Personāla failu pārskats un paraugu failu politika

Personāla fails ir darba devēja saglabātā dokumentācija par visu darba attiecību ar atsevišķu darbinieku vēsturi un statusu. Darba devējs uztur nodarbinātības dokumentāciju personāla datnē trīs iemeslu dēļ.

• Darba devējs vēlas, lai jums būtu precīza informācija par to, ka jums ir nepieciešama piekļuve informācijai jebkāda iemesla dēļ. Izmaiņas neatliekamās palīdzības kontaktpersonās, darbinieku adresēs, veiktspējas novērtēšanas, disciplināro vēstuļu, darbinieku atzīšanas un nodarbinātības pieteikuma materiālu uzskaitē ir piemērs tam, kāda veida informācija darba devējam būs iespēja ātri piekļūt.
• Darba devējam ir jāsaglabā dokumentācija par personāla jautājumiem, piemēram, darbinieku atlasi, sniegumu, darba vēsturi, kompensācijas pamatojumu un iekšējiem veicināšanas pieteikumiem, lai nosauktu tikai dažus.

  EEOC prasība, tiesas prāva vai pat nepieciešamība attaisnot darba ņēmēja paaugstināšanu vai paaugstināšanu amatā, prasa, lai darba devējs būtu savācis un saglabājis šāda veida darbinieku dokumentāciju.

• Daži darbinieku ieraksti ir nepieciešami federālajām vai valsts valdībām, lai darba devēji to saglabātu. Darbinieku informācijas organizēšana personāla datnē ir lietderīga piekļuvei un juridiskai atbilstībai un gatavībai.

Personāla failu veidi

Darba devējs parasti uztur vairāku veidu personāla lietas, izmantošanai uzņēmējdarbībā, darbinieku konfidencialitāti, medicīnisko privātumu un juridisko atbilstību. Es nezinu nevienu likumu, kurā teikts, cik daudz darba devēja ir jāglabā.

Tomēr ir daudz likumu, un personāla konfidencialitātes jomā ir personāla labākā prakse, kas regulē personāla datņu saturu un kam ir piekļuve šai informācijai. Tie ir personāla faili, kurus uztur lielākā daļa ASV darba devēju. (Vispasaules likumi un prakse var atšķirties.)

• Personāla fails: Tas ir galvenais darbinieku fails, kas satur darba attiecību vēsturi.
• Algas fails: Jūs vēlaties saglabāt atsevišķu failu visiem algu un pabalstu jautājumiem.
• Darbinieku medicīniskais fails: 1996. gada federālās veselības apdrošināšanas pārnesamības un atbildības likums (HIPAA) pieprasa darba devējiem aizsargāt darbinieku medicīniskos datus kā konfidenciālus.
• I-9 darbinieku veidlapas: Jums ir jāuztur atsevišķs fails visiem darbinieka (nevis darbinieka) I-9 veidlapām, jo ​​nevēlaties, lai valdības darbinieki, kuri ir pilnvaroti pārbaudīt šīs veidlapas dažādos apstākļos, meklētu jūsu galvenos, konfidenciālos darbinieku personāla failus.

Darbinieku piekļuve personāla dokumentiem

Darbiniekiem ir atļauts piekļūt saviem darbinieku personāldatiem cilvēkresursu personāla vadībā un uzraudzībā. Darbinieku personāla lietas tiek uzskatītas par darba devēja īpašumiem, kas ir atbildīgas par to uzturēšanu un aizsardzību.

Personāla datņu politikas paraugs

Tālāk ir parādīts personāla failu paraugs, kas paredzēts jūsu uzņēmumam. Tajā aplūkoti dažādi ieteiktie faili, kuriem vajadzētu piekļūt katram failam.

Paraugu politika

Sabiedrība saglabā trīs darbinieku datnes katram darbiniekam.

A personāla fails tiek saglabāts katram darbiniekam (Jūsu uzņēmuma nosaukums). Šie personāla dokumenti satur konfidenciālus dokumentus, un tos vada un uztur personāla darbinieki.

Piekļuve šim failam ir tikai personāla darbiniekiem, un tiek pieņemts, ka katra darbinieka menedžeris uztur savu failu ar dokumentiem, kas attiecas uz darbinieka darbu.

Personāla datnes tipiskie dokumenti ietver nodarbinātības pieteikumu, ģimenes neatliekamās palīdzības kontaktu formu, dokumentētu disciplināro darbību vēsturi, atsākšanu, darbinieku rokasgrāmatu un darba devēja izrakstīšanās lapas, aktuālo personisko informāciju un darba atsauces.

Ne visi personāla faili satur tādus pašus dokumentus, bet katram personāla failam ir daži tādi paši dokumenti.

Payroll faili arī tiek saglabāti; algas datnes satur darbinieka darbavietu, nodaļu, kompensāciju izmaiņu vēsturi un tā tālāk. Piekļuve algas datnei ir ierobežota tikai ar atbilstošiem grāmatvedības un personāla darbiniekiem.

An darbinieka medicīniskā dokumentācija arī tiek saglabāta. Medicīniskās datnes saturs nav pieejams ikvienam, izņemot cilvēkresursu izraudzīto personālu un darbinieku, kura ieraksti ir saglabāti lietā. Jūsu uzņēmuma nosaukumā medicīniskie faili saņem visaugstāko drošas glabāšanas un konfidencialitātes pakāpi.

Darbinieks var apskatīt viņa personāla datni, sazinoties ar cilvēkresursu darbiniekiem parastā darba laikā. Neviens darbinieks nedrīkst mainīt vai noņemt dokumentus no viņa personāla lietas, kas jāapskata personāla personāla klātbūtnē.

Zināms arī kādarbinieku faili, darbinieku ieraksti, cilvēkresursu faili, dokumentācija

Atruna - lūdzu, ņemiet vērā:

Susan Heathfield pieliek visas pūles, lai piedāvātu precīzu, veselīgu saprātu, ētisku cilvēkresursu vadību, darba devēju un darba vietas padomus gan šajā tīmekļa vietnē, gan saistītu ar šo tīmekļa vietni, taču viņa nav advokāts un saturs vietnē, bet autoritatīvs, netiek garantēta precizitāte un likumība, un to nevar uzskatīt par juridisku konsultāciju.

Vietnei ir pasaules mēroga auditorijas un nodarbinātības likumi un noteikumi dažādās valstīs un valstīs atšķiras, tāpēc vietne nevar būt galīga attiecībā uz visām jūsu darba vietām. Šaubu gadījumā vienmēr lūdziet juridisku padomu vai palīdzību no valsts, federālās vai starptautiskās valdības līdzekļiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi. Informācija šajā vietnē ir paredzēta tikai norādījumiem, idejām un palīdzībai.