Kāpēc komunikācija ir svarīga izmaiņu pārvaldībā

Jūs nevarat pārmērīgi sazināties, kad jūs lūdzat, lai jūsu organizācija mainās. Katrs veiksmīgs vadītājs, kurš ir veicis veiksmīgu pārmaiņu vadības pūliņu, pauž vajadzību pēc pārmērīgas komunikācijas izmaiņu pieredzes laikā un sniedz šo paziņojumu retrospektīvi.

Nav organizācijas, kurā darbinieki ir pilnīgi apmierināti ar komunikāciju. Komunikācija ir viens no visgrūtākajiem jautājumiem organizācijās. Tā ir joma, kuru darbinieki visbiežāk sūdzas organizatorisko pārmaiņu un ikdienas operāciju laikā. Iemesls?

Efektīvai komunikācijai ir nepieciešami četri komponenti, kas perfekti sadarbojas, lai radītu kopīgu nozīmi, iecienītāko komunikācijas definīciju.

• Personai, kas sūta ziņu, skaidri un detalizēti jāiesniedz ziņojums un jāatklāj integritāte un autentiskums.
• Personai, kas saņem ziņu, jāizlemj klausīties, uzdot jautājumus skaidrībai un uzticēties ziņojuma sūtītājam.
• Izvēlētajai piegādes metodei jāatbilst gan sūtītāja, gan saņēmēja apstākļiem un vajadzībām.
• Ziņojuma saturam ir jābūt rezonējošam un savienotam ar jau esošajiem uztvērēja uzskatiem. Tajā jāiekļauj informācija, ko darbinieks vēlas dzirdēt. Tai ir jāatbild uz darbinieka visdārgāko un rūpīgāko jautājumu.

Tas viss notiek komunikācijā, un tas ir brīnums, ka organizācijas to dara labi. Par laimi, pārmaiņu vadības speciālisti ir snieguši plašu ieteikumu klāstu par to, kā labi sazināties organizatorisko izmaiņu laikā.

Ieteikumi par komunikāciju efektīvai izmaiņu pārvaldībai

Izstrādājiet rakstisku komunikācijas plānu, lai nodrošinātu, ka jūsu izmaiņu pārvaldības procesā notiek visas šādas darbības.

• Konsekventi, bieži un izmantojot vairākus kanālus, tostarp runājot, rakstot, video, apmācību, fokusa grupas, ziņojumu dēļus, iekštīklus un vairāk par izmaiņām.
• Informējiet visu, kas ir zināms par izmaiņām, tiklīdz informācija ir pieejama. Pārliecinieties, ka jūsu aizspriedumi ir vērsti uz tūlītēju saziņu, tāpēc dažas detaļas vēlāk var mainīties. Pastāstiet cilvēkiem, ka jūsu cita izvēle ir noturēt visu saziņu, kamēr neesat pozitīvi ietekmējis lēmumus, mērķus un progresu, kas ir postoši pārmaiņu efektīvai pārvaldībai.

• Nodrošiniet cilvēkiem daudz laika, lai uzdotu jautājumus, pieprasītu skaidrojumus un sniegtu ieguldījumu. Ja esat kādreiz piedalījies scenārijā, kurā līderis sniedza izmaiņas lielā grupā, izmantojot caurplūdes plēves un tad aizbēga, jūs zināt, kādas sliktas ziņas tas ir par izmaiņu integrāciju. Cilvēkiem ir jūtama iesaistīšanās pārmaiņās. Iesaistīšanās rada saistības - nekas cits nav tik nozīmīgs pārmaiņu procesā.
• Skaidri paziņojiet pārmaiņu vadības centienus, redzējumu, misiju un mērķus. Palīdziet cilvēkiem saprast, kā šīs izmaiņas ietekmēs viņus personīgi. Ja jūs nepalīdzat ar šo procesu, cilvēki veidos savus stāstus, parasti negatīvākus nekā patiesību.

• Atzīstiet, ka patiesa komunikācija ir saruna. Tas ir divvirzienu, un jāpanāk reālas diskusijas. Tas nevar būt tikai prezentācija.
• Pārmaiņu vadītājiem vai sponsoriem ir jātērē laiks, sarunājoties ar vienu pret vienu vai mazās grupās ar cilvēkiem, kurus paredzēts veikt.
• Paziņojiet izmaiņu iemeslus tā, lai cilvēki saprastu kontekstu, mērķi un vajadzību. Praktizētāji to nosauca par „neaizmirstamu, konceptuālu ietvaru veidošanu” un “radot teorētisku pamatu, lai pamatotu pārmaiņas.”

• Sniedziet atbildes uz jautājumiem tikai tad, ja jūs zināt atbildi. Līderi iznīcina savu uzticamību, ja tie sniedz nepareizu informāciju vai, ja atbilde sniegs, šķiet, ka tie paklupt vai atgriezties. Ir daudz labāk teikt, ka nezināt un ka jūs mēģināsiet uzzināt.
• Līderiem ir jāklausās. Izvairieties no pārāk ātras aizstāvības, attaisnojuma un atbildes. Rīkojieties ar pārdomām.
• Padariet līderus un mainīgos sponsorus, kad vien iespējams, katru dienu pieejamus, lai sapulcētos ar citiem darba vietā.
• Turiet interaktīvus seminārus un forumus, kuros visi darbinieki kopā var uzzināt par izmaiņām. Izmantot apmācību kā interaktīvas komunikācijas veidu un iespēju cilvēkiem droši izpētīt jaunas uzvedības un idejas par pārmaiņām un pārmaiņu vadību. Visiem organizācijas līmeņiem ir jāpiedalās tajās pašās sesijās.

• Saziņai jābūt proaktīvai. Ja baumas dzirnavas jau darbojas, organizācija ir gaidījusi pārāk ilgu laiku, lai sazinātos.
• Nodrošiniet iespēju cilvēkiem savstarpēji sadarboties gan formāli, gan neoficiāli, lai dalītos idejās par pārmaiņām un pārmaiņu vadību.
• Publiski pārskatiet mērījumus, kas ir veikti, lai novērtētu pārmaiņu vadības un izmaiņu veikšanas progresu.
• Publicējiet atalgojumu un atzinību par pozitīvām pieejām un sasniegumiem izmaiņu un izmaiņu vadībā. Svinēt katru mazo uzvaru publiski.