Darbu projektu izmaiņu pārvaldība

Projektu vadītāji pavada daudz laika, izstrādājot plānus un nosakot komandas mērķus. Tad sponsori, ieinteresētās personas un komandas daudz laika pavada izmaiņas darba apjomā un izvēršanas procesā. Ņemot vērā skaidru, vienkāršu izmaiņu vadības procesu un stabilu skatījumu uz lielāko attēlu, pat ja dažas no detaļām mainās, tas ir tālu no tā, lai saglabātu projektu un ļautu jums saglabāt savu vēsumu.

Pieņemt šo izmaiņu

Izmaiņas notiek gandrīz katrā projekta vadības dzīves cikla punktā. Atzīstot, ka izmaiņas ir neizbēgamas - patiešām, bieži vien labvēlīgas - daļa procesa ļauj labākiem projektu vadītājiem pieņemt elastīgākas pieejas plānošanai un izpildei. Stratēģiju ieviešana, lai efektīvi risinātu pārmaiņas, kad tās notiek, ir ātrākais veids, kā novērst ikviena acu uz balvu, pat ņemot vērā to, kas dažkārt var likties nemainīgs virzienā.

Noteikts, strukturēts izmaiņu pārvaldības process ir jūsu izpildes spēle. jūsu stratēģija “Bībele”. Tas jums noteiks, kā vislabāk reaģēt kā līderis ierosinājumiem - pat pieprasījumiem - par izmaiņām attīstības procesā. Tas palīdzēs jums orientēties, graciozi un ar pārliecību, dažkārt strīdīgas sadarbības ainavas, lai sasniegtu visu pušu galīgos mērķus.

Pārmaiņu pārvaldības process

Izmaiņu pārvaldības process izskatās šādi:

• Saņemt pieprasījumu / pieprasījumu par izmaiņām procesā
• Novērtēt izmaiņu pieprasījumu / pieprasījumu, galveno uzmanību pievēršot projekta budžetam:
• materiālus
• visas attiecīgās atļaujas prasības
• cilvēka stundas
• zaudētais / iegūtais laiks
• Sagatavojiet un iesniedziet projekta akcionāriem / saziņai savus ieteikumus par to, kā rīkoties saistībā ar pieprasījumu (-iem)
• Saņemt akcionāru lēmuma apstiprināšanu vai noraidīšanu, lai turpinātu

Apskatīsim katru no šiem soļiem pēc kārtas:

Saņemt pieprasījumu / pieprasījumu pēc izmaiņām projektā

Jūs saņemsiet pieprasījumu mainīt projektu simtiem dažādos veidos: sapulcē, pa e-pastu, pa tālruni, koridorā, kad vakarā braucat no biroja.Ideālā gadījumā jūs saņemsiet informāciju par izmaiņu pieprasījuma veidlapu, bet jums jāzina, ka reālajā dzīvē daudzas svarīgas ieinteresētās personas uzskata, ka šāda veida darbu pabeigšana ir projekta vadītāja darbs - un jūsu uzņēmumā tas varētu būt.

Projekta izmaiņu pieprasījuma veidnei (vairāk par minūti) vajadzētu precīzi un kodolīgi atspoguļot visas pieprasījuma detaļas, taču neoficiāli tās nonāk pie jums. Kad jūtaties, ka visas detaļas ir precīzi reģistrētas, palaidiet veidlapu, kas atrodas aiz iniciatora, lai pārliecinātos, ka visi punkti ir pilnībā atrisināti.

Atcerieties, ka izmaiņas var būt arī par darba veikšanu. Ne vienmēr pieņemiet, ka izmaiņas būs saistītas ar darba veikšanu. Šis process ir vienāds neatkarīgi no tā, vai palielinās vai samazinās projekta darbības joma.

Veikt izmaiņu novērtējumu

Detalizēti apskatiet izmaiņu pieprasījumu. Jūs novērtēsit ietekmi uz:

• Grafiks
• Dokumentācija
• Līdz šim paveiktais darbs un darbs vēl ir jādara
• Budžets
• Kvalitātes pasākumi
• Darbības joma
• Resursu pieejamība

Piemēram, programmatūras izmaiņas var novērtēt 5 dienas. Tas ne tikai pievienotu 5 dienas grafikam, jo ​​tas izspiestu vēl vienu uzdevumu un pārvietotu to termiņā, kurā galvenais resurss ir brīvdienās. Minētais uzdevums būtu jāpārvieto, tāpēc kopumā šī izmaiņa grafiks papildinātu 8 dienas. Tas izmaksātu $ 5k, un papildu 8 dienas mūs ieslēdz vēl mēnesī ar piegādātāja līgumu, tāpēc ir arī izmaksas, kas jāapsver. Kvalitāte paliek tāda pati, bet darbības joma mainās, lai iekļautu jaunās izmaiņas.

Visu attiecīgo dokumentāciju būtu jāatjaunina, tostarp jau uzsākto projektu plānu un mācību rokasgrāmatas.

Tātad, lielajā attēlā, vienkārša 5 dienu maiņa ir pārsteidzoša. Pirms īstenošanas lēmuma pieņemšanas ir svarīgi ņemt vērā visus attiecīgos faktorus, jo pilnīga attēla iegūšana var mainīt rezultātu.

Sagatavot un iesniegt ieteikumus

Apsverot izpratni par pieprasīto izmaiņu vai izmaiņu pilno ietekmi, iesniedziet savus ieteikumus par maiņas dzīvotspēju.

Dažos gadījumos izmaiņas netiks īstenotas, jo uztvertais ieguvums būs mazāks par izmaksām. Citos gadījumos var atrast pietiekamu labumu, lai kompensētu papildu darba izmaksas. Tomēr citi gadījumi izrādīsies neizbēgami un ārpus jūsu kontroles, neatkarīgi no negatīvās ietekmes, kas izriet no reglamentējošiem vai atbilstības jautājumiem, vai tādiem iekšējiem jautājumiem kā organizatoriskā pārstrukturēšana.

Lēmums

Nelielām izmaiņām, kas atbilst jūsu pilnvaru ierobežojumam, lēmums par izmaiņu pieņemšanu vai noraidīšanu ir jums (ar pareizu komandas ieguldījumu). Jebkurš lielāks ir jāapstiprina projekta sponsoram vai projekta valdei. Noteikumi par to, uz ko attiecas kāda kategorija, parasti ir skaidri izklāstīti jebkura projekta sākumā.

Neatkarīgi no iznākuma, ir svarīgi, lai visi procesa dalībnieki būtu informēti. Komandas dalībnieku atsvešināšana jebkurā attīstības posmā var izmaksāt visa projekta integritāti un arī turpmāko sadarbību.

Mainīt pārvaldības rīkus

Ir izstrādāti vairāki izmaiņu pārvaldības rīki, lai padarītu šo procesu vieglāku un vienkāršāku. Katram izmaiņu pārvaldības rīkam jābūt galvenajam:

• Kontrolsaraksts vai procesu karte, kurā iesaistītas ieinteresētās personas, veicot atbilstošus pasākumus, lai paaugstinātu projekta darbības jomu
• Veidlapas maiņas pieprasījuma veidlapa (Piezīme: Ja jūsu projekti darbojas tiešsaistē, izmantojot automatizētu darbplūsmu, tā ir lieliska ideja, ka šī forma ir iekļauta jūsu dokumentu sarakstā.

Projekta izmaiņu pieprasījuma veidlapas izstrāde

Projekta izmaiņu pieprasījuma veidlapā jāiekļauj:

• Personas, kas pieprasa izmaiņas, nosaukums (“pieprasītājs”).
• Unikāls identifikators, piemēram, izmaiņu numurs (jūs varat to pievienot vēlāk, jo ir maz ticams, ka kāds no cilvēkiem, kas palielina pieprasījumu un izmanto formu, zinās, ko šeit ievadīt).
• Ierosināto izmaiņu apraksts pēc iespējas detalizētāk.
• Pārmaiņu kategorija. Ideālā gadījumā pieprasītājiem vajadzētu būt iespējai izvēlēties no iepriekš izraudzītas šīs sadaļas, lai tiem būtu jāatzīmē tikai rūtiņa. Šī ir laba vieta, kur atzīmēt, vai izmaiņu pieprasījums ir saistīts ar regulējumu vai iekšējo atbilstību - ja tas ir (patiesi), varat apiet daudz plānošanas un novērtēšanas soļu un vienkārši turpināt to.
• Izmaiņu „kāpēc”. Kāds ir tā īstenošanas pamatojums? Kāpēc pieprasītājs to vēlas?
• Ierosināto izmaiņu iespējamā ietekme uz dažādiem projekta elementiem, ieskaitot laiku, izmaksas, kvalitāti, darbības jomu. Pieprasījuma iesniedzējam var nebūt visas detaļas, tāpēc var būt nepieciešama jūsu palīdzība, aizpildot šos sagataves, izmantojot izmaiņu novērtēšanas soli. Minimālais, ko jūs meklējat šajā brīdī, ir precizējums par to, vai tas var palielināt, samazināt vai mainīt esošos projekta parametrus.

Izmaiņu pieprasījuma veidlapas ir jāapvieno ar atstarpi, lai detalizētu informāciju, lai jūs varētu aizpildīt, jo izmaiņas tiek tālāk apspriestas. Šablonā jāiekļauj arī vieta:

• Lēmuma maiņa: akceptēt, noraidīt vai atlikt
• Persona, kas pieņem lēmumu (vai grupu), kā arī lēmuma pieņemšanas datums un papildu komentāri.

Izmaiņas un projekta darbības jomas vadība

Projekta darbības jomas vadība ir process, kas filtrē un precizē atšķirības starp to, kas nepieciešams, lai veiksmīgi izpildītu projektu un kas nav. Saņemot projekta izmaiņu pieprasījumus, ir jāapsver, kā šīs izmaiņas var ietekmēt projektu kopumā. Jūsu izmaiņu pārvaldības process palīdz jums uzlabot un noteikt kontekstā, kāpēc izmaiņas ir vai nav praktiskas vai nepieciešamas.

Projekta vadības zināšanu rokasgrāmata (PMBOK Guide) - Piektā izdevuma pārklājuma projekta izmaiņu vadība ir vērts pieminēt, jo tas nav tik intuitīvs, kā jūs varētu domāt. "PMBOK ceļvedis" tajā ir iekļautas lieliskas starta vadlīnijas, ko sauc par “Kontroles jomu” projekta darbības jomas pārvaldības sadaļā. Tomēr pārmaiņu vadības process projektos ir jārisina integrētākajā veidā, un tas ir atspoguļots tekstā. "PMBOK Guide" lietotājiem būtu jāatsaucas arī uz "Veikt integrēto izmaiņu kontroles" procesu, jo tas skaidri nosaka, kā viss savienojas lielākajā ainavā.

Lai kļūtu par PMP, ir svarīgi saprast, kā "PMBOK Guide" attiecas uz izmaiņu pārvaldību, jo tā būs daļa no jūsu pārbaudes. Tomēr jāpatur prātā, ka pārmaiņu vadības process, ko jūs faktiski izmantosiet projektos, ir jāintegrē, ir viegli jāievēro un praktiski.

Vadīt savu komandu, izmantojot pārmaiņu procesu

Projekta komanda ir ļoti svarīga jebkura projekta panākumiem, tāpēc tā palīdz viņiem aktīvi iesaistīties procesa izmaiņu vadībā.

Šeit ir 5 veidi, kā jūs varat palīdzēt savai komandai ātri izpildīt projekta izmaiņu pārvaldības procesu:

1. Esiet atvērts par izmaiņām. Ļaujiet savai komandai zināt, ka sagaidāmas izmaiņas projektos.

2. Esiet atvērts par procesu. Šeit apspriestais izmaiņu pārvaldības process nenāk dabiski visiem. Lielākā daļa komandas locekļu nezinās, kas no viņiem tiek gaidīts, kamēr viņi netiks informēti. Izveidojiet instruktāžu, lai ar tiem iepazītos ar procesu, un ļaujiet katram uzzināt, kāda ir viņa loma tās izpildē.

3. Padariet to viegli. Projekta maiņa bieži vien ir labākā kontrolētā haosā. Darbības, ko veicat, lai veiksmīgi pārvietotos, nosaka jūsu trokšņa līmeni kā projekta vadītāju. Jūsu komanda var atrast pārsteidzošas pārmaiņas - īpaši lielos vai tos, kas atceļ lēmumus, kas ilgi domāti, ka tie ir atrisināti, un šķēršļi, kas tiek uzskatīti par ilgu laiku. Grafiks ir nepareizs, budžets var būt atšķirīgs, prasības noteikti ir atšķirīgas.

Jūsu komanda sagaida, ka jūs saņemsiet norādījumus un stabilizāciju. Padariet šo procesu pēc iespējas vieglāku.

4. Esiet tur, lai palīdzētu. Jauns darba veids prasa laiku, lai veiksmīgi integrētos. Ja esat iepriekš pārvaldījis projekta izmaiņas neformālā veidā (vai vispār), tad izmaiņas formālajā procesā var aizņemt kādu laiku, lai kļūtu par "veidu, kā mēs šeit darām". Ļaujiet komandai zināt, ka jūs esat tur, lai palīdzētu viņiem, ja viņiem ir nepieciešams kaut kas pagātnē.

5. Nebaidieties teikt nē. Ne visas izmaiņas ir saprātīgi priekšlikumi. Ļaujiet savai komandai zināt, ka, ja viņi jūtas pārliecināti par izmaiņām, kas šajā laikā nav pareiza lieta, tad jūs to aizstāvēsiet sarunā ar izmaiņu pieprasītāju.

Ja nav iespējams efektīvi pārvaldīt pārmaiņas, galvenais ir veids, kā projektu var pilnībā noņemt no sliedēm, tāpēc skatīties. Bruņojušies ar pareizu informāciju un procesiem, projekta izmaiņas var tikt risinātas kontrolētā, gudrā un izdevīgā veidā visiem iesaistītajiem.