HR pakalpojumu sniegšanas vienkāršošana un paātrināšana

Cilvēkresursu vadītāji ir nozīmīgs atbalsta un komforta avots darbiniekiem gan viņu personiskajā, gan profesionālajā dzīvē. Cilvēkresursi ir pakalpojumu bizness, un šis pakalpojums ietver palīdzot darbiniekiem virzīties karjerā un atrisināt jautājumus starp darbiniekiem un viņu vadītājiem.

HR arī atbalsta viņus ar dažiem svarīgākajiem un svarīgākajiem notikumiem savā dzīvē, ieskaitot laulību, dzemdībām un cīņu pret nopietnu slimību.

Taču pārāk bieži ikdienas administratīvie pakalpojumi, piemēram, atbildes uz tiem pašiem jautājumiem atkal un atkal vai vienkāršu darījumu pabeigšana, patērē lielāko daļu HR laika.

Samaziniet administratīvo slodzi

Galvenais, lai samazinātu šo administratīvo slodzi, ir apmācīt darbiniekus kļūt pašpietiekamākiem un automatizēt ikdienišķākus uzdevumus.Tas var palīdzēt pakalpojumu pārvaldības pieejas piemērošanā. Pakalpojumu pārvaldība vienkāršo ikdienas administratīvo pakalpojumu sniegšanu, atbrīvojot laiku, lai koncentrētos uz augstvērtīgām darbībām.

Tipiskajai HR organizācijai, iespējams, ir sistēmas darbinieku datu un ar darbu saistītu darbību pārvaldībai. Tomēr, visticamāk, tam nav automatizētas sistēmas darbinieku pieprasījumu izskatīšanai un pieprasījumu izpildei.

Apsveriet, kas notiek, kad darbinieks saņem izsaukumu uz žūrijas nodevu: iespēja, ka uzņēmums joprojām paļaujas uz fiziskiem dokumentiem vai e-pasta vēstulēm, lai tiktu galā ar darbinieka pieprasījumu pēc darba laika.

Tā kā darbinieku mijiedarbība tiek bieži izsekota, izmantojot e-pasta vēstules un izklājlapas, darbinieku pieprasījumi bieži tiek izlaisti vai netiek ievēroti. Tad rodas kļūdas, radot papildu neapmierinātību un papildu darbu HR.

Izmantojot e-pastu, nav viegls veids, kā noskaidrot, vai pieprasījums ir apstājies, vai precīzi noteikt un novērst šķēršļus procesiem. Tāpat ir grūti analizēt un reaģēt uz darbinieku vajadzībām, piemēram, identificējot bieži pieprasīto informāciju un nodrošinot, ka tas ir pieejams tiešsaistē.

Manuālie administratīvie procesi kavē darbiniekus un ir milzīgs HR komandu aizplūšana. Nesenā aptaujā konstatēts, ka cilvēkresursu darbinieki vidēji 12 stundas nedēļā iztērē parastos darbinieku zvanus un e-pastus.

Pakalpojumu pārvaldības pieeja darbinieku vajadzību apmierināšanai

Pakalpojumu pārvaldības pieeja novērš šos garlaicīgos, laikietilpīgos procesus. Tas ne tikai aizstāj e-pastu - tas pārveido, kā HR iesaistās ar darbiniekiem.

Domājiet par pakalpojumu pārvaldību kā ideālu administratīvā asistenta un projekta vadītāja kombināciju. Tas uzreiz reaģē uz darbinieku pieprasījumiem, progresē gadījumus, automatizē atkārtojamos manuālos procesus un pat pārvalda sarežģītas starpnozaru darbības, piemēram, darbiniekus uz kuģa un iekāpšanu lidmašīnā.

Pakalpojumu pārvaldība nekad neaizmirst vai kļūdās, vienmēr seko līdzi cilvēkiem, lai lietas tiktu darītas, un ļauj jums zināt, ja ir problēma, ko tā nevar atrisināt. Tas arī parāda, kur jūsu darbinieki pavada laiku, lai jūs varētu optimizēt resursu izvietošanu un palielināt produktivitāti.

Pakalpojumu pārvaldība neaizstāj jūsu pašreizējo cilvēkkapitāla pārvaldības sistēmu - tā integrējas ar to un papildina to, sniedzot jums redzamību un darbu, ko jūs, iespējams, veicat galvenokārt pa e-pastu šodien.

Tas nodrošina arī tādu pašu redzamības līmeni darbiniekiem. Viņi var redzēt savu izmeklēšanas statusu, nevis sajūtu, ka viņu pieprasījumi pazuduši melnajā caurumā drīz pēc to iesniegšanas.

Nodrošinot darbiniekiem iespēju uzraudzīt savu pieprasījumu gaitu, ievērojami samazinās neapmierināto e-pasta ziņojumu, telefona zvanu un personāla apmeklējumu skaits, kas vēl vairāk samazina personāla administratīvo slodzi.

Pakalpojumu pārvaldības pieejas priekšrocības

Pakalpojumu pārvaldība sākas ar tīmekļa vietnes HR portāla izveidi, kurā darbinieki var atrast HR informāciju un pieprasīt HR pakalpojumus. Ideālā gadījumā darbinieki var piekļūt šim portālam savos darba datoros, mājas datoros, klēpjdatoros un to viedtālruņos un planšetdatoros.

Tas ļauj viņiem kontrolēt savas pamata HR vajadzības - piemēram, pabalstu uzņemšanu vai statusa maiņas atjauninājumus. Darbinieki vienkārši izvēlas faktiskos pakalpojumus, kas nepieciešami no pakalpojumu kataloga, vai meklēt informāciju portāla zināšanu bāzē.

Ja darbinieks iesniedz pieprasījumu, izmantojot portālu, pakalpojuma pārvaldības sistēma automātiski izveido lietu un gūst to caur pilnīgu izpildes procesu. Tas ietver lietas nodošanu pareizajam cilvēkresursu speciālistam, automātiski novirzot lietu no personas uz personu, jo katrs izpildes solis ir pabeigts, un uzturot pilnu lietas vēsturi.

Varat arī paplašināt šo pakalpojumu citiem departamentiem. Piemēram, pakalpojumu pārvaldības sistēmas var automātiski izveidot IT kontus vai pieprasīt biroja telpu jauniem nomas pakalpojumiem kā daļu no borta procesa.

Pakalpojumu pārvaldības sistēma vada gala līdz galam HR pakalpojumu sniegšanas procesus un zina, kā šie procesi darbojas. Piemēram, tā var automātiski pateikt, kad lieta ir apstājusies, lai jūs varētu rīkoties.

Tas arī rada plašu KPI un citu procesu metriku klāstu, piemēram, cik labi jūsu komanda reaģē uz darbinieku jautājumiem. Tā var pat analizēt zināšanu bāzes vaicājumu veidus, kas ļauj viegli identificēt un aizpildīt jebkuras satura nepilnības.

Secinājums

Cilvēkresursu speciālisti izvēlas turpināt karjeru cilvēkresursos, jo viņi vēlas palīdzēt cilvēkiem, nevis pavadīt savas dienas, iesniedzot dokumentus, atjauninot izklājlapas un reaģējot uz e-pastu. Pārāk bieži tiek pārtraukti ikdienišķi pieprasījumi un papīra pāļi, kas traucē viņiem un darbiniekiem, kurus viņi cenšas palīdzēt.

Cilvēkresursi ir pakalpojumu sniedzējs, un viņš var apskatīt sava līdzcilvēka pakalpojumu sniedzēja - IT nodaļas - piemēru. IT ir uzņēmusies vadību daudzu uzņēmumu centienos pielietot pakalpojumu pārvaldības disciplīnu, lai automatizētu IT palīdzības dienesta pieprasījumu iesniegšanu un izpildi.

Šo uzdevumu automatizēšana ļauj IT koncentrēties uz stratēģiskāku darbu, kas var palīdzēt uzņēmumam sasniegt plašākus biznesa mērķus un labāk parādīt IT vērtību.

Pakalpojumu pārvaldības pieeja ir galvenais, lai HR paaugstinātu savu profilu biznesa līderiem, nodrošinot augstākas kvalitātes pakalpojumus un palielinot darbinieku apmierinātību, vienlaikus samazinot paša darba slodzi. Cilvēkresursi var veltīt savu laiku un zināšanas vairāk stratēģiskām aktivitātēm, kas pārvieto savu biznesu.