Kopīgie administratora intervijas jautājumi un labākās atbildes

Daudzās organizācijās uzņēmēji ir uzņēmēji. Katrs jaunais klients, darba pretendents, darbinieks vai trešās puses pārdevējs iziet vai reģistrēsies ar administratoru, tāpēc darba devēji vēlas atrast kādu, kas būs atbildīgs, draudzīgs un mierīgs.

10 tipiski jautājumi, kas uzdoti reģistratūras intervijā

Šeit jūs atradīsiet bieži uzdotos jautājumus administratoriem, izlases atbildes un padomus par to, ko teikt intervijas laikā.

1:53

Noskatīties tagad: kā atbildēt uz 4 kopīgiem uzņemšanas intervijas jautājumiem

1. Ko jūs darāt, lai neatpaliktu no ātras darba vides?

Ko viņi vēlas zināt: Jūsu intervētājs vēlas būt pārliecināts, ka jūs varat sekot līdzi. Kā jūs to darāt, visticamāk, nav nozīmes, bet jums ir jābūt skaidram un pārliecinātam atbildei.

Viena lieta, ko es daru, ir klusums, jo izmisīga, uzsvērta attieksme nav noderīga un arī nav labs izskats personāla vai klientu priekšā. Es cenšos pārvarēt uzdevumus, lai es vienmēr strādāju pie vissvarīgākā uzdevuma. Parasti tas viss ir saistīts ar kādu no uzņēmuma klientiem. Es arī turu visu to, kas man jādara, sarakstu, lai es neņemtu vērā nekādus svarīgus pienākumus.

2. Kā jūs uzturat savu ikdienas grafiku?

Ko viņi vēlas zināt: Kā jūs organizējat savu dienu, nav īsti. Jautājums ir parādīt, ka jūs esat labi organizēts un visi jūsu pienākumi būs kompetenti un savlaicīgi.

Es sāku katru dienu, sastādot sarakstu ar visu, kas man ir nepieciešams. Es pārbaudu kalendāru jebkurām sanāksmēm vai tikšanās reizēm, tāpēc es varu par tām uzzināt un, ja nepieciešams, saņemt informāciju par reģistratūru. Manā darbā komunikācija ir svarīga, tāpēc es pastāvīgi atbildu uz tālruni un pārbaudu manu e-pasta ziņojumu par jauniem pieprasījumiem, pēc tam attiecīgi atjaunojot savu uzdevumu sarakstu ar turpmākiem uzdevumiem.

3. Kāda loma ir administratora pirmajam iespaidam par organizāciju?

Ko viņi vēlas zināt: Jūsu intervētājam ir jāpārliecinās, ka jūs saprotat, kādu nostāju jūs piesakāties, bet šis jautājums var būt arī kultūras jautājums, kas skar jūsu darba filozofiju.

Reģistratūra var sniegt klientiem lielu iespaidu - pozitīvu vai negatīvu. Tā kā es esmu viens no pirmajiem cilvēkiem, ko klienti redz, mulsinoša vai slikta mijiedarbība var patiešām skābēt viņu viedokli par uzņēmumu vai vispārējo pieredzi, kāda viņiem bija. Man tas ir līdzīgs tam, kad viesmīlis sveicina restorānā. Ja viņi šķiet izmisīgi vai rīkojas rupji, tad tā var justies vēlāk, kā jūsu ēdiens vienkārši nav garšīgs. Tieši tāpēc es vienmēr esmu pārliecināts, ka mani smaidu smaidīja cilvēki, un pārliecinieties, ka visi klienti jūt, ka viņiem ir pilnīga uzmanība.

4. Pastāstiet man par laiku, kad jums bija jātiek galā ar dusmīgu klientu vai viesi, vai nu pa tālruni, vai personīgi. Kā jūs rīkojāt situāciju?

Ko viņi vēlas zināt: Šis ir viens no vairākiem jautājumiem, kas jums var tikt uzdoti, iesaistot stresa un sarežģītos apstākļos. Jūs varētu arī jautāt, kā jūs reaģējāt uz noziedzīgu vai neētisku darbību. Būt patiesam. Nepārspīlējiet un arī nepārdodiet sev īsu.

Kā ārsta biroja administrators, es bieži nodarbojos ar neapmierinātajiem pacientiem tālrunī. Vienu reizi sieviete bija tik briesmīga, ka norēķinu nodaļa to pašu dienu nepieprasīja, ka viņa sāka mani kliegt pa tālruni. Tas bija nepatīkami! Tas, ko es cenšos darīt šādās situācijās, ir domāt par to, cik stresa cilvēks jūt, lai rīkotos šādā veidā. Pēc minūtes, kad viņš kliedza, es teicu: "Jums ir jābūt ļoti neapmierinātam. Vai jūs varat man pateikt vairāk par to, kas notiek?" Tas palīdzēja palēnināt sarunu un samazināt skaļumu. Viņa izskaidroja visu situāciju, un es viņai pārliecināju, ka mūsu norēķinu persona bija tikai diena un sazināsies. Es arī teicu viņai, ka uz norēķinu personas galda uzrakstīšu piezīmi, lūdzot viņu izsaukt sievieti par savu pirmo uzdevumu. Pēc zvana beigām viņa bija daudz mierīgāka un atvainojās par agrāk skarbajiem vārdiem.

5. Vai esat gatavs strādāt virsstundas?

Ko viņi vēlas zināt: Ja jūs nevēlaties strādāt virsstundas, tad sakiet. Ja esat gatavs strādāt virsstundas, bet tikai noteiktās robežās, sakiet to arī. Jā, ir uzņēmumi, kuros virsstundas nedarbojas jums. Taču, pieņemot saistības, ko jūs nevarat paturēt, vai novietot sevi tādā stāvoklī, kur jums ir jāiegulda jūsu labklājība vai jūsu ģimenes labklājība, nav pieņemams risinājums. Jums ir nepieciešams darbs, kas atbilst jūsu pieejamībai.

Dažas reizes mēnesī es esmu ērti strādāt virsstundas, kamēr man ir iepriekš paziņojums par dienu. Manu galvu uzņemšana ļauj man pārkārto savus plānus. Šķietot, es varu ļoti labi darīt arī vienas dienas virsstundas, bet es patiešām dodu priekšroku dienas brīdinājumam.

6. Cik darbinieku strādāja tavā pēdējā amatā?

Ko viņi vēlas zināt: Intervētājs vēlas uzzināt, kāda veida vide jūs strādājāt, kā tas ir salīdzināms ar uzņēmumu, ar kuru jūs intervējaties, un vai Jūs esat apmierināts, strādājot mazās un / vai lielās darba vietās.

Manā pēdējā amatā bija pieci darbinieki. Tas ir pietiekami mazs, ka mēs sākām justies kā ģimene. Jūs zināt, visi zināja, ka Martai norēķinu nodaļā bija nepieciešamas divas kafijas tases, pirms jūs varētu uzdot sarežģītus jautājumus. Pirms tam mans birojs bija diezgan liels - 60 darbinieki. Es jutos ērti abās vidēs, lai gan pirmais mēnesis lielajā birojā bija mazliet sarežģīts, jo man nācās noskaidrot, kas darīja, un kur vērsties ar daudzām iespējām.

7. Aprakstiet savus iepriekšējos pienākumus kā administratīvais palīgs, sekretārs vai administrators.

Ko viņi vēlas zināt: Intervētājs vēlas pāriet pie atbildības, ko jūs uzskaitījāt savā CV, un apstipriniet, ka tās atbilst piedāvātajai pozīcijai. Tā ir arī laba iespēja paplašināt jūsu darba pieredzē izceltos punktus.

Būdama ABC Financials administratore, es biju pirmā persona klientiem. Es atbildēju uz vispārējo tālruņa līniju, kā arī atbildēju uz telefoniem par uzņēmuma pieciem VP. Es biju atbildīgs arī par iepakojumu saņemšanu un pasta, sveiciena un klientu un pārdevēju pavadīšanu sanāksmju telpās, kā arī par kompānijas vispārējās informācijas e-pasta adresi. Man bija arī daudz administratīvo pienākumu: es pārvaldīju šo VP pavadoņus, organizēju savus biznesa ceļojumus un palīdzēju veidot un pilnveidot PowerPoint prezentācijas un citus materiālus, lai tos izplatītu pasākumos.

8. Kā jūs prioritāti piešķirat zvaniem, klientiem, piegādēm un citiem jautājumiem, kas jārisina nekavējoties?

Ko viņi vēlas zināt: Intervētājsvēlas uzzināt, cik labi jūs veicat vairākuzdevumu, laika organizēšanu un prioritāšu noteikšanu. Tā ir arī laba iespēja norādīt, kā jūs saskāries ar vairākām prioritātēm un paskaidrojiet, kā jūs tos visus risinājāt.

Daudzfunkcionāls darbs ir būtisks, ja birojs ir aizņemts. Ikreiz, kad tas nav rupjš, es mēģinu veikt dažus uzdevumus vienlaicīgi. Piemēram, es varu viegli atbildēt uz tālruņa zvanu, parakstot sūtījumu no piegādes personas. Ja multitasking nav iespējams, es galveno uzmanību pievēršu klientiem un klientiem. Ja nepieciešams, es jautāšu, vai viņi var man minūti, lai vispirms veiktu citu uzdevumu, un, ja viss ir patiešām aizņemts, es cenšos aicināt kolēģu darbinieks, lai sniegtu man segumu.

9. Cik spēcīgas ir jūsu datorprasmes?

Ko viņi vēlas zināt: Intervētājs vēlas, lai jūs apstiprinātu, kādas datorprasmes jums ir, neatkarīgi no tā, vai jūsu prasmju līmenis ir saderīgs ar uzņēmuma cerībām, un kādas programmas jūs visvairāk izmantojat. Ja iespējams, ir ieteicams izpētīt, kuras programmas lieto pirms intervijas.

Man ir ļoti spēcīgas datorprasmes. Tāpat kā es esmu iepazinies ar Microsoft Office, es arī izmantoju, lai veiktu atjauninājumus uzņēmuma mājaslapā manā pēdējā lomā, tāpēc es esmu apmierināts arī ar WordPress. Kad es sāku izmantot jaunu programmu vai programmu, parasti es uzskatu, ka uz lielāko daļu manu jautājumu var atbildēt, izmantojot tiešsaistes meklēšanu, lai gan es novērtēju arī mācības iegūšanu no kolēģa.

10. Pastāstiet man par savu klientu apkalpošanas pieredzi.

Ko viņi vēlas zināt: Intervētājs vēlas iegūt pārskatu par jūsu klientu apkalpošanas pieredzi - cik gadus, konkrētus piemērus un kādas prasmes jūs izmantojat, lai atrisinātu problēmas.

Esmu strādājis klientu apkalpošanas jomā kopš es biju pusaudzis. Mans pirmais darbs strādāja grāmatnīcā, kur es palīdzēju klientiem atrast grāmatas un reizēm segt kases aparātu. Koledžas laikā man bija arī nepilnas slodzes darbs, šoreiz pārdodot apģērbu. Tad, protams, kā ABC Company administrators, es arī nodarbojos ar klientiem, lai gan šajā amatā es neesmu tieši pārdevis. Es jūtos patiešām ērti mijiedarbojoties ar klientiem un risinot viņu problēmas, neatkarīgi no tā, vai ir atrodama grāmata, kuru viņi meklē, vai mainot sanāksmju laiku ar izpildvaru.

Padomi, kā atbildēt uz administratora jautājumiem

Labākie administratori ir detalizēti orientēti, organizēti un lieliski komunikatori. Tāpēc kandidātiem ir jābūt gataviem atbildēt uz atklātiem intervijas jautājumiem, kas novērtēs pieredzi, zināšanas par darbavietas instrumentiem, procesu un prasmju kopumu, tostarp strādājot ar klientu apkalpošanu, vairākuzdevumu veikšanu un spēju ātri pieņemt spriedumus.

Šādā gadījumā intervētāji ne vienmēr meklē atbildes. Tā vietā viņi sagaida, ka kandidāti atbildēs ar konkrētiem piemēriem, kuros aprakstīts, kā viņi risina iepriekšējās darba vietas situācijas, un jautāja rūpīgi izpētītus jautājumus par uzņēmuma prioritātēm, cerībām, mērķiem un izaicinājumiem.

Sakarā ar arvien pieaugošajiem tehnoloģiskajiem sasniegumiem darbavietā, administratoriem jābūt arī spēcīgām tehniskām prasmēm. Jums vajadzētu būt pieredzei, izmantojot telefonu sistēmas un biroja iekārtas, piemēram, printerus, kopētājus, skenerus un faksa aparātus (jā, tomēr), papildus datorprogrammām, piemēram, MS Office un nozares specifiskām programmatūrām.

7 Jautājumi, kas jājautā intervētājam

Intervētāji sagaida, lai jūs uzdotu jautājumus. Šeit ir saraksts ar jautājumiem, kurus varat uzdot intervijas laikā vai beigās:

1. Vai jūs varat man pateikt vairāk par ikdienas atbildību par šo darbu?
2. Kādas īpašības jūs meklējat personā, kuru vēlaties nolīgt uzņēmumam?
3. Kādas ir jūsu cerības uz šo darbu un kā jūs vērtējat panākumus?
4. Kāpēc pēdējā persona, kas šo darbu atstāja, atlaida?
5. Kam šis stāvoklis ziņo?
6. Kādas ir karjeras attīstības iespējas uzņēmumā?
7. Vai uzņēmums piedāvā darbinieku apmācības iespējas?

Kā padarīt labāko iespaidu

Reģistratūras amatu var uzskatīt par sākuma līmeni, bet tas var būt arī pirmais korporatīvās kāpnes. Potenciālais darba devējs tiks piesaistīts pārliecinātai, pašpārliecinātai personai. Bieži vien jūs būsiet pirmā persona, kuru klienti vai pacienti tiksies, ieejot birojā pirmo reizi.

Pārliecinieties, ka pirmais iespaids ir vislabākais. Lūk, kā sagatavoties intervijai. Kopā ar standout atsākt, veikt laiku, lai kleitu daļu, kad jūs interviju. Ja saņemsiet darbu, jūs būsiet frontes persona, un ir svarīgi parādīt darba devējam savu profesionālo tēlu.

Ja neesat pārliecināts par to, kas jālieto jūsu intervijai, skatiet šos padomus, kā sagatavoties intervijai. Ja gan jūsu CV, gan profesionālais apģērbs ir uz vietas, un jūs esat gatavs atbildēt uz iespējamiem jautājumiem, jums būs veiksmīga situācija, kurā jūs intervējaties.