Ieinteresēto personu pārvaldības plāns projektu vadībā

Projektu vadībā ieinteresēto personu pārvaldības plāns ir oficiāls dokuments, kurā izklāstīts, kā ieinteresētās personas iesaistīsies projektā. Ieinteresētā persona ir persona vai grupa, kurai ir interese par projektu. Domājot par to, kad un kā tiks iesaistītas ieinteresētās personas, projekta komanda var palielināt ieinteresēto personu pozitīvo ietekmi uz projektu.

Kas ir ieinteresētās personas?

Ieinteresētās personas var būt organizācijas iekšējās un ārējās. Iekšējo ieinteresēto personu piemēri ir vadītāji un biznesa vienības, piemēram, grāmatvedība un informācijas tehnoloģijas.Biznesa vienībām parasti ir pārstāvji no projekta komandas. Ārējās ieinteresētās personas var būt interešu grupas, uzņēmumi un pilsoniskās organizācijas. Ārpus ieinteresētajām personām ir reti sastopams, ka tās ir pārstāvētas projekta komandā. Aģentūrām, kurām ir regulatīvā iestāde, nozares, ko tās regulē, parasti ir vissvarīgākā ārējo ieinteresēto personu grupa jebkuram projektam.

Ja projekta komanda identificē ieinteresēto personu, ieinteresētajām personām būtu jāparedz ieinteresēto personu pārvaldības plāns.

Projekta komandai ir nepraktiski veidot locekļus, kas pārstāv visas ieinteresēto personu grupas. Daudzos gadījumos tas nav iespējams. Tomēr projekta komandai ir nepieciešams ieguldījums un iesaistīšanās no ieinteresētajām personām, lai projekts būtu veiksmīgs. Piemēram, valdības organizācija vēlas pilnībā atjaunot un modernizēt visplašāk izmantoto patentēto programmatūru. Gandrīz visi organizācijas darbinieki kaut kādā veidā izmanto programmu. Katra veida lietotājs nevar būt tieši pārstāvēts projekta komandā, tāpēc komanda izstrādā veidus, kā savākt ieinteresētās personas, un lemj par veidiem, kā informēt ieinteresētās personas par projekta statusu.

Šīs ievades un komunikācijas stratēģiju vākšanas metodes ir dokumentētas ieinteresēto personu pārvaldības plānā.

Ieinteresēto personu un komunikācijas plāns

Starp projekta ieinteresēto personu pārvaldības plānu un komunikācijas plānu var būt ievērojams daudzums. Viņu funkcijas ir ļoti līdzīgas. Ieinteresēto personu pārvaldības plāns ir plašāks, jo tas veicina ieguldījumus projektā, kā arī izklāsta rezultātus. Ieinteresēto personu pārvaldības plāns ir šaurāks, jo tas attiecas tikai uz tiem, kuriem ir intereses, savukārt komunikācijas plānā varētu iekļaut plašākas auditorijas.

Evolūcija

Ieinteresēto personu pārvaldības plānu parasti uztur projekta vadītājs. Projekta gaitā projekta vadītājs pārskata ieinteresēto personu pārvaldības plānu un periodiski to nodod projekta komandai, lai apsvērtu atjauninājumus. Projekts var būt ļoti atšķirīgs tā laika vidū, nekā tas bija plānošanas posmos, tāpēc ir svarīgi pārliecināties, ka projekta vadošie dokumenti tiek mainīti, ja apstākļi to prasa.

Piemērs

Šeit ir piemērs tam, kā projekta gaitā var mainīties ieinteresēto personu pārvaldības plāns. Valsts aģentūra uzsāk noteikumu izstrādes projektu. Sākotnēji projekta sponsors un projekta vadītājs sastāda ieinteresēto personu sarakstu, kas iekļauts ieinteresēto personu pārvaldības plānā. Viens no projekta komandas pirmajiem uzdevumiem ir izstrādāt plānu. Pēc dažiem mēnešiem projekta komandas dalībnieks identificē ieinteresēto personu, kas projekta sākumā nav domājusi. Projekta vadītājs plānā iekļauj jaunu ieinteresēto personu un aicina projekta grupas sanāksmi, lai apspriestu, kā iesaistīt jauno ieinteresēto personu.

Kad komanda nolemj, ko darīt, projekta vadītājs informēs projekta sponsoru.

Ieinteresēto personu pārvaldības plāns ir dzīvs dokuments. Tā kā projekts mainās, ieinteresēto personu pārvaldības plāns ar to var mainīties, lai labāk apmierinātu projekta vajadzības. Ar izveicīgu ieinteresēto personu pārvaldības plānu projekta komanda var pienācīgi apkopot ieinteresēto personu viedokli un atsauksmes, kā arī informēt šīs ieinteresētās personas.