Labākās prakses darbinieku personāla lietām

Darba devējam ir laba ideja saglabāt personāla datni katram darbiniekam. Darbinieku dokumentācijā ir iekļauta darba vēstures dokumentācija, iemaksu un sasniegumu ieraksti, disciplinārlietas, veicināšanas pasākumi, darbības attīstības plāni un daudz kas cits. Viedie darba devēji arī uztur vairāk nekā vienu personāla lietu.

Darba devējam ir pamatoti iemesli uzturēt vairākus personāla dokumentus - dažus juridiskus un dažus nodarbinātības paraugprakses nolūkos. Dokumentācija ir nepieciešama, lai darba devējam būtu precīzs priekšstats par darbinieka nodarbinātības vēsturi. Dokumentācija atbalsta darba devēja lēmumus un var aizsargāt darba devēju tiesas prāvā - tas ir pareizi saglabāts.

Personāla datnes saturs sniedz vēsturisku pārskatu par svarīgākajiem notikumiem darbinieka karjeras laikā. Viņi atbalsta lēmumus, kas pieņemti par darbinieku un viņa karjeru. Viņi demonstrē darba devēja pamatojumu darbā pieņemšanas, paaugstināšanas, nodošanas, atlīdzības un atzīšanas, kā arī atlaišanas lēmumu pamatā.

Dažādas vadlīnijas ir saistītas ar dažādiem personāla failu tipiem

Tā kā ieteicams izmantot vairākus personāla datņu veidus, katram personāla faila tipam ir saistīti dažādi noteikumi un vadlīnijas.

• Katram personāla faila tipam ir cits iemesls esošajam un citam saturam, pamatojoties uz šo iemeslu.
• Katrs personāla faila veids tiek glabāts atšķirīgi.
• Piekļuve personāla datnei ir ierobežota tikai dažiem darbiniekiem lielākajā daļā organizāciju. Daudzas organizācijas ierobežo personāla failu pieejamību tikai cilvēkresursu darbiniekiem. Dažādiem personāla failu tipiem ir atšķirīgas piekļuves vadlīnijas.
• Darbinieku piekļuve viņa personāla datnei ir atļauta, bet lielākā daļa darba devēju izstrādā vadlīnijas darbinieku piekļuvei ar personāla failu piekļuves politiku darbinieku rokasgrāmatā. (Dažādām valstīm un jurisdikcijām ir atšķirīgi noteikumi, tāpēc palikt atjaunināti jūsu atrašanās vietā.)

  Lielākā daļa organizāciju neļauj darbiniekam vadītājam piekļūt kopējam personāla failam. Viņi sagaida, ka vadītāji saglabās atbilstošu dokumentāciju savā vadības darbinieka datnē, kas nav oficiālais personāla fails.

• Cilvēkresursu departaments pieder un ir atbildīgs par darbinieku personāla lietām.

Ieteicamie personāla faili

Šeit ir ieteikto personāla failu veidi un tas, kas jums jāzina par darbu ar viņiem.

Darbinieku personāla fails

Tas ir galvenais personāla fails, ko darba devējs uztur katram darbiniekam. Personāla datnē tiek saglabāts katra darbinieka darba vēsture. Tas ir tas, kas jums jāzina par darbinieku personāla failu.

Medicīnas fails

Darbinieka medicīniskajā dokumentācijā ir nopietni juridiski ierobežojumi, kas darba devējam ir jāzina un jāievēro. Lūk, kas jums jāzina par darbinieku medicīniskās dokumentācijas konfidencialitāti un saturu.

Darba samaksas fails

Darbinieku piekļuve darbinieku algas datnei ir mazāk ierobežojoša nekā piekļuve medicīniskajam vai personāla dokumentam. Algas datnē ir informācija par algu, pabalstu izvēli, darba samaksas izmaiņām, garnings un citu juridisko dokumentāciju, kas ietekmē darbinieka algu. Dažādi grāmatvedības un cilvēkresursu darbinieki piekļūst informācijai algas datnē.

I-9 veidlapu fails darbiniekiem

Dažādu valsts aģentūru piekļuves tiesību dēļ jūs ievērojat labāko praksi, saglabājot atsevišķu datni, kas paredzēta darbinieka I-9 veidlapām. Uzziniet vairāk par I-9 veidlapu glabāšanu.

Personāla failu piekļuves politika darbiniekiem

Jūs vēlaties, lai katrs darbinieks zinātu, kas ir viņa personāla failā, bet jums ir jākontrolē faila integritāte, pilnīgums un pamatīgums. Darbinieku un darba devēju konfidencialitātes saglabāšana un ierobežota piekļuve tiek nodrošināta ar personāla failu piekļuves politiku.

Kas nav jāiekļauj darbinieku personāla datnē

Vai meklējat vadlīnijas par saturu, kas nekad nav jāiekļauj darbinieku personāla failā? Šeit ir mans labākais ieteikums par saturu, kuru vēlaties saglabāt atsevišķā neformālā atrašanās vietā vai vispār neuzturēt. Nepieciešamo un tīri domāto dokumentu saglabāšana var jums nodarīt kaitējumu.

Dokumentācija

Vai jūs zināt, kādi dokumenti ir? Vārds, dokumentācija, kultūras un cilvēkresursi bieži sastopami. Taču dokumentācijas nozīme un iemesls, kāpēc jūs varētu vēlēties dokumentēt konkrētus nodarbinātības pasākumus, ir pilnībā aplūkots, „Dokumentācijas nozīme cilvēkresursu jomā”. Paskatieties, jo pareiza dokumentācija ir svarīga precīziem nodarbinātības failiem.

Atruna: Lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai gan tā ir autoritatīva, netiek garantēta par precizitāti un likumību. Vietni lasa pasaules mēroga auditorija, un nodarbinātības likumi un noteikumi dažādās valstīs un valstīs atšķiras. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālās vai starptautiskās valdības līdzekļiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi jūsu atrašanās vietā. Šī informācija ir paredzēta norādījumiem, idejām un palīdzībai.