Projekta pieci posmi

Lai gan dažas projektu metodes, piemēram, veiklīgas pieejas, saspiež vai atkārto šādus posmus ātrākos, iteratīvos ciklos, katra posma darbs ir redzams un atšķirīgs katrā projektā.

Formālie projekti Izpildiet piecu posmu procesu kā seko

1. Uzsākšana: projekta komandas veidošana, projektu fraktēšana un uzsākšana.
2. Plānošana: pabeidzot projekta darbības jomu, nosakot detalizētu darba sadalījumu, novērtējot risku, identificējot resursu prasības, pabeidzot grafiku un sagatavojoties faktiskajam darbam.
3. Izpilde: īstenojot projekta definīciju un darbības jomu.
4. Monitor un kontrole: faktisko pārvaldību, ziņošanu un kontroli pār resursiem un budžetiem izpildes posmā.
5. Projekta slēgšana: projekta īstenošana, gūtās atziņas novērtēšana, projekta komandas pārtraukšana.

Tradicionālā projekta plūsma

Neatkarīgi no projekta lieluma kustība pa posmiem ir vienāda. Projekts tiek uzsākts vai uzsākts ar hartu, kas identificē projekta vadītāju un apraksta projekta nozīmīgumu.

Kad projekts ir uzsākts, tas pāriet uz plānošanas posmu. Šeit galvenās un darba grupas identificē nepieciešamo darbu, kas jāpabeidz, lai sasniegtu projekta darbības jomu un izstrādātu laika, izmaksu, resursu un risku aplēses un novērtējumus.

Pēc plānošanas posma darbs sākas un notiek noteiktā secībā, kas nepieciešama, lai pārietu no priekšgājēja vai iepriekšējās darbības uz turpmākajām darbībām. Šajā posmā liela nozīme ir projektu atkarībām.

Kamēr izpilde notiek, projekta vadītājs un komandas dalībnieki uzrauga, ziņo un kontrolē kopējo projektu, uzsverot kritisko ceļu darbību. Šis darbs turpinās, līdz izpildes fāze ir pabeigta un projekts tiek piegādāts klientam.

Pēdējais posms, projekts ir slēgts, ietver piegādes apturēšanu, gūto pieredzi un projekta komandas pārtraukšanu, lai dalībnieki varētu pāriet uz nākamo iniciatīvu.

Veiksmīgiem vai iteratīviem attīstības projektiem plānošana un izpilde notiek īsos spurtos vai sprints, ar posmiem atkārtojas līdz projekta pabeigšanai pēc klienta apmierinātības.

Uzsākšana

Cieša projekta uzsākšana ne tikai sekmēs jūsu projektu, bet arī nodrošinās pamatu visiem turpmākajiem posmiem. Iniciatīvas laikā tiks piešķirti projekta komandas locekļi, īsumā informēti par projekta vispārējiem mērķiem un pēc iespējas vairāk jautājumu uzdot klientam vai projekta īpašniekam, lai jūs varētu efektīvi plānot projektu. Tas ir arī lielisks laiks, lai izveidotu komandas entuziasmu par projektu un apkopotu informāciju par pēdējo brīdi, kas varētu ietekmēt projekta plānošanu. Papildu pasākumi ietver:

• Ieinteresēto personu analīze
• Izpilda sponsora piešķiršana
• Hartas dokumentu izstrāde un komunikācija
• Oficiāla atklāšanas sanāksme

Plānošana

Kad esat uzsākuši projektu un apkopojis visu attiecīgo informāciju, jūs sāksiet plānot savu projektu. Plānošanas posms ir atkarīgs no jūsu projekta lieluma, cik daudz informācijas jums ir jāorganizē un cik liela ir jūsu komanda. Plānošanas rezultātam jābūt skaidram projekta plānam vai grafikam, no kura ikviens sekos savam piešķirtajam uzdevumam. Projekta plānošanas programmas, piemēram, Microsoft Project vai Basecamp izmantošana ir ļoti noderīga, plānojot projektu. Ja jums nav piekļuves kādai no šīm programmām, veiciet vispārēju meklēšanu tiešsaistē, lai iegūtu bezmaksas projektu plānošanas programmatūru.

Lai gan projekta plānošanas programmas izmantošana ir noderīga, tas ne vienmēr ir nepieciešams. Programmas Excel un Word izmantošana, lai izveidotu plānu un paziņotu to komandai, ir tikpat efektīva. Konkrēti uzdevumi plānošanas posmā ietver:

• Izveidot komunikācijas plānu dažādām iesaistītajām pusēm.
• Detalizētas darba sadalījuma struktūras izstrāde.
• Kritiskā ceļa identificēšana.
• Izstrādājot resursus projekta plānā un precizējot darba secību, pamatojoties uz projekta atkarībām un resursu ierobežojumiem.
• Detalizēta grafika izstrāde.
• Risku novērtēšana un riska prioritāšu noteikšanas un mazināšanas plāna izstrāde.

Izpilde

Tagad, kad jums ir stabils projekta plāns, komanda var uzsākt projekta izpildi pret saviem piešķirtajiem uzdevumiem. Tas ir posms, kurā visi sāk darbu. Jūs vēlaties oficiāli uzsākt izpildes posmu ar personiskām sanāksmēm, lai nodrošinātu, ka ikvienam ir vajadzīgs, lai sāktu izpildīt savu projekta daļu. Komandas uzsākšana pareizajā trasē ir projekta panākumu neatņemama sastāvdaļa, tāpēc skaidri formulējiet grafiku un komunikācijas plānu.

Monitor un kontrole

Kamēr projekts ir izpildes stadijā, jūs sāksiet uzraudzīt un kontrolēt to, lai nodrošinātu, ka tas tiek virzīts, kā plānots. Ir dažādi veidi, kā jūs varat uzraudzīt un kontrolēt projektu. Ikdienas reģistrēšanās ar komandas līderiem, organizētas ikdienas "stand-up" vai vairāk oficiālas iknedēļas statusa sanāksmes ir efektīvas. Informācija, kas nāk no šīm tikšanās reizēm vai komunikācijas kanāliem, sniegs informāciju par atgriezenisko saiti un galu galā jebkādu projekta pārplānošanu un pielāgošanu. Papildu svarīgas darbības šajā posmā ietver:

• Ievērojot iepriekš izveidoto komunikācijas plānu, lai nodrošinātu ieinteresēto personu izpratni par projekta statusu.
• Darba grupu uzraudzība un darba aktivitātes kritiskajā ceļā.
• Iespēju identificēšana, lai uzlabotu grafika izpildi, veicot ātru izsekošanu vai veicot darbības paralēli vai vajadzības gadījumā, grafika crashing, pievienojot resursus.
• Faktisko un plānoto izmaksu uzraudzība.
• Dažos gadījumos projekta plāna nopelnītās vērtības uzraudzība, aprēķināšana un ziņošana par tiem.
• Uzraudzīt un mazināt riskus un vajadzības gadījumā pilnveidot riska plānu.

Projekta slēgšana

Kad visas projekta detaļas un uzdevumi ir pabeigti un to apstiprinājis klients vai projekta īpašnieks; beidzot varat aizvērt savu projektu. Projekta slēgšana ir tikpat svarīga kā tās uzsākšana, plānošana un izpilde. Jūs vēlaties dokumentēt visu informāciju no projekta un kārtīgi to organizēt, lai vajadzības gadījumā varētu atgriezties pie tā. Tas ir arī labs laiks, lai projektā noturētu post mortem, lai visi komandas locekļi varētu pārdomāt, kas projekta gaitā bija pareizi vai nepareizi. Tas arī ir jādokumentē, lai rezultātu varētu koplietot ar citiem projekta dalībniekiem un iesniegt projekta vēstures mapē.

Visbeidzot, ir svarīgi oficiāli pārtraukt projekta komandu, sniedzot atgriezenisko saiti un darbības novērtējumus, kā norādīts jūsu uzņēmuma politikā.