Kā uzrakstīt piedāvājumu vai RFP

Priekšlikuma pieprasījums, ko dažreiz sauc par RFP vai RFQ ("pieprasījums pēc kotēšanas"), ir dokuments, ko uzņēmums izdod, kad tas vēlas iegādāties produktu, un vēlas, lai tās specifikācijas būtu publiski pieejamas. Tas parasti notiek, ja vairāki uzņēmumi piedāvās darbu un RFP aicina uz konkurētspējīgākām cenām. Bet, ja jūs pareizi nesagatavojat RFP, jūsu centieni var radīt piedāvājumus, kas ir laika izšķiešana, vai, vēl ļaunāk, vispār nekādi piedāvājumi. Lūk, kā izveidot RFP, lai nodrošinātu vislabākos rezultātus.

Grūtības: Vidējais

Nepieciešamais laiks: Dažas dienas

12 soļi

1. Izpildi savu mājasdarbu:Izdomājiet, kas jums nepieciešams, ko vēlaties, un to, kas ir iespējams, pirms sākat rakstīt savu RFP. Neizdodiet RFP par mašīnu, kas stundā var saražot 1500 logrīku, ja jūs nekad neesat pārdevis vairāk nekā 25 mēnesī. Nav nekādas jēgas izsniegt RFP lieljaudas automašīnai, kad kurjers var saņemt satiksmi tikpat ātri uz velosipēdiem.
2. Atšķiriet savas vajadzības un vēlmes: Ja vēlaties iegādāties lietojumprogrammu, kas var pārsūtīt attēlus starp galveno mītni un furgoniem darba vietā, varat norādīt vajadzīgo attēlu skaitu sekundē, nepieciešamo attēlu maksimālo lielumu un nepieciešamo izšķirtspēju. Lai gan varētu būt jauki, ja šie attēli ir krāsaini, izlemiet, vai tas ir patiešām nepieciešams. Ja jums tiešām ir vajadzīgs konkrēts specifisks, izmantojiet vārdus, piemēram, "gribu", "būs" un "obligāti". Tas norāda, ka šīs ir prasības. Specifikācijas, kas ir tikai "vēlas", būtu jāidentificē ar vārdiem, piemēram, "var", "var" un "pēc izvēles".

1. Izlemiet, kāda būs uzvarētāja: Priekšlikumi, kas saņemti, reaģējot uz jūsu RFP, atšķirsies. Katram atbildētājam būs dažādas stiprās un vājās puses. Daži koncentrēsies uz viszemākajām izmaksām. Citi koncentrēsies uz vislabāko kvalitāti. Un citi piedāvās pilnu funkciju komplektu. Izlemiet priekšā to, ko jūs meklējat - zemāko cenu, ātrāko piegādi vai kādu no abām kombinācijām.
2. Organizējiet dokumentu: Jebkuram, ko jūs rakstāt uzņēmumam, ir jādomā un jārīkojas. Kontūra ir laba vieta, kur sākt. Vismaz jums būs nepieciešamas sadaļas ievadam, prasībām, atlases kritērijiem, termiņiem un procesiem. Daudzās no šīm sadaļām būs apakšsadaļas.

1. Uzrakstiet ievadu: Tas ir tas, kur jūs paskaidrosit potenciālajiem pretendentiem, kāpēc jūs publicējat RFP un ko jūs cerat sasniegt. Ievadā var ietvert arī kopsavilkumu par galvenajiem punktiem, kas izņemti no citām sadaļām, ieskaitot termiņu. RFP ieviešana attēla pārraides sistēmai varētu lasīt kaut ko līdzīgu: "XYZ uzņēmums pieprasa priekšlikumus par ļoti uzticamu, viegli lietojamu sistēmu, kas spēj pārraidīt attēlus no galvenā biroja uz mikroautobusiem jebkuras lielpilsētas teritorijā. jāsaņem līdz pirmdienai, 2007. gada 5. martam, plkst.

1. Paskaidrojiet prasības: Šī sadaļa ir viena no svarīgākajām un parasti aizņem visvairāk laika. Jums būs jānorāda nosūtāmo attēlu izmērs un skaidrība un vajadzīgais ātrums. Esiet specifiski, bet nepaziņojiet pretendentiem, kā vēlaties, lai darbs tiktu paveikts, ja vien tas nav būtiski. Iespējams, vēlēsities šo daļu sadalīt apakšnodaļās. Piemēram, (a) attēla izmērs un kvalitāte (b) pārraide, kas var ietvert gan vēlamo ātrumu, gan jebkuras prasības, kas padara pārraidi drošu (c) vēlamās iespējas, kur jūs varat norādīt krāsu kā vēlamo opciju.

1. Atlases kritēriji: Lūk, kur jūs paziņojat solītājiem, kā jūs izvēlēsieties uzvarētāju. Jūs varat izpaust tik daudz vai maz, cik vēlaties. Ir laba ideja, piemēram, iekļaut teikumu: "Uzvarētājs, ja tāds ir, tiks izvēlēts tikai ar XYZ Company spriedumu." Iespējams, vēlēsities izveidot izklājlapu, kas piešķir katram solim noteiktu punktu skaitu katrā kategorijā.Tad komandai jāizvēlas labākais piedāvājums no tiem, kuriem ir trīs augstākie rādītāji.
2. Laika grafiki: Šī sadaļa stāsta uzņēmumiem, cik ātri viņiem ir jārīkojas un cik ilgi process ir paredzēts. Esiet saprātīgi, nosakot termiņus. Nepieprasiet priekšlikumus sarežģītām sistēmām, pēc tam sniedziet pretendentiem tikai dažas dienas, lai atbildētu. Ļaujiet vairāk laika, lai sagatavotu cenu, ja jūsu RFP ir liels, ja vēlamais pirkums ir sarežģīts vai ja jums ir nepieciešama ļoti detalizēta atbilde. Tas ir arī, ja jūs varat informēt pretendentus, cik ilgi vērtēšanas process tiks veikts, kad tiks paziņots, ja tie būs veiksmīgi, un cik drīz viņiem jāsniedz tas, ko viņi ir apsolījuši.

1. Process: Izmantojiet šo sadaļu, lai izskaidrotu, kā process darbosies - no RFP nosūtīšanas uz līguma piešķiršanu un darba sākšanu. Šajā sadaļā var teikt: "Piedāvājumi ir jāmaksā dienā, kas norādīta iepriekš 8. solī. Visas cenas tiks pārskatītas, lai pārliecinātos, ka tās atbilst visām prasībām un ir atsaucīgas. Visas atsaucīgās cenas tiks vērtētas X kategorijās (varat norādīt kategorijas, ja tās ir jūs vēlaties) un trīs labāko piedāvājumu vērtēs priekšlikuma komanda, lai izvēlētos uzvarējušo pretendentu un aizstājēju. Paredzams, ka sarunas ar uzvarējušo pretendentu piešķirs līguma slēgšanas tiesības divu nedēļu laikā. "

1. Izlemiet, kā nosūtīt RFP: Lielākā daļa RFP tiek nosūtīti pa pastu, taču tiem nav jābūt. RFP varat nosūtīt pa e-pastu, vai arī to var ievietot savā uzņēmuma tīmekļa vietnē. Vienkārši norādiet nosaukumu (vai piedāvājuma numuru), ko solītājiem vajadzētu izmantot, lai identificētu RFP, uz kuru viņi atbild.
2. Izlemiet, kurš saņems RFP: Iespējams, jūs jau esat identificējis piegādātājus, no kuriem vēlaties iegādāties. Jūsu uzņēmumam var būt pat pieņemamu piegādātāju saraksts. Ja nē, jūs varat atrast iespējamos pārdevējus, izmantojot savu profesionālo tīklu, meklējot tiešsaistē vai uzdodot ieteikumus citiem uzticamiem pārdevējiem. Neierobežojiet savu sarakstu ar tiem, kas saņem jūsu RFP tikai lieliem uzņēmumiem vai reģistrētiem pārdevējiem. Jūs varat atrast labākas idejas un pat labāk noteikt cenas no mazākiem piegādātājiem, kuri bieži vēlas vairāk uzvarēt jūsu biznesā.

1. Paziņojiet par uzvarētāju: Kad esat pabeidzis visus iepriekš minētos soļus, ir pienācis laiks veikt lēcienu un informēt uzvarētāju RFP, ka ir pienācis laiks virzīties uz priekšu ar šo projektu.