Personāla failu piekļuves politika un saites uz paraugiem

Visi cilvēkresursu departamenti veic plašu uzskaiti. Likums nosaka, ka cilvēkresursu pārstāvjiem jāuztur daudzi no tiem noteiktā laika periodā. Darbinieki labi apzinās, ka šie ieraksti pastāv (un dažiem ir iespaids, ka lieta no tiem izriet no uzņēmuma uz uzņēmumu, kas nav taisnība).

Tā kā darbinieki zina, ka šie ieraksti pastāv, viņi laiku pa laikam vēlas tos apskatīt, lai redzētu, ko satur fails.

Lemjot, kā nodrošināt darbinieku (un bijušo darbinieku piekļuvi), paturiet prātā visus likumus, kas attiecas uz jūsu uzņēmumu. Daudzās valstīs ir likumi, kas nosaka, ka uzņēmumam ir jādod konkrētas lietas daļas pašreizējiem un bijušajiem darbiniekiem. Sazinieties ar savu nodarbinātības advokātu, lai pārliecinātos, ka jūsu politika atbilst visiem likumiem.

Piemēram, federālais likums paredz, ka ieraksti, kas saistīti ar amerikāņiem ar invaliditāti, tiek glabāti atsevišķi no personāla ierakstiem. Ja jūsu uzņēmums ir pakļauts HIPAA, pārliecinieties, ka jūsu medicīniskā dokumentācija ir atbilstoša.

Iespējams, jums ir daudz rīcības brīvības, lai ļautu darbiniekiem redzēt savā failā. Bet, paturiet prātā, ka pat tad, ja jūs konstatējat, ka darbinieks nevar piekļūt noteiktai informācijai, piemēram, atsauces pārbaudēm, ka tiesas prāvas gadījumā informācija ir atklājama.

Tāpēc norādiet savam personālam precīzi ierakstīt lietas un vienmēr ievērojiet likumu. Darbinieku pieraksti nav vieta iekšējiem jokiem vai snide komentāriem. Tie nav labi izskatīti tiesā.

Parasti viena vārda turētāja uzskaite nodrošina procedūru ievērošanu un konsekvenci. Jūs nevēlaties, lai viens HR menedžeris ļautu cilvēkiem ņemt savus ierakstus atpakaļ pie saviem galdiem, bet citi atsakās piekļūt vispār.

Prasība ikvienam iet caur vienu avotu palīdz uzturēt lietas konsekventas un likumīgas. Likumi par ierakstiem un ierakstu saglabāšanu un piekļuvi ir sarežģīti. Pārliecinieties, vai esat atjaunināts.

Turpmāk norādītā politika ir labs sākums jūsu uzņēmumam, bet paturiet prātā, ka jūsu valsts un vietējie likumi var atšķirties.

Darbinieku reģistru piekļuves politikas paraugs

Visi darbinieki, bijušie darbinieki un darbinieku pārstāvji var apskatīt noteiktu personāla datnes saturu ar iepriekšēju paziņojumu personāla darbiniekiem. Var apskatīt dokumentus, kas attiecas uz darbinieka kvalifikāciju, piemēram, pieteikumu, paaugstināšanu amatā, disciplinārlietu un nodošanu. Turklāt darbinieks var pārskatīt politikas parakstīšanas veidlapas un mācību ierakstus.

Dokumentos, ko darbinieks nevar pārskatīt, ir atsauces vai atsauces pārbaudes, ieraksti par jebkuru vadību veiktu izmeklēšanu, medicīniskie dokumenti, dokumenti, kas saistīti ar tiesvedību, dokumenti, kas varētu būt pretrunā ar cita darbinieka konfidencialitāti, un dokumenti, ko izmanto darbinieku plānošanā.

Procedūra

Darbiniekam, kurš vēlas pārskatīt pieļaujamo personāla datnes saturu, jāsazinās ar Cilvēkresursiem ar 24 stundu paziņojumu (izņemot nedēļas nogales). Bijušajiem darbiniekiem vai cilvēkresursu darbiniekiem nepazīstamajiem darbiniekiem ir jāiesniedz identifikācija un / vai apliecinājums par piekļuvi personāla datnei.

Darbiniekiem ir jāpārskata personāla dokumenti personāla personāla personāla klātbūtnē.

Darbinieki nedrīkst no amata izņemt personāla lietas daļu.

Darbinieks var pieprasīt faila vai faila daļu fotokopijas. Personāla personāla personāls saprātīgi nodrošinās fotokopijas. Plašai kopēšanai darbiniekam būs jāmaksā par fotokopijām.

Ja darbinieks ir neapmierināts ar viņa personāla lietas dokumentiem, personāla personāla klātbūtnē darbinieks var uzrakstīt skaidrojumu vai paskaidrojumu un pievienot to apstrīdētajam dokumentam. HR personāls vai darbinieks nekādā gadījumā nemaina faktisko dokumentu.

Darbinieks var arī lūgt dokumenta izņemšanu no personāla datnes. Ja cilvēkresursu personāls piekrīt, dokumentu var izņemt. Ja Cilvēkresursu personāla loceklis nepiekrīt, jautājumu var pārsūdzēt tādā veidā, kā noteikts uzņēmuma Open Door Policy.

Cerams, ka šī politika ir noderīga, izstrādājot savu personāla failu piekļuves politiku jūsu organizācijai. Lūdzu, pielāgojiet politiku, lai tas atbilstu jūsu organizācijas vajadzībām un kultūrai.