Darbinieku ieraksti Darba devējiem jāuztur

Vēlaties uzzināt, kādus darbinieka ierakstus saglabāt kā darba devēju? Darba devējs katram darbiniekam uztur četrus darbinieku ierakstu failus. Turklāt darba devējs uztur citus darbinieku ierakstu failus visiem darbiniekiem.

Darbinieku reģistru personāla datnes

Katram darbiniekam tiek saglabāts personāla fails. Šie personāla dokumenti satur konfidenciālus dokumentus, un tos vada un uztur personāla darbinieki. Personāla dokumenti ir galvenie darbinieku ieraksti, ko izmanto dažos uzņēmumos, darbinieks un darbinieka vadītājs.

Citās - un tā ir ieteicamā pieeja - piekļuve personāla personāla datnei ir pieejama tikai personālam un darbiniekam, kas atrodas uzraudzībā.

Personāla datnes tipiskie dokumenti ietver nodarbinātības pieteikumu, ģimenes neatliekamās palīdzības kontaktu formu, dokumentētu disciplināro darbību vēsturi, atsākšanu, darbinieka rokasgrāmatas saņemšanas darbinieka pierakstīšanos, darba devēja pierakstīšanās lapas, periodisku novērtējumu, darba novērtējumu vai sniegumu attīstības plāns, apmācības sertifikāti un klātbūtnes pierādījumi, kā arī pašreizējā personīgā kontaktinformācija par katru darbinieku.

Ne visi personāla faili satur tādus pašus dokumentus, bet katram personāla failam ir daži tādi paši dokumenti. Darbinieka darba dokumentācija neietilpst personāla datnē, ja vien tā neattaisno disciplinārlietu, balvu vai kādu citu izcilu sasniegumu. Šādas ikdienas darbības piezīmes pieder failam, ko vadītāji turpina izsekot savu darbinieku sniegumam, mērķiem un ieguldījumiem.

Darbinieku ierakstu algas faili

Algu datņu faili arī uztur darbinieku ierakstus. Darba samaksas datnes satur darbinieka darbavietu, nodaļu, kompensāciju izmaiņu, aizdevumu un citu informāciju, kas nepieciešama darbinieka samaksai un darbinieka kompensācijas vēstures kopijas saglabāšanai.

Algas datnē būs arī valdības veidlapu vēsture, piemēram, W-2, W-4 un sociālā nodrošinājuma ieturēšanas dokumenti, ko aizpildījis darbinieks. Failā būs arī darbinieku pabalstu informācija un atļauja izņemt maksājumus no darbinieku algas.

Darbinieku reģistru medicīniskie faili

Darba devējs uztur darbinieku medicīnisko dokumentāciju. Darbinieku ieraksti medicīniskajā datnē nav pieejami ikvienam, izņemot cilvēkresursu izraudzīto personālu un darbinieku, kura ieraksti ir saglabāti lietā. Medicīniskās datnes satur ārsta piezīmes, FMLA pieteikuma dokumentus, informāciju par narkotikām, nepieciešamo fizisko informāciju un citus dokumentus, kas attiecas uz darbinieka vai viņa ģimenes locekļa medicīnisko veselību.

Medicīniskās datnes, ņemot vērā darbinieku ierakstu konfidencialitāti, saņem visaugstāko drošas glabāšanas un konfidencialitātes pakāpi. Ieteicams, lai medicīniskās datnes tiktu glabātas slēgtās datņu atvilktnēs, kas ir bloķētas telpā, kas nav pieejama darbiniekiem, kas nav personāla locekļi, kuri iecelti ar personālu.

Darbinieku ierakstu I-9 faili

I-9 Faili satur darbinieku ierakstus, kas tiek saglabāti visiem darbiniekiem vienā failā, kas ir atsevišķi no citiem darbinieku ierakstiem. Darba devēji saglabā šo darbinieku ierakstu atsevišķi no citiem darbinieku ierakstiem, lai saglabātu darbinieku konfidencialitāti no valsts amatpersonām un citām struktūrām, kuras ir pilnvarotas pārskatīt darbinieku I-9s.

I-9s saglabāšana atsevišķā vietā nodrošinās, ka, ja izvēlēsieties federālo I-9 failu pārskatīšanu, valsts darbinieki nevarēs piekļūt citiem ierakstiem par darbinieku vai viņa darbu jūsu organizācijā, izņemot faktisko I-9 forma. Šīs izmeklēšanas katru gadu palielinās, lai pārliecinātos, ka jūsu darbinieki ir pareizi aizpildījuši I-9 veidlapas, vai arī jūs varat tikt sodīti ar naudas sodu un iespējami cietumā.

Darbinieku piekļuve darbinieku dokumentiem

Darbinieki var apskatīt savu darbinieku uzskaiti, sazinoties ar cilvēkresursu personālu normālā darba laikā. Neviens darbinieks savā dokumentācijā nedrīkst mainīt vai noņemt dokumentus, kas jāapskata personāla personāla klātbūtnē.

Darbinieku personāla rokasgrāmatā ir jāiekļauj darbinieku personāla reģistrēšanas politika un jāievēro tā nejauši, ņemot vērā darbinieku pieprasījumus apskatīt viņu failus.

Ja darbinieks nosūta rakstisku pieprasījumu par personāla ierakstu kopiju pēc darba attiecību atstāšanas, jums ir jānosūta kopija.

Reizēm jūs sastapsieties ar darbinieku, kurš ir aizdomīgs par to, kāda veida darbinieku uzskaite tiek saglabāta personāla departamentā. Tie ir darbinieki, kuri visticamāk pieprasīs kopiju saviem darbiniekiem. Atkal, bez diskriminācijas, dariet faila kopiju un nosūtiet to. (Iespējams, saņemsiet atsauksmes par to, ka darbinieks pārsteigts par to, cik maz personāla personāla saglabā dokumentāciju.)

Dažās jurisdikcijās ir likumīgi iekasēt darbinieku par faila dublēšanas un nosūtīšanas izmaksām.