Kā uzrakstīt biznesa progresa ziņojumu

Progresa ziņojums sastāv no galvenes, kopsavilkuma, mazāko komponentu apraksta, norādes par nākamā ziņojuma sagatavošanu. Jūs uzrakstīsiet ziņojumu pēc šīs veidnes un pēc tam nosūtiet to savam priekšniekam vai citam ziņotājam, kā norādīts.

Galvene

Galvene satur ziņojuma identifikācijas informāciju. Jūs ievadīsit nosaukumu, datumu, kurā ziņojums tiks publicēts, kā arī par starmešu statusu, par ko ziņojat (sarkans, dzeltens-zaļš), un kopējo metriku, iespējams, procentus pabeigtu, plānu pret faktisko. Piezīme: progresa ziņojums, piemēram, tas visbiežāk tiek izmantots projektiem, bet to var izmantot arī, lai ziņotu par citām lietām. Piemēram, ja jums ir piešķirts uzdevums samazināt inženiertehniskā uzņēmuma stundu skaitu vienā zīmējumā, izmantojiet progresa ziņojumu, lai parādītu progresu, samazinot stundu skaitu vienā zīmējumā.

• Nosaukums: Projekta X progresa ziņojums
• Datums: 20.02. Maijs
• Statuss: zaļš
• Pabeigts procents: 63 faktiskie, 59 plāni

Kopsavilkums

Pēdējo reizi jūs rakstāt kopsavilkumu. Šis ir kopsavilkums par visiem galvenajiem punktiem, kas uzskaitīti tālāk ziņojuma tekstā. Atkarībā no jūsu auditorijas dažreiz kopsavilkums ir ierobežots. Tas ir atkarīgs no jūsu auditorijas, to cilvēku skaita, kuri saņem ziņojumu, un to līmeni organizācijā. Kopsavilkums ir adresēts tiem augstākā līmeņa vadītājiem, kuriem nav laika lasīt visu ziņojumu. Ja jūsu ziņojums ir adresēts jūsu tiešajam vadītājam, sagaidāms, ka viņš lasīs ziņojumu un kopsavilkums var nebūt vajadzīgs.

Tomēr, ja šis ziņojums ir plaši izplatīts daudziem vadītājiem visā organizācijā, var būt nepieciešams iekļaut kopsavilkumu tiem indivīdiem, kuriem nav laika lasīt visu ziņojumu.

Komponentu gabalu attīstība

Šis ir ziņojuma galvenais elements. Šajā ziņojuma sadaļā jūs sīki izklāstīsiet progresu visās projekta sastāvdaļās. Šajā laika periodā jūs uzskaitāt savu progresu un sasniegumus attiecībā uz visiem rādītājiem. Jūs parādāt, kāds ir jūsu plāns nākamajam laika periodam. Un tad jūs uzskaitāt ne tikai bloķētājus, bet arī to, kādus centienus jūs veicat, lai tos dzēstu. Visbeidzot, sadaļā tiks parādīts, kāda papildu palīdzība ir nepieciešama no jūsu priekšnieka vai cita progresa ziņojuma saņēmēja.

Kopsavilkums

Ziņojuma tekstam seko kopsavilkuma sadaļa. Tajā ir mazāk informācijas nekā iepriekšējā sadaļā aprakstītais progress. Jūs iekļausit to pašu informāciju, metriku, sasniegumus, nākamā perioda plānu un visus bloķētājus, bet sniedziet sīkāku informāciju par katru kategoriju. Piemēram, kopsavilkums var būt viens teikums, piemēram, “visi rezultāti ir savlaicīgi”, bet iepriekšējā ieraksta progresa rakstīšana var teikt: „A izpildījums, kas pienākas uz xx / xx / xx, tiks piegādāts trīs dienas pirms tam.

Ziņojums Y tiks piegādāts laikā xx / xx / xx. Un ziņojums C, kas aizkavējas par divām nedēļām, gaidot grafiku, tagad tiks sagaidīts tā pārskatītajā termiņā xx / xx / xx. ”

Nākamā pārskata datums

Šeit jūs redzēsiet, kad tiks nosūtīts nākamais ziņojums. Ja tas ir, piemēram, iknedēļas ziņojums, nākamais pārskata datums tiks parādīts vienu nedēļu pēc. Mēneša atskaitei jūs parādītu nākamā mēneša datumu, kad ziņojums tiks nosūtīts. Cilvēki, kas saņem ziņojumu, sagaida, ka šie dati būs tikpat precīzi kā ziņojumos iekļautie dati.

Apakšējā līnija

Jūsu progresa ziņojums sastāv no izvēles kopsavilkuma, ziņojuma par visu projekta sastāvdaļu progresu, detalizētu kopsavilkumu un laika grafiku. Padariet tos tik precīzus, cik iespējams.