Sapulču pārvaldības prakse palīdz uzlabot produktivitāti

Mēs veltām daudz darba mūsu sanāksmēs. Daudzos gadījumos slikta sapulču pārvaldības prakse izraisa dalībnieku laika neproduktīvu izmantošanu. Saistītajā rakstā mēs piedāvājam norādījumus par piecu kopīgu tikšanās scenāriju pārveidošanu par produktīviem notikumiem. Šeit ir papildu idejas, lai atbalstītu sanāksmju lietderību, produktivitāti un ietekmi.

Tikšanās pārvaldības atslēga - Stand PAT

Daži vadītāji izmanto P.A.T. pieeja sanāksmēm, kam nepieciešama a PUzdot, Agenda un a Trāmis. Iesaistot dalībniekus ar šiem kritiskajiem konteksta punktiem pirms sesijas, tiek nodrošināts, ka cilvēki parādās gatavi piedalīties un atbalstīt sanāksmes vispārējo nodomu. Skaidrs P.A.T. kontūra palīdz nodrošināt produktīvu sesiju.

Jums vajadzētu būt iespējai noteikt sapulces mērķi ne vairāk kā 1 vai 2 teikumos. "Šī sanāksme ir paredzēta, lai plānotu jaunu mārketinga kampaņu" vai "šī tikšanās ir veltīta kuģniecības jaunajai politikai attiecībā uz atgriešanos." Mērķis palīdz nodrošināt, ka visi zina, kāpēc viņi tur ir, kas ir jādara, un kā virzīties uz priekšu un virzīties uz priekšu.

Noteikt darba kārtību. Uzskaitiet vienumus, kurus plānojat pārskatīt / apspriest / pārbaudīt. Mēs vēlamies noteikt laika ierobežojumu katram darba kārtības punktam (skatīt zemāk) un identificēt personu, kura ir atbildīga par diskusijas regulēšanu. Iestatiet laika grafiku; vismaz noteikt sākuma un beigu laiku. Mēs arī iesakām noteikt katra darba kārtības punkta ilgumu. Šiem rādītājiem jābūt kopējiem sanāksmju termiņiem.

Sāciet savas tikšanās laikā

Ja jūs strādājat vienā no tām kultūrām, kurās cilvēki satiekas tikšanās laikā līdz piecām vai desmit minūtēm pēc plānotā sākuma laika, ir pienācis laiks sākt jaunu tendenci. Viens uzņēmums mudina tās vadītājus slēgt durvis plānotajā starta laikā, un tie, kas kavējas, nav aicināti apmeklēt. Lai gan tas var būt drakātāks nekā rīkoties, jums nevajadzētu būt kārdinošiem par sapulces pasūtīšanu, mērķa pārskatīšanu un cerību un laika apstiprināšanu.

Negaidiet, kamēr straggeri parādīsies. Ja kāds nokavēsies, neaizmirstiet un nepārskatiet, kas jau ir ietverts. Turpiniet ar sanāksmju tēmām. Tas būs neērts straggers un uzlabos izredzes viņam / viņai ierasties laikā nākamajā sanāksmē.

Ja sapulces organizators / sponsors neparādās laikā, apsveriet sanāksmes atcelšanu un atgriezieties darbā. Piecu līdz septiņu minūšu gaidīšanas periods ir saprātīgs. Izredzes ir, sapulces organizētājs nonāca negaidīti grūtībās un vēlētos, lai jūs netērētu savu laiku, gaidot viņu.

Saglabājiet tikšanos par tēmu

Laba prakse ir piešķirt kādam personai lomu, lai sapulcē noturētu visus. Pārāk bieži diskusijas novirzās un degradējas uz viedokļu, ideju, faktu un emociju virpuļošanu. Tā vietā jāpiešķir loma un jāinformē visi apmeklētāji, ka šī persona iejauksies, ja un kad diskusijas notiks no darba kārtības un konkrētas diskusijas. Dažos uzņēmumos šī loma tiek saukta par "Traffic Cope" citās, "Tēmas turētājs". Neatkarīgi no marķējuma loma ir ļoti noderīga, lai stiprinātu jūsu sanāksmju efektivitāti un produktivitāti.

Ja rodas papildu jautājumi, kas ir ārpus darba kārtības, bet ir svarīgi apspriest, tie ir skaidri jāiekļauj un jāievieto "autostāvvietā" turpmākai izskatīšanai un diskusijai vai diskrētai sanāksmei. Sanāksmes īpašnieks patur tiesības atļaut nelielas atšķirīgas diskusijas, ja tas atbalsta vispārējo sapulces mērķi.

Saglabāt un izplatīt sapulces piezīmes / minūtes

Ikvienam, kas nav sanāksmes organizētājs, jāsagatavo sanāksmes protokols. Laba protokola ierakstīšana ietver:

• Sanāksmes laiks, datums, atrašanās vieta
• Mērķa apraksts
• Darba kārtības kopija
• Dalībnieku saraksts un to personu saraksts, kas nepiedalījās
• Detalizēts kopsavilkums par secinājumiem, rīcību, atbildību un pabeigšanas datumiem. Daudzi paziņotāji izmanto darba kārtību kā vadlīnijas secinājumu un darbību uzskaitīšanai.
• Plānotā turpmākā sanāksme, ja tā patiešām ir nepieciešama.

Ideālā gadījumā pēc sanāksmes noslēgšanas un absolūti vienā darba dienā pēc iespējas ātrāk izplata sanāksmes notis. Protokoli un piezīmes kalpo kā svarīgs atgādinājums dalībniekiem, kā arī informācijas avots citām ieinteresētajām pusēm vai tiem, kas tikuši nokavējuši sanāksmi. Protokols ir lielisks līdzeklis, lai piesaistītu cilvēkus un komandas par veiktajām turpmākajām darbībām.

Bottom Line

Iespējams, ka sanāksme dos pozitīvu iznākumu, palīdzot virzīt projektus un cilvēkus uz priekšu, vienkārši nepaļaujieties uz to. Daži centieni un apzināta jūsu sanāksmju vadības metožu uzlabošana uzlabos jūsu izredzes vadīt lielisku rezultātu.

Atjaunina Art Petty