Starpposmu izmantošana projektu vadībā

Viens no projekta raksturīgākajiem raksturlielumiem ir tas, ka tas ilgst noteiktu laiku. Tas varētu būt kaut kas no dažām nedēļām līdz vairākiem gadiem, un dažos gadījumos lieliem būvniecības projektiem vai publiskiem darbiem, gadu desmitiem.

Lai sekotu progresam un nodrošinātu, ka galvenie rezultāti tiek sasniegti saskaņā ar laika grafiku, projektu vadītāji izmanto starpposma mērķus.

Projekta posms ir uzdevums ar nulles ilgumu, kas nozīmē projekta sasniegumu. Tie tiek izmantoti kā veids, kā parādīt virzību uz priekšu un virzīties uz priekšu un parādīt cilvēkiem, kas notiek, pat ja viņiem nav detalizētu zināšanu par iesaistītajiem uzdevumiem. Šajā sakarā tās ir ļoti noderīgas ieinteresēto personu saziņai un cerību noteikšanai.

Kad jāizmanto projektu atskaites punkti

Lai atzīmētu: t

• Būtisku darba posmu sākums
• Nozīmīgu darba posmu beigas
• Termiņi
• Kad tiek pieņemts svarīgs lēmums
• Citi fiksēti laika punkti, kas īpaši jāizsauc

Cik bieži jūsu plānā jāiekļauj pagrieziena punkti

Apmācības kurss var ieteikt jūsu plānā noteikt pagrieziena punktus apmēram reizi mēnesī.Tas ir labi un labs īkšķis, bet jums ir nepieciešams izmantot savu profesionālo spriedumu. Dažiem mēnešiem varētu būt liela aktivitāte, un svarīgas sanāksmes tiek atzīmētas kā atskaites punkti, pieņemtie lēmumi un viena posma slēgšana un citas darbības sākums.

Citos mēnešos jūs varētu koncentrēties uz izpildi, ļoti maz, ja kaut kas ir, ka jūs varat pakārt pagrieziena punktu.

Ziņošanas nolūkos ir lietderīgi radīt iemeslu, lai katrā atskaites ciklā vismaz vienu reizi būtu pagrieziena punkts.

Kā tiek parādīti pagrieziena punkti jūsu Ganta diagrammā

Starpposmi ir viens no Ganta diagrammas komponentiem, un tie ir parādīti diagrammā kā dimants. Tie netiek rādīti kā parasts uzdevums, jo to ilgums ir nulle: citiem vārdiem sakot, tie nekad neaizņemas. Plānojot Ganta diagrammu, tie vienkārši notiek.

Ja neizmantojat Ganta diagrammas, jūs joprojām varat izmantot pagrieziena punktus. Šeit ir 5 alternatīvas Ganta diagrammām: jūs joprojām varat iekļaut starpposma mērķus savā plānā, izmantojot šos.

Ja vēlaties uzturēties personīgi un jūsu projekta vadības programmatūra nav pilnībā integrēta jūsu kalendārā, varat kopēt un ielīmēt galvenos datumus savā dienasgrāmatā. Atkarībā no tā, kā jūs vēlaties strādāt, tas var atgādināt jums par to, kas būtu jāsāk.

Kā nosaukt pagrieziena punktus

Starpposmiem jābūt skaidram aprakstam par jūsu projekta grafiku, bet ne tāds, kas nozīmē, ka tie ir uzdevums. Tāpēc viņiem nevajadzētu saukt par “Iegūt vienošanos, lai pārietu uz 2. fāzi”, bet “2. fāze sākas”. Ja vēlaties atspoguļot centienus panākt vienošanos, lai pārietu uz 2. fāzi, tad pievienojiet uzdevumu tieši pirms pagrieziena punkta, lai to aptvertu.

Starpposmiem jāapraksta brīdis, kad tie ir šādi:

• Testēšanas fāze pabeigta
• PID apstiprināts
• Līgums parakstīts

Daudzi projektu vadītāji izvēlas skaitīt savus atskaites punktus arī vieglākai atsaucei. Ja izmantojat darba sadalījuma struktūru, varat izmantot šo numerāciju. Pretējā gadījumā ir labi izmantot M1, M2 utt., Lai padarītu to skaidru. Skaidra nosaukuma struktūra kļūst svarīgāka, jo pieaug starpposma punktu skaits, tāpēc padomājiet par to, kā jūs to darīsiet, ja jūsu projekts ilgs vairākus mēnešus.

Kā iegūt pagrieziena punktus, kas pierakstīti

Starpposma punkti ir daļa no jūsu projekta grafika, tāpēc, kad jūsu grafiks ir pamatots, jums jāapsver jūsu starpposma paraksti.

Ja jums ir jāmaina pagrieziena punktu datumi, tad, lai veiktu korekcijas jūsu plānā, jāizmanto standarta izmaiņu kontroles procedūra. Tas varētu būt tik vienkārši, kā sarunāties ar savu projekta sponsoru un ļaujot viņiem zināt, kāpēc datumiem ir jāmaina, vai tik formāli, ka jāsastāda jauns ieteicamais grafiks un jāiesniedz plānošanas komitejai, lai to ratificētu.

Vislabāk ir noskaidrot, kāds būs jūsu pagrieziena punkts, ja tas būs, pirms tā būs jāizmanto, lai jūs nekad netiktu izšķērdēti, kad ir jāveic izmaiņas.

Izmantojot komunikācijas atskaites punktus

Starpposmi ir noderīgi saziņai un ziņošanai, jo tie ir minimālie kontroles punkti plānā. Citiem vārdiem sakot, ja esat izņēmis visus pārējos uzdevumus, jūs joprojām varat redzēt, kas notika, un turpināt projektu, izmantojot tikai atskaites punktus.

Jums vajadzētu būt iespējai izvilkt atskaites punktus un ievietot tos informācijas panelī vai projekta ziņojumā. Viņiem ir pietiekami detalizēti jāpasaka projekta stāsts, lai apmierinātu cilvēkus, par kuriem ziņojat, parasti jūsu projekta sponsors vai cita izpildvaras grupa, piemēram, vadības grupa (vai projekta valde). Katru mēnesi vai pēc ziņošanas biežuma jūs varat parādīt, kuri pagrieziena punkti ir sasniegti.

Ziņošana pret pagrieziena punktiem ir diezgan vienkārša un bieži tiek veikta kā tabula. Jūs uzskaitāt pagrieziena punktu aprakstu, datumu, kurā tas bija jāmaksā, un pēc tam jauno prognozēto datumu. Kad pagrieziena punkts ir sasniegts un var tikt atzīmēts kā pilnīgs, jūs pievienojat arī šo datumu. Cerams, ka tas būs tāds pats kā prognozētais datums, bet projekti ne vienmēr strādā līdzīgi.

Tāda tabula padara acīmredzamu, kas ir pabeigts un kas ir izcils. Pirms došanās un tikšanās ar sponsoru vai nosūtot ziņojumu, varēsiet plānot atbildi uz jautājumu: „Kāpēc mēs neesam skāruši šo pagrieziena punktu?”.

Kad jūsu projekta plāns ir ļoti garš un jums ir daudz atskaites punktu, katram pārskata ciklam būs vieglāk atteikties no pabeigtiem starpposma mērķiem. Ziņojiet tikai par to mēnesi, kas ir gaidāmi vai pabeigti šajā mēnesī. Nākamajā mēnesī atņemiet visu, kas tika pabeigts pagājušajā mēnesī, tāpēc jūs nepārtraukti pievienojat ziņojuma garumu, pastāstot cilvēkiem par darbu, ko viņi jau zina.

Starpposmi ir patiešām noderīgs projektu pārvaldības rīks plānošanai, plānošanai un ziņošanai, un tie ir viegli lietojami. Ievietojiet dažus savā nākamajā projekta plānā, izsekojiet pret viņiem un jūs atradīsiet sev mācīšanos, kāda frekvence jums vislabāk darbojas.

Tāpat kā visu projektu vadībā, izmantojiet tos elastīgi, lai sniegtu vēlamo rezultātu, izmantojot šos padomus un vadlīnijas, lai informētu savus lēmumus.