Rakstīšana uzņēmējdarbībai - vadība un vadība

Uzņēmējdarbības rakstīšanas mērķis ir sniegt informāciju kādam citam vai pieprasīt informāciju no tiem. Lai būtu efektīva rakstīšana biznesam, jums jābūt pilnīgiem, kodolīgiem un precīziem. Jūsu teksts ir jāsagatavo tā, lai lasītājs varētu viegli saprast, ko jūs runājat vai lūdzat.

Daudz rakstot biznesam ir apliets, slikti uzrakstīts, neorganizēts, aizpildīts ar žargonu un nepilnīgs. Bieži vien tas ir pārāk garš vai pārāk īss. Visi šie atribūti veicina neefektīvu biznesa rakstīšanu.

Neatkarīgi no tā, vai rakstāt pārdošanas piedāvājumu, e-pastu uz savu priekšnieku vai programmatūras pakotnes lietošanas instrukciju, ir noteikti soļi, kas jāievēro, lai tie būtu efektīvi. Izpildiet šīs piecas darbības:

1. Organizējiet savu materiālu
2. Apsveriet savu auditoriju
3. Pierakstiet savas domas
4. Apstipriniet savu materiālu
5. Rediģējiet savu materiālu

Organizācija ir atslēga

Ja jums nebūs organizēt savu materiālu, tas nebūs labi, un tas nebūs jēgas. Rakstīšana var būt vienkārša vai sarežģīta. Rakstot e-pastu, kas paziņo par darbinieku tikšanos, tas ir tik vienkārši, kā savākt savas domas. No otras puses, jums, visticamāk, būs jāizstrādā sarežģīts izklāsts pirms gatavā materiāla, ja jūs rakstīsiet rezultātus, kas iegūti, uzsākot progresīvu farmaceitisko izmēģinājumu. Neatkarīgi no uzdevuma, bez atbilstoša līmeņa organizācijas (pat organizējot savas domas), jūs nedrīkstat iekļaut visu, kas jums ir nepieciešams, vai nespējat izcelties svarīgākajām tēmām.

Neizdevumi vai nepareizs fokuss padarīs jūsu biznesa rakstu mazāk skaidru.

Know Your Auditorija

Pirms sākat rakstīt, padomājiet par savu mērķauditoriju. Piemēram, prezentācija par jūsu uzņēmuma jauno 401 (k) programmu var būt tāda pati, kā tas tiek darīts gan jūsu CFO, gan darbiniekiem, taču jūsu iekļauto detaļu līmenis būs atšķirīgs. Jums ir jāņem vērā arī tonis. Ātrs e-pasts savai komandai, atgādinot viņiem par ikgadējo kompānijas pikniku, nebūs tāds pats tonis kā jūsu izlaidumam attiecībā uz uzņēmuma gada pārskatu.

Tāpat arī atcerieties, ka jūs efektīvāk sazināsieties ar savu auditoriju, ja jūs koncentrēsieties uz to, ko vēlaties, lai tie dzirdētu, nevis uz to, ko jūs teikt.

Vārds par labu rakstīšanu

Labiem rakstniekiem ir dažādi rakstīšanas stili. Daži dod priekšroku rakstīt visu un pēc tam doties atpakaļ un rediģēt. Citi dod priekšroku rediģēšanai, kad viņi iet kopā. Dažreiz to vēlamais stils atšķiras atkarībā no tā, ko viņi raksta.

Rakstot (vai rediģējot), jāapzinās garums. Jums vajadzētu izmantot pietiekami daudz vārdu, lai padarītu jūsu nozīmi skaidru, bet neizmantojiet nevajadzīgus vārdus, lai padarītu to par ziedu. Uzņēmējdarbības rakstīšanai ir jābūt skaidrai un kodolīgai, nevis verbozai un puķainai. Atcerieties, ka uzņēmumā nevienam nav laika lasīt vairāk, nekā nepieciešams.

No otras puses, nepadariet savu gabalu pārāk īsu. Jums jāraksta pietiekami daudz, lai jūsu nozīme būtu skaidra un netiktu pārprasta. Iedomājieties, ja noliktavā esošā iekārta tika marķēta kā "lietota, bet laba". Nav skaidrs, vai tas nozīmēja, ka iekārtas gabals ir izmantots daudz, vai arī tas, ka iekārta vairs nebija jauna, bet joprojām funkcionāla. Daži papildu vārdi būtu padarījuši jēdzienu skaidrāku. Tāpat arī izvairieties no žargona vai saīsinājumu izmantošanas, jo tie dažādiem lasītājiem var nozīmēt dažādas lietas.

Neatkarīgi no rakstīšanas stila, visiem rakstniekiem ir jākoriģē un jāraksta visi rakstiskie materiāli, pat e-pasta ziņojumi.

Korektūra un rediģēšana

Neatkarīgi no rakstīšanas stila, visiem rakstniekiem ir jākoriģē un jāraksta visi rakstiskie materiāli, pat e-pasta ziņojumi. Kad esat pabeidzis rakstīt, pārbaudiet savu darbu. Jums var būt nepieciešams to rediģēt. Korektūra lasa to, ko rakstījāt, lai pārliecinātos, ka visi galvas vārdi to pareizi uz papīra. Tā kā mūsu smadzenes strādā ātrāk nekā mūsu pirksti, jūs varat izlaist vārdus, atstāt beigas vai izmantot nepareizu homonīmu (piemēram, "tur", nevis "viņu"). Korektūra šīs kļūdas nozvejas. Acīmredzot, vienas līnijas e-pasta korektūra ir vienkārša un var būt pietiekams, lai to varētu vienkārši aplūkot.

Tomēr, ja rakstāt instrukciju, jūsu korektūra būs sarežģītāka un ilgāks laiks.

Pēc tam, kad esat pārbaudījuši savu materiālu, ir pienācis laiks rediģēt. Dažreiz korektūru un rediģēšanu var veikt vienlaicīgi, bet tas ir efektīvāks, ja tie tiek veikti secīgi.

Iemesls, kāpēc jūs rediģējat, ir noteikt vai mainīt to, ko rakstījāt, lai padarītu materiālu labāku (un lasītu) labāk. Rakstot biznesu, tas nozīmē kļūdu novēršanu un teksta padarīšanu pēc iespējas skaidrāku un kodolīgāku.

Jūs neesat rakstījis romānu

Rakstot uzņēmumu, jūs nerakstāt nākamo "lielo amerikāņu romānu". Jūsu rakstīšanai ir jābūt tik aprakstošai, cik nepieciešams, bet jums nav jāglezno spilgti vārdi, izmantojot daudzus lielus vārdus un runas figūras. Ja jūs domājat "stikla mājas", nerakstiet "stiklveida domiciles", rakstiet "stikla mājas".