5 atšķirības starp projektiem un uzņēmējdarbību kā parasti

Vai jūs strādājat pie projekta? Vai arī tas, ko jūs darāt, ir daļa no jūsu uzņēmuma ikdienas darbības?

Kad es runāju ar cilvēkiem komandās, viņi bieži man saka, ka viņi nav pārliecināti, vai viņi strādā ar projektu vai uzņēmējdarbību kā parasti. Abas ir nepieciešamas organizācijā un ir vienlīdz derīgas, bet tas palīdz saprast, ko jūs strādājat, lai jūs varētu labāk saprast, kur tas iekļaujas organizācijā.

Ir piecas galvenās atšķirības starp projektu darbu un uzņēmējdarbību kā parasti (bieži saīsināts kā BAU) darbs.

Mainīt pret identificējošo uzņēmumu

Pirmkārt, pastāv atšķirība, kā notiek pārmaiņas.

Uzņēmējdarbība darbojas kā parastās darbības. Tie saglabā gaismu, apkalpo klientus un sasniedz mērķus. BAU komandas ir arī pirmās, kas zina, kad esošie procesi nedarbojas un vairs nav noderīgi. Kad tas notiks, BAU komandas apzinās pārmaiņu nepieciešamību.

Vadītājs, veicot stratēģisku pārskatu, var ieteikt, kādas izmaiņas jāveic, lai vienība sasniegtu savus mērķus. Vai arī komandas dalībnieks var izteikt ieteikumus par izmaiņām. Spektra otrā galā, jums var būt pilnīga biznesa lieta, ko izstrādājis augstākais vadītājs, lai sniegtu izmaiņas, kas nepieciešamas, lai palīdzētu to sadalījumam sasniegt ikgadējos mērķus.

Tas ne tikai racionalizē biznesa procesus. BAU lomā strādājošie var arī saprast, ka pārmaiņas ir būtiskas regulējuma maiņas vai organizācijas konkurētspējīgās vides dēļ. Frontline darbinieki strādā, lai sniegtu stratēģiju, un zina, ko tā vēlas būt atšķirīga, lai tur nokļūtu.

No otras puses, projekti palīdz īstenot visas šīs izmaiņas. Projekti nodrošina izmaiņas BAU funkcijās un caur tām, izmantojot projektu vadību. Mēs precizēsim, kāda ir projektu vadība. Projekta organizācija strādā, lai sniegtu izmaiņas BAU komandās. Tas notiek pēc tam, kad projekts ir izgājis apstiprināšanas procesu, kas parasti ir uzņēmējdarbības un augstākās vadības apstiprinājums.

Tas nenozīmē, ka cilvēki, kas piedalās projekta uzdevumā, nekad nevar ieteikt uzņēmējdarbības prakses uzlabojumus, bet viņi to darīs drīzāk kā darbinieka lomā, nevis kā daļu no sava projekta uzdevuma.

Šis sadalījums, ko jūs dzirdēsiet arī kā “uzņēmuma maiņu, uzņēmuma vadīšanu”, ir redzams arī projektu beigās. Projekta īstenošana ir rezultāta nodrošināšana. Tas varētu būt jauna programmatūra, ēka, jauns pakalpojums vai kaut kas cits. BAU komanda ir atbildīga par to uzņemšanos un labu izmantošanu, lai sniegtu labumu. Citiem vārdiem sakot, projekts nodrošina spēju gūt labumu, un BAU operācijas izmanto šo spēju, lai iegūtu priekšrocības.

Riska mazināšana pret risku mazināšanu

Lai bizness kā parastās funkcijas būtu efektīvas, BAU komandas centīsies mazināt visus riskus, kas saistīti ar operācijām. Labs ir tas, ka bizness nenotiek, lai panāktu labāku organizatorisko stabilitāti un atkārtojamus procesus.

Tā kā projekti ir unikāli un neskaidri, tiem ir nepieciešama riska daļa. Uzņēmums veic nelielu lēcienu nezināmajā veidā, tikai darot projektu, jo tas ievieš pārmaiņas un piegādā kaut ko, kas tur nebija.

Tāpēc projekta komandas riskē atšķirīgi nekā BAU komandas. Projekta vadītāji cenšas pārvaldīt gan pozitīvu, gan negatīvu risku, lai iegūtu vislabākos rezultātus. Tas varētu ietvert risku mazināšanu, lai mēģinātu ierobežot varbūtību, ka tā notiks, bet tā ietver arī citas riska pārvaldības stratēģijas. Maz ticams, ka jūs kādreiz riskējat ar projektu saistītus riskus, taču, iespējams, varēsiet to darīt, pateicoties BAU darbam.

Viens no tiem ir laika ierobežojums, otrs notiek

Projektiem ir sākuma, vidus un beigu datums, un tie ir vienreizēji notikumi. Tas ir projekta dzīves cikls. Faktiski visizteiktākā projekta iezīme ir tā, ka tas beidzas. Projekta vadītājs un komandas darbs šajā projektā šajā laikā. Beigās komanda tiek likvidēta.

BAU neapstājas un turpinās. Protams, varat slēgt funkciju vai pārtraukt procesu, ja tas vairs nav nepieciešams uzņēmumam - lai gan to pārvaldītu kā projektu! BAU funkcija rada nepārtrauktu darbu bez paredzamā beigu datuma.

Lai kapitalizētu vai neizmantotu kapitalizāciju

Projekti var tikt kapitalizēti un bieži vien BAU nevar būt - jūs paļaujas uz darbības izdevumiem, kas saistīti ar jūsu pastāvīgo darbu, kā parasti. Citiem vārdiem sakot, projektu un citu uzdevumu uzskaites metodes ir atšķirīgas.

Projekta finansējums bieži ir saistīts ar aktīva nodošanu ekspluatācijā - tas nozīmē, ka izmaksas var kapitalizēt. Dažos gadījumos, atkarībā no tā, kur esat pasaulē, un vietējiem grāmatvedības noteikumiem, jūs pat varat veikt projekta izmaksas zem līnijas.

BAU izmaksas parasti tiek uzskatītas par opex (darbības izdevumi) un tiek uzskaitītas uzņēmuma peļņas un zaudējumu pārskatā.

Projektu finansējums un uzņēmējdarbības finansējums kopumā ir ļoti specializēta joma, tāpēc vienmēr ir ieteicams konsultēties ar saviem finanšu ekspertiem, pirms tiek pieņemti lēmumi par to, kas būtu un ko nevajadzētu izmantot jūsu organizācijā. Grāmatvedības noteikumi atšķiras atkarībā no valsts un pat pēc organizācijas, kurā atsevišķiem uzņēmumiem ir īpaši procesi un veidi, kā rīkoties.

Šaubu gadījumā vienmēr pārbaudiet!

Cross-Functional vs Funkcionālās Komandas

Visbeidzot, ir liela atšķirība projekta komandu veidošanā. Projektos ir iesaistītas daudznozaru ekspertu grupas, kas apvienotas, lai nodrošinātu konkrētu rezultātu. Zināšanas par to, kā motivēt projekta komandu, ir svarīgas, jo ne visi var uzzināt konkrēto mērķi jau pašā sākumā. Ja cilvēkiem nav skaidras izpratnes par to, ko viņi strādā, tad viņi mēdz darīt vislabāko darbu.

Projekta komandas tiek veidotas no cilvēkiem, kas pilda noteiktas lomas. Tie nav amatu nosaukumi, bet gan amati projektā ar atšķirīgiem pienākumiem. Projekta komandas galvenās lomas ir:

• Projekta sponsors
• Projektu menedžeris
• Vecākais piegādātājs (organizācija, kas atbild par darba veikšanu, kas varētu būt iekšēja komanda, piemēram, IT vai ārējs darbuzņēmējs vai pārdevējs)
• Klients (tas varētu būt iekšējais klients, piemēram, cita nodaļas vadītājs, vai klienta pakalpojumu organizācijā - klients, kuram jūs piegādājat projektu)
• Priekšmeta eksperti (cilvēki, kas komandā nonākuši projekta laikā vai tā daļā, kuri izmanto savas zināšanas, lai sekmētu projekta panākumus).

Uzziniet vairāk par lomām projekta komandā.

No otras puses, BAU darbu vada funkcionālas komandas. Viņi paši ir eksperti, bet apvienoti kā nodaļa. Parasti ir mazāk savstarpējas pārklāšanās ar citiem departamentiem nekā projekta komandām.

Parasti ir ļoti skaidrs, kādām BAU komandām vajadzētu strādāt, un mērķi ir skaidri. Viņiem būs noteikti mērķi un redzējums par departamenta lomu uzņēmumā. Piemērs varētu būt klientu apkalpošanas komanda, kas darbojas kā daļa no lielākas klientu apkalpošanas nodaļas, kas apstrādā klientus par jūsu produktu.

Tas ir sarežģīts, jo var būt pārklāšanās. Piemēram, komandas līderis šajā zvanu centrā ir speciālists šajā jomā. Viņi var tikt norīkoti uz projekta komandu, lai pārvaldītu darba paketi un resursus, kas saistīti ar projekta daļas, kas attiecas uz klientu kontaktiem, piegādi. Savā projekta darbā viņi uzņemas priekšmetu eksperta, nevis klientu apkalpošanas komandas līdera lomu. Kā projekta komandas dalībnieks viņi būs atbildīgi par savu projekta budžeta daļu, un viņiem ir liela rīcības brīvība attiecībā uz to, kā darbs tiek veikts, lai sasniegtu gala mērķus.

Viņiem, iespējams, nav to BAU lomā.

BAU un projektu konflikti

Projekta darbs un BAU darbs var sēdēt labi viens otram, bet bieži vien var būt spriedze. Tas notiek tāpēc, ka projekti mēģina mainīt status quo. Status quo darbojas diezgan labi, un lielākoties cilvēki nepatīk pārmaiņas.

Otrkārt, kad jūs lūdzat cilvēkus pievienoties savai projekta komandai, viņi var ciest no lojalitātes konflikta. Vai viņu pirmā atbildība ir viņu dienas darbs vai projekts? Šeit var palīdzēt skaidri mērķi un stingra apņemšanās īstenot projektu, kā arī uzturēt komunikācijas līnijas, lai viņi zinātu, kādām jābūt prioritātēm.

Treškārt, uzņēmējdarbības saglabāšana vienmēr ir prioritāte. Tam ir ietekme uz projektu komandām, kuras varētu redzēt savu finansējuma samazinājumu, galvenie resursi, kas atgriežas pie BAU lomām un laika grafiki, aizkavējas, jo organizācijas ikdienas darbības tiek turētas uzmanības centrā.

Projekta vadītāji ar to var neapmierināt, bet tas vienmēr būs tāds, un tam vajadzētu būt. Fantastisks projekts nav jēga, ja uzņēmums tik ilgi ir krustojies, un neviens nav palicis izmantojis to, ko esat izveidojis!

Paturot prātā šīs vadlīnijas, būtu viegli redzēt, vai strādājat pie projektiem vai BAU vai abiem.