbu, sajūtu, ka viss ir vissirdīgākais. Un labs sekretārs joprojām var atrast darbu gandrīz jebkurā vietā, jebkurā organizācijā.

Kā izmantot prasmju sarakstus

Jūs varat izmantot šos prasmju sarakstus visā darba meklēšanas procesā. Pirmkārt, šo prasmju nosaukumi darbojas kā atslēgvārdi, tāpēc, rakstot CV, izmantojiet tik daudz, cik vien iespējams. Nepaļaujieties uz uzraudzības iestāžu pieņemšanu darbā, lai noskaidrotu, ka jums ir tas, ko viņi vēlas, pastāstiet viņiem tieši.

Otrkārt, jūs varat izmantot šos pašus atslēgvārdus pavadvēstulē. Koncentrējieties tieši uz tiem, kurus jūsu potenciālais darba devējs rūpējas visvairāk. Jums būs jādara savi pētījumi, jo, lai gan biroja palīgu darba vietas bieži vien ir līdzīgas, darba devēju pieņemšana darbā atšķiras pēc to prioritātēm. Darba aprakstā, iespējams, būs vajadzīgo prasmju saraksts. Pievērsiet uzmanību tai.

Visbeidzot, jūs varat izmantot šo diskusiju, lai plānotu savu interviju. Pārliecinieties, ka esat sagatavojis vismaz vienu piemēru uz laiku, kad parādījāt prasmes no katras šeit uzskaitītās kategorijas.

Tas var arī palīdzēt pārskatīt mūsu uzskaitīto prasmju sarakstus pēc darba un prasmju veidiem.

Top biroja asistentu prasmes

Verbālās komunikācijas prasmes: Komunikācija ir kritiska prasme biroja palīgam. Jums būs jādarbojas ar savu vadītāju, kolēģu personālu, profesionāļiem, kurus jūs palīdzat, un, iespējams, klientiem vai cilvēkiem, kas atrodas citās šīs pašas organizācijas birojos. Jūs visi strādājat kā komanda, un jūs esat tās galvenais sakaru centrs. Katru dienu jums būs jābūt jautram, izpalīdzīgam, labi informētam, izteiktam un labam klausītājam.

• Atbildēt uz tālruņiem
• Klientu attiecības
• Saziņa
• Tālruņa zvanu pārsūtīšana
• Ziņu pieņemšana
• Tālruņa zvanu maršrutēšana
• Slēdzis
• Tālrunis
• Vārdiska komunikācija

Rakstiskās komunikācijas prasmes: Lielākā daļa biroja palīgu raksta daudz. Viņi var rakstīt piezīmes, aizpildīt veidlapas vai projektu vēstules vai e-pastus. Daži izveido saturu uzņēmuma tīmekļa vietnei vai rediģē tekstu citiem. Skaidra, profesionāla rakstiska komunikācija ir obligāta.

• Sarakste
• E-pasts
• Pasts
• Pasta sūtījumi
• Rakstīt
• Tekstapstrāde
• Rakstisks paziņojums

Draudzība: Biroja palīgs varētu būt pirmā persona, kuru klients redz, ierodoties birojā. Ja biroja primārais iedzīvotājs šobrīd ir izbraucis, biroja palīgs varētu būt vienīgā persona, ar kuru apmeklētājs sadarbojas. Jums ir jābūt gataviem sveicināt katru apmeklētāju ar smaidu un laipnu vārdu un palīdzēt viņiem ar visu nepieciešamo, cik vien iespējams. Tātad, laba interpersonālā prasme ir nepieciešamība.

• Klientu apkalpošana
• Virzot apmeklētājus
• Elastīgs
• Draudzīgs
• Sveiciet viesus
• Starppersona
• Pozitīva attieksme
• Uzticamība
• Sveicināti apmeklētāji

Tehnoloģijas prasmes: Vecajās dienās sekretāri daudz rakstīja. Laiki ir mainījušies, un līdz ar to ir arī tehnoloģijas, bet biroja palīgi var gaidīt, ka daudz laika pavadīs tastatūras priekšā. Rakstāmmašīnas vietā jums būs jāzina jūsu ceļš dažādās programmatūras lietojumprogrammās. Nezinot arī to, kā rīkoties ar nelielu tehnoloģiju un kā novērst nevienmērīgu printeri.

• Dators
• Excel
• Internets
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Tehnoloģija

Organizācija: Biroja palīgiem jābūt ārkārtīgi organizētiem, lai efektīvi pārvarētu daudzus uzdevumus.Jums būs jāpalīdz saglabāt arī citus cilvēkus no kalendāru uzturēšanas līdz biroja sakārtošanai.

• Administratīvais atbalsts
• Tikšanās
• Norēķini
• Kalendāri
• Kanceleja
• Datu ievade
• Pasta piegāde
• Elektroniskā iesniegšana
• Izdevumu pārskati
• Iesniegšana
• Front Desk operācijas
• Naudas apstrāde
• Biroja pienākumi
• Biroja tehnika
• Biroja piegādes inventarizācija
• Ofisa piederumi
• Biroja atbalsts
• Organizācija
• Papīru darbs
• Piegāde

Problēmu risināšanas prasmes: Problēmu risināšanas vai kritiskās domāšanas prasmes ir svarīgas jebkuram biroja palīgam, jo ​​jūs bieži esat persona, kas nāk ar jautājumiem vai jautājumiem.

• Koordinēt biroja darbības
• Sanāksmes
• Problēmu risināšanas prasmes
• Atbildiet uz jautājumiem
• Plānošana
• Skrīnings un zvanu vadīšana
• Izklājlapas
• Komandas darbs
• Laika organizēšana
• Ceļojumu noteikumi