Ir vajadzīgi top darba prasmju biroja vadītāji

Biroja vadītāji uzņemas atbildību par to, lai viss birojs vai biroju komplekss būtu nevainojami. Tas varētu ietvert tādus pienākumus kā viena vai vairāku administratīvo asistentu vadīšana un uzraudzība. Biroja vadītājiem parasti nav nepieciešama specializēta izglītība, bet viņiem ir nepieciešama daudz atbilstoša pieredze un labi attīstītas prasmju kopas gan administratīvajās, gan vadības lomās.

Ja vēlaties šāda veida darbu, jūs varat ievērojami uzlabot savas izredzes saņemt darbā, zinot, kuras no jūsu prasmēm un pieredzes, lai izceltu lietojumprogrammas un intervijas laikā.

Kā izmantot prasmju sarakstus

Paskatieties uz sekojošo prasmju sarakstu. Jūs varat atrast, ka jums ir vairāk par tiem, nekā jūs domājāt. Izmantojiet savu atbilstošo prasmju nosaukumus kā atslēgvārdus savā atsākšanas un pavadvēstulē, tāpēc nomas vadītājs var skaidri redzēt, ka jums ir tas, ko viņi meklē.

Uzmanīgi izlasiet darba aprakstu, lai jūs zinātu, kāds prasmju līmenis ir svarīgākais jūsu potenciālajam darba devējam. Izpētīt uzņēmumu, lai jūs saprastu uzņēmumu un jebkādas papildu, atbilstošās pieredzes vai zināšanas, ko jums piedāvāt.

Sagatavojoties savai intervijai, nākt klajā ar vismaz vienu konkrētu piemēru par laiku, kad parādījāt katras prasmes, kuras jūs sagaidāt, lai apspriestu. Negaidiet, ka potenciālais darba devējs ņems jūsu vārdu tikai par jūsu pieredzi.

Svarīgas iemaņas

Ne visi biroja vadītāja amati pieprasa tieši tādu pašu prasmju kopu. Daudz kas ir atkarīgs no tā, cik daudz biroja palīgu jums ir jāuzrauga, cik cilvēku izmanto jūsu pārvaldīto biroju un kāda veida programmatūru un citas sistēmas, ko izmanto jūsu darba devējs.

Pastāv dažas iemaņas, ka praktiski visiem efektīvajiem biroja vadītājiem ir un to nevar izdarīt. Varat arī pārskatīt uzskaitītos prasmju sarakstus pēc darba un prasmju veidiem.

Administratīvās prasmes

Kā biroja vadītājs jūs būsiet atbildīgs par vairāku administratīvo uzdevumu izpildi. Tie ietver darbinieku pieņemšanu darbā un šaušanu, darbības novērtējumu veikšanu, jaunu darbinieku apmācību un pārējo uzraudzību. Arī jūsu jurisdikcijā var būt oficiālu pieprasījumu apstiprināšana, vispārējo darījumu veikšana un dokumentu un personāla uzskaites uzturēšana.

Jums būs arī jāplāno, jāuzņemas atbildība par pasta apstrādi, jāplāno un jāapmeklē sanāksmes. Jums var tikt lūgts praktizēt konfliktu risināšanu, deleģēt darbu un būt arī politikas un lēmumu pieņēmējam.

Analītiskās prasmes

Daļa no jūsu darba būs atrast veidus, kā labāk strādāt. Ja jūs varat identificēt neefektivitāti, kā jūsu birojs darbojas un sniedz risinājumus, jūs, iespējams, varēsiet ietaupīt savu darba devēju daudz naudas un ietaupīt kolēģus daudz vairāk.

Liels biroja vadītājs nepārtraukti jautās sev par visiem procesiem, praksi un procedūrām, “vai tas ir jēga? Vai tas ir labākais, ko mēs varam darīt? ”Ieteicams savā analīzē iekļaut analītisko prasmju sarakstu.

Uzmanība detaļām

Kā biroja vadītājs, buks ar jums apstājas. Jūs būsiet atbildīgs par pareizu biroja preču pasūtīšanu savlaicīgi, lai precīzi un organizēti saglabātu ierakstus, kā arī lai sekotu visu citu biroja vajadzībām un problēmām. Ja jūs darāt savu darbu labi, birojs, šķiet, darbojas pats. Ja jūs saņemat sīkāku informāciju, citi cilvēki var nespēt pilnībā veikt savus darbus.

Komunikācijas prasmes

Tāpat kā biroja palīgi, jūs bieži būsiet viens no pirmajiem apmeklētājiem, un jūs reizēm varat būt vienīgais, ko viņi redz, ja kāds no jūsu birojā strādājošajiem profesionāļiem notiek. Jums ir jārīkojas kā efektīvs administrators, vienlaikus veicot citus pienākumus.

Jūs varat arī būt galvenais kontaktpunkts starp dažādiem cilvēkiem, kuri izmanto biroju un, iespējams, starp jūsu biroju un citiem tajā pašā organizācijā. Jums var būt nepieciešams strādāt konfliktu risināšanā un deleģēt darbu. Tas viss palielina gan rakstisku, gan mutisku saziņu, kas vienmēr ir precīza, efektīva, draudzīga un profesionāla.

Datorprasmes

Ir svarīgi, lai biroja vadītājiem būtu plaša datorprasmju izvēle. Specifikācijas būs atkarīgas no jūsu darba devēja, bet parasti ietver datu ievadi, izklājlapas un vispārējus IT uzdevumus.

Vadošie biroji var būt saistīti ar milzīgu atbildību. Biroja vadītāji parasti strādā pie organizācijas virsotnes, ar rokām visos uzņēmuma aspektos. Ja šī centrālā loma aicina jūs, turpiniet pārskatīt prasmju sarakstu, lai redzētu, vai tas varētu būt karjera jums.

Finanšu jautājumi

Jūsu pienākumi var ietvert grāmatvedību, rēķinu izrakstīšanu, budžetu un grāmatvedību. Jums var būt nepieciešama arī algu, mazo un QuickBooks ierakstu apstrāde. Ceturkšņa un pusgada pārskati var būt arī jūsu pienākumu klāstā. Vismaz, ja jūsu birojs vispār rīkojas ar naudu, jūs galu galā būs atbildīgs par to, lai pārliecinātos, ka tas ir labi apstrādāts.

Līderības prasmes

Kā vadītājs, kas var būt liela biroja palīgu grupa, jums būs jāuztur visi motivēti un koordinēti. Jums būs jāveic komandas darbs. Jūsu darbs ietver standarta noteikšanu ikvienam citam darbam un to, ka šie standarti ir izpildīti. Līderība bieži nozīmē palīdzēt citiem cilvēkiem augt karjerā un palīdzēt cilvēkiem pašiem uzsākt un labi sazināties.

Sociālās prasmes

Starppersonu prasmēm ir liela nozīme biroja vadītāja statusā. Jums būs nepieciešama pozitīva attieksme, sveicināti apmeklētāji un jāiesaistās komandas darbā.

Dažādi stiprumi

Biroja vadītājiem ir daudzveidīga prasmju kopa, kas palīdz viņiem efektīvi veikt savu darbu. Tas nozīmē pievērst uzmanību detaļām, kas parasti ir elastīgas attiecībā uz jūsu sniegto atbalstu un ir uzticamas. Biroja vadītājiem ir jābūt arī tīklu veidotājiem, loģiskiem domātājiem, daudzu uzdevumu izpildītājiem un problēmu risinātājiem. Laika pārvaldībai un organizācijai vajadzētu būt otrai dabai cilvēkiem, kas darbojas šajā lomā.