Projektu pārvaldības struktūras

Vai jūs zināt, kāda ir projektu vadība un kāda tā izskatās? Vai ko darīt, ja strādājat vidē, kurā tā nav? Sāksim ar definīciju.

Projekta pārvaldība: definīcija

“Pārvaldība” projektu vadības noteikumos attiecas uz politiku, procesiem, standartiem, procedūrām un vadlīnijām, kas nosaka, kā jūsu organizācija vada, vada un kontrolē projektus.

Pārvaldība var būt plaša un „smaga” ar lielu birokrātiju vai skices un „vieglu” (tādā gadījumā tā, iespējams, ir neefektīva). Vadītājiem jācenšas panākt pareizu vides un kultūras pārvaldības līmeni. Pārliecināties, ka jūsu pārvaldības politika ir piemērota mērķim, ir galvenais faktors, lai nodrošinātu to efektivitāti.

Pārvaldība sākas augšpusē. Uzņēmuma valdei būtu jāapņemas ievērot labas pārvaldības ideju un to, ka projekti ir jāpārvalda atbilstoši noteiktajām pamatnostādnēm. Šī attieksme un sagaidāmie standarti tiks filtrēti uz projektu padomēm un projektu vadītājiem (un programmu komandām, ja tādas ir).

Kāpēc projektu pārvaldības jautājumi

Jūsu projekta sponsors un citas galvenās ieinteresētās personas vēlas zināt, ka projekta budžets tiek izlietots pareizi. Viņi vēlas redzēt, ka jūs efektīvi sekojat sava projekta progresam un nepieciešamības gadījumā veicat projektu riska pārvaldību.

Taču labas pārvaldības princips ir plašāks par to.

Pārvaldību pieprasa klienti, īpaši publiskajā sektorā. Valdības un regulatori dažiem projektiem jautā (un dažos gadījumos izpilda) noteiktus standartus. Pārvaldība nav tikai iekšējs jautājums: daudziem uzņēmumiem, kas darbojas regulētos tirgos, būs jāievēro ārējās likumdošanas norādījumi, piemēram, Sarbanes-Oxley. Projekta vadība ir neliela daļa no tā, ka jūs varat pierādīt, ka jūsu uzņēmums darbojas efektīvi un atbilstoši jūsu nozares noteiktajām vadlīnijām un noteikumiem.

Projekta pārvaldība arī palīdz jums:

• Uzlabojiet savu ieguldījumu atdevi un efektīvi sekojiet šiem ieguldījumiem
• Iegūstiet iegādi projektiem
• Izvairieties no vispārējiem iemesliem, kādēļ projekti neizdodas
• Sazināties efektīvāk
• Ieviest standartizāciju visos projektos, atvieglojot snieguma salīdzināšanu
• Samaziniet risku
• Attīstīt un motivēt darbiniekus strukturētā vidē

Kā izskatās projektu vadība

Tāpēc tagad mēs zinām, kāda ir projektu vadība, kā tas izskatās projektā? Šeit ir aprakstītas darbības, kas demonstrē pārvaldību projekta vidē:

• Ir disciplinēts projektu vadības dzīves cikls, kas ietver apstiprinātus punktus. Tie ir punkti, kuros tiek apspriests projekta dzīvotspēja un pieņemts lēmums par to, vai turpināt darbu.
• Projektiem ir skaidra biznesa situācija, un biznesa lietās ir pietiekami daudz informācijas, lai vadības komandas varētu pieņemt pareizos lēmumus.
• Šie lēmumi ir pienācīgi dokumentēti un paziņoti.
• Cilvēkiem, kas strādā pie projektiem, ir noteiktas lomas un pienākumi.
• Pastāv nepārtrauktas mācīšanās kultūra, kas ļauj projekta komandām nepārtraukti uzlabot un apspriest mācības, kas radušās vainas dēļ.

• Ir procesi un procedūras, kas ļauj projekta komandām pārskatīt savu projektu un vajadzības gadījumā pieprasīt neatkarīgu atbalstu.
• Ieinteresētās personas ir iesaistītas un uzticas procesam.
• Projekta komandas sastāv no indivīdiem, kuri ir pieredzējuši un kvalificēti attiecīgajās lomās.

Projektu pārvaldība ir saistīta ar organizācijas pārvaldes struktūrām kopumā. Ja jūs domājat, ka projekta vadības galvenais mērķis ir nodrošināt, ka projekti tiek īstenoti pareizā veidā, jūs varat redzēt, kā tas ir saistīts ar finanšu pārvaldību korporatīvā līmenī, korporatīvo risku pārvaldību un vairāk.

Projektu vadībai nevainojami jāatbilst jūsu pašreizējiem organizatoriskajiem procesiem. Citiem vārdiem sakot, neveidojiet pavisam jaunu finanšu pārvaldības procesu, kad jums jau ir tāds, kas darbojas citās jomās! Izmantojiet to, kas pašlaik ir, un izmainīt korporatīvos procesus, lai tie būtu piemēroti lietošanai projekta vidē.

5 Projekta pārvaldības jomas

Kad sākat to aplūkot, jūs sapratīsiet, ka projektu vadība ir plaša, izmantojot visus projekta vadības elementus. Tomēr ir dažas galvenās jomas, kurās pārvaldība ir īpaši svarīga.

1. Metodoloģijas un procesi: tie palīdz jums uzticami un ilgtspējīgi strādāt.
2. Zināšanu vadība: Tas ir būtiski, lai gūtu pieredzi un nodrošinātu, ka organizācija mācās no projekta pieredzes. Zināšanu pārvaldība ir būtiska, ja vēlaties pārtraukt to pašu kļūdu vairākas reizes.
3. Projekta vadības termiņš: Tā kā jūsu organizācijas projektu vadības termiņš palielinās, tā būs jūsu spējas veiksmīgi izpildīt.
4. Augstākā līmeņa iepirkšanās: apņemšanās uzsākt projektu pārvaldību sākas augšpusē. Ja jums ir vadības atbalsts, tas pakāpeniski samazinās visos uzņēmējdarbības līmeņos, un pieeja pārvaldībai būs ilgtspējīgāka.

1. Atbalsta kultūra: atbalsta kultūra, nevis vainojama, nodrošinās, ka projektu vadītājiem ir piemērota vide, kurā var attīstīties. Atbalsta kultūra, ko vada projekta vadības birojs vai projekta direktors, palīdzēs projektu vadītājiem sasniegt savus mērķus un projekta mērķus.

Ko darīt, ja nav uzņēmuma standarta

Daudzi projektu vadītāji mazās organizācijās darbojas projektos, kas atbalsta vidi, un kur ir projektu iegādes koncepcija, bet bez oficiālām organizatoriskām struktūrām, no kurām atteikties.

Šādā situācijā - un tas nav tikai mazām organizācijām - jūs izstrādāsiet savu projektu pārvaldības modeli no jauna. Ja nav projekta vadības pieejas, ka jūs varat noņemt plauktu un piemērot savu projektu, jums būs jāizveido savs.

Tas nav tik grūti, kā tas varētu šķist!

Sāciet ar pamatu iestatīšanu:

• Izveidojiet lomu un pienākumu dokumentu
• Pārliecinieties, ka jums ir projekta sponsors
• Pārliecinieties, ka jums ir Projektu padome vai vadības grupa, un organizējiet regulāras sanāksmes, par kurām jūs veicat un izplatāt minūtes
• Izveidot riska pārvaldības procesu
• Izveidot izmaiņu pārvaldības procesu
• Izveidojiet punktus savā projekta grafikā, kur jūs pārbaudāt projekta dzīvotspēju pret biznesa lietas sākotnējiem mērķiem (katra posma beigas ir dabisks punkts šo pārbaužu veikšanai).

Galu galā tas ir projekta sponsora pienākums nodrošināt pienācīgu pārvaldību, bet arī projektu vadītāji var aktīvi piedalīties šajā jomā.

Pārvaldība varētu būt viens no sausākajiem priekšmetiem projektu vadībā, bet tas ir viens no svarīgākajiem. Tas ir veids, kā augstākās vadības komandas zina, ka jūs veicat labu darbu, un pārliecina viņus, ka projekts izvēršas tāpat kā vajadzētu. Tā nodrošina arī pārbaudes un līdzsvarus, kas ir nepieciešami, lai vadītāji zinātu, ka nauda tiek izlietota tādā veidā, kas ir piemērots un saskaņots ar uzņēmējdarbības gadījumu.