Projekta hartas loma un mērķis

Projekti ir oficiāli organizācijā projekta hartas dēļ. Tas ir dokuments, kas pilnvaro darbu veikt un ieceļ projekta vadītāju. Tas dod jums kā projekta vadītājam pilnvaras veikt tajā aprakstīto darbu.

Projekta hartas svarīgākā loma ir precīzi noteikt, ko projekts sasniegs. Apskatīsim, kas ir šajā būtiskajā projekta dokumentā.

Kas notiek projekta hartā?

Projekta hartas pirmajā daļā būs norādīts projekta nosaukums, sponsora un projekta vadītāja vārdi un datums, kad dokuments tika sagatavots. Tad jūs nonākat dokumenta gaļā.

Projekta hartas galvenās sadaļas ir šādas.

• Projekta mērķis: Tas izskaidro, kāpēc projekts ir vajadzīgs. Jūs varat atsaukties uz uzņēmējdarbības gadījumu vai līgumu, kas vada šo projektu, vai vienkārši izskaidrojiet, kāpēc ir svarīgi veikt šo darbu.
• Projekta apraksts: Šajā sadaļā paskaidrojiet, ko projekts sasniegs. Jums jāiekļauj informācija par priekšmetiem, kas tiks būvēti, vai pakalpojumiem, kas tiks piegādāti.
• Budžets: šajā brīdī jums, iespējams, nav visu informāciju par projekta uzdevumiem, tāpēc jūs nevarat kopā izveidot pilnu un detalizētu projekta budžetu. Ņemiet vērā visus budžeta ierobežojumus vai augsto sākotnējo izdevumu klāstu, ko jūs sagaidāt.

• Riski: Visiem projektiem ir risks. Šī projekta hartas sadaļa veido projekta riska žurnāla agrāko versiju. Dokumentējiet visus riskus, par kuriem šajā brīdī jūs zināt, lai vadības komanda varētu redzēt, kas varētu ietekmēt projektu.
• Starpposma mērķi: ja jūs zināt augsta līmeņa starpposma mērķus, iekļaujiet tos šajā sadaļā iekļautajā projekta hartā. Jūs varat tos pārsūtīt uz savu Ganta diagrammu vēlāk, kad ieradīsiet sīkāku plānu. Šobrīd jūs tikai meklējat pilna laika datumus vai kaut ko, kas norādīts līgumos, kuros strādājat.

• Projekta mērķi: tā ir patiešām svarīga sadaļa, bet to var būt grūti apvienot. Jūs mēģināt atbildēt uz jautājumu: „Kā mēs uzzināsim, kad mēs esam pabeiguši?” Pierakstiet, ko jūs sagaidāt no projekta, un kā jūs zināt, vai esat tur. Piemēram, projektā, kura mērķis ir uzsākt laika uzskaites sistēmu visām nodaļām, mērķis varētu būt: „Visas komandas izmantos laika grafiku sistēmu līdz gada beigām.” Tāpat ņemiet vērā, kas būs atbildīgs par to, ka esat sasniedzis šo mērķi. Tas novērš jebkādas problēmas projekta beigās, kad pēkšņi neviens nav gatavs parakstīt darbu kā pilnīgu.

• Projekta vadītāja pilnvaru līmeņi: ja vien tas nav skaidrs un nekur citur nav dokumentēts, ir vērts iekļaut hartā sadaļu par to, ko jūs varat darīt, bez papildu parakstīšanās no kādas vecākas personas. Tas parasti attiecas uz to, kādus tolerances līmeņus nosaka budžetam un termiņiem, un tas būtu izteikts šādā veidā: “Projekta vadītājam ir 10% pielaide attiecībā uz budžetu un 5% pielaide grafikā. Jebkura novirze, kas pārsniedz šīs apstiprinātās robežas, ir jāparaksta projekta sponsoram. ”Jūs varat paplašināt šo sadaļu, lai precizētu, kādas, ja tādas ir, projekta vadītāja pilnvaras attiecībā uz darbinieku pieņemšanu darbā un šaušanu no projekta komandas.

Projekta hartas apstiprināšana

Projekta hartas pēdējā sadaļa ir apstiprinājumu sadaļa. Projekta vadītājam un projekta sponsoram (vai personai, kas uzsākusi darbu, ja vēl nav iecelts ilgāka termiņa sponsors) ir jāparaksta un jādokumentē dokuments. Šodien tas, iespējams, tiks nosūtīts pa e-pastu, tāpēc saglabājiet e-pasta atļaujas kopiju projekta failos, ja jums ir nepieciešams atsaukties uz to.