Kā izvēlēties cilvēkresursu informācijas tehnoloģiju

Cilvēkresursu informācijas sistēma (HRIS) ir būtiska, lai uzņēmumi varētu pārvaldīt savus pabalstu plānus un informāciju par darbiniekiem. Ieguvumi vadības tehnoloģijai vairs nav patīkami, bet nepieciešamība palīdzēt cilvēkresursiem pārvaldīt gan informācijas jūru, gan naudu, kas tērēta pabalstu plāniem, jo ​​cilvēkresursiem ir ierobežoti resursi un pastāvīgi mainīgi dati.

Bet kā HR un citi vadītāji zina, ka viņi izvēlas labāko HR informācijas tehnoloģiju, lai pārvaldītu visas detaļas, un ka izvēlētais risinājums būs laika pārbaudījums?

Tālāk sniegti galvenie jautājumi, kas jāuzdod un jāatbild, izvēloties cilvēkresursu informācijas tehnoloģiju.

Kas ir elastīguma un mērogojamības pakāpe, ko nodrošina HR informācijas tehnoloģiju programmatūra?

Cilvēkresursu speciālistiem jānosaka, vai programmatūra var importēt datus no vairākām Excel izklājlapām, datu bāzēm un papīra dokumentiem, un līmeni, ar kādu tā var saskarties ar visu veidu citām sistēmām un datiem.

Programmatūrai jāspēj veikt un filtrēt informāciju no vairākiem avotiem. Ideālā gadījumā šis process būtu arī automatizēts. Daudzi tiešsaistes reģistrēšanas risinājumi prasa, lai dati tiktu manuāli apstrādāti, pirms tie var doties uz pārvadātāju, lai atjauninātu savas sistēmas. Atjaunināšanas formāta automatizācija, pārraides grafiks un piegādes metode var palīdzēt novērst norēķinu un atbilstības jautājumus.

Vai Programmatūra varēs izmantot HR uzņēmuma un pabalstu pārvadātāju noteikumus?

Patiesi spējīgs reģistrēšanās dzinējs novērtēs katru uzņemšanas darbību un piemēros nepieciešamo noteikumu, ziņojumu, uzvedņu un iespēju kombināciju, kas īpaši izstrādāta, lai izpildītu vēlamās atbilstības prasības. Programmatūrai jāatbilst jebkuriem atbilstības noteikumiem, kas ir uzņēmumam un pārvadātājiem.

Vai cilvēkresursu informācijas tehnoloģija spēs augt un mērogot ar organizāciju?

Cilvēkresursiem ir jānovērtē tehnoloģijas spēja augt, jo uzņēmums pieņem darbā jaunus darbiniekus, birojus, labumu izmaiņas un noteikumus. Cilvēkresursiem jājautā par robežvērtībām katram no šiem elementiem.

Vai tehnoloģijas programmatūra spēj integrēties ar citām sistēmām?

Darba samaksa un citas funkcijas bieži vien sniedz lielu daļu tādas pašas informācijas kā ieguvumu pārvaldība. Cilvēkresursi var iegūt lielāku efektivitāti, ja vienā sistēmā ievadītā informācija un cita darbinieku informācija tiek dalīta ar citu sistēmu. Darbinieku pieņemšana darbā ir vēl viena vajadzīgā funkcija.

Kurš ir atbildīgs par risinājuma īstenošanu vai celtniecību?

Kāds ir apmācības līmenis? Daži risinājumi prasa, lai klients būtu ļoti iesaistīts sākotnējā īstenošanā, kas var būt milzīgs jau aizņemtajiem HR administratoriem.

Cilvēkresursiem vajadzētu būt skaidrai izpratnei par nepieciešamo apmācību un tehnisko zināšanu līmeni un paredzamo laiku. Apspriežot risinājumu sniedzējus par šo tēmu, var ieskatīties smalkās jomās, kas sākotnēji varētu šķist vienkāršas, tomēr tām ir būtiska tehnoloģiskā pieredze. HR pēc tam var noteikt konkrētus uzdevumus, kas var būt tik apgrūtinoši, lai reāli kavētu pabeigšanu, iespējams, samazinot HR informācijas tehnoloģiju vērtību un ROI.

Vai ir maksa, ja apmācība ir iesaistīta?

Jāizvērtē arī apmācības izmaksas, tostarp laika un ceļošanas izdevumi ārpus ceļa. Cilvēkresursiem ir jāapzinās visas cietās un mīkstās izmaksas, kas saistītas ar personāla informācijas tehnoloģiju ieviešanu.

Kam būs dati?

Atbilde uz šo jautājumu ir Cilvēkresursu organizācija. Uzņēmumiem jāspēj transportēt savus datus uz jebkuru pakalpojumu sniedzēju (ASP). Ja dati atrodas pārvadātāja patentētajā serverī, uzņēmumam dažreiz var tikt iekasēta papildu maksa, ja tā pārslēdz pārvadātājus.

Kāda veida uzturēšana un uzturēšana ir nepieciešama? Kad programmatūra ir instalēta uzņēmuma darbavietās vai serveros, bieži ir nepieciešami regulāri atjauninājumi šai tehnoloģijai un var būt apgrūtinoši, lai tos plānotu un pārvaldītu. HR informācijas tehnoloģiju atjauninājumi bieži tiek veikti automātiski, izmantojot programmatūru, kas pieejama tiešsaistē, izmantojot lietojumprogrammu pakalpojumu sniedzēju (ASP) vai programmatūras kā pakalpojuma (SaaS) modeli.

Kādi drošības pasākumi ir iebūvēti HR informācijas tehnoloģijā?

Ja programmatūra ir pieejama tiešsaistē, izmantojot ASP vai SaaS modeli, pakalpojumu sniedzējam ir jāsniedz ikdienas dublējumi, rezerves serveri un pievienotie aizsargslāņi. Būtu jāievieš papildu sistēmas un procedūras, lai aizsargātu informāciju no pazušanas vai piekļuves nesankcionētam personālam. Cilvēkresursiem, konsultējoties ar citiem vadītājiem, vajadzētu būt ekskluzīvai pilnvarai izlemt, kam tiks atļauta piekļuve HR informācijas tehnoloģijai un cik lielā mērā.

Vai darbinieki varēs reģistrēties pabalstu plānos un veikt izmaiņas reālajā laikā uz viņu personas datiem un plānot izvēli?

Darbinieku piekļuvei jābūt dotai, ņemot vērā plašu, vispārēju piekļuvi datoriem.

Lielākajai daļai darbinieku ir piekļuve internetam mājās. Darbinieku pašapkalpošanās nodrošina lielu iespēju ietaupīt laiku un naudu. Laba pašapkalpošanās sistēma palīdzēs darbiniekiem gludi, ievadot informāciju par sevi un viņu apgādājamiem.

Sistēmai būtu skaidri jānorāda pieejamie plāni un jāļauj darbiniekiem izdarīt izvēli viņu ērtībai, vienkāršojot šīs darbības ar burvjiem visā procesā. Darbiniekiem arī jāspēj pievienot apgādājamos un vajadzības gadījumā mainīt informāciju, visu diennakti, septiņas dienas nedēļā, gadu.

Šie ir papildu jautājumi, kas jāatbild, novērtējot jūsu organizācijas cilvēkresursu informācijas tehnoloģiju vajadzības.

Vai tehnoloģija nodrošinās cilvēkresursus ar iestādi, lai izlemtu, kam tiks atļauta piekļuve un kādam grādam?

Tajā pašā laikā, sniedzot darbiniekiem piekļuvi, tehnoloģijai būtu jāpiešķir cilvēkam pēdējais vārds. Cilvēkresursiem vajadzētu būt pilnvarotai apstiprināt visus datus, pirms tie tiek nosūtīti pārvadātājiem, kā arī jānosaka, cik lielā mērā darbiniekiem un citiem ir piekļuve.

Kāda veida ziņošanas iespējas ir pieejamas no informācijas tehnoloģijas?

Ziņošanas tehnoloģijai būtu jāsniedz vairāki skatījumi un formāti (izklājlapas, PDF, HTML), liela attēlu novērtēšana un spēja noteikt, lai uzlabotu lēmumu pieņemšanu. Cilvēkresursiem vajadzētu būt iespējai jebkurā laikā novērtēt uzņemšanu konkrētos plānos, nenokārtotajās darbībās un darbinieku demogrāfiskās informācijas izmaiņās saistībā ar pabalstiem un citiem darbinieku datiem.

Vai programmatūras piedāvājumā ir īpašas iespējas, lai palīdzētu HR ietaupīt laiku?

Atkarībā no savām departamentu vajadzībām, HR varētu vēlēties noskaidrot tehnoloģiju spēju apstrādāt informāciju partijās, pārvaldīt paziņojumus un norēķinus par COBRA politiku, nodrošināt pašrēķinu un rēķinu saskaņošanas rīkus un konkrētus pārskatus.

Vai programmatūras piedāvājumā ir īpašas iespējas, lai palīdzētu HR sazināties ar darbiniekiem?

Dažas programmas sniedz cilvēkresursiem iespēju sazināties ar darbiniekiem vairākos līmeņos - izmantojot masveida e-pastu, elektroniskos ziņojumu dēļus un īpašus filtrēšanas kritērijus (piemēram, atrašanās vietu, nodaļu, apdrošināšanas plānus, reģistrācijas statusu, pensionēšanās statusu un citus), izmantojot HR informācijas tehnoloģiju sistēma. Vairāki saziņas līdzekļi var vēl vairāk automatizēt procesus un palīdzēt cilvēkresursiem labāk orientēt ziņojumus.

Vai programmatūras piedāvājumā ir īpašas iespējas, lai palīdzētu HR sazināties ar darbiniekiem?

Papildus tam, lai ļautu cilvēkresursiem apstiprināt darījumus, daudzas HR informācijas tehnoloģiju sistēmas nodrošina arī HR iespējas darboties kā vārtu turētājs rēķinu apmaksāšanā, lai pārliecinātos, ka viņi piekrīt sistēmas datiem. Tas var:

• nodrošināt pārvadātāja rēķinu precizitāti
• ietaupīt laiku un naudu
• palīdzēt savlaicīgai darbinieku uzņemšanai darbā; t
• pastiprināt atbilstības apstiprinājumu, kad darbinieki dodas uz aprūpi.

Kā mainīsies informācija ar pārvadātājiem?

Un kas būs atbildīgs par šo mijiedarbību? HR informācijas tehnoloģiju sistēmas integrācija jāvērtē ne tikai pēc to pārvadātāju skaita, ar kuriem programmatūrai ir attiecības, bet arī no tā, kāda veida savienojums ir iespējams. Lai nodrošinātu veiksmīgu mijiedarbību ar pārvadātājiem, izmantojot ieguvumu pārvaldības programmatūru, ir nepieciešamas vairākas darbības, tostarp:

• sākotnējās datu vākšanas datu vākšana;
• sākotnējās integrācijas izveide notiekošajai informācijas apmaiņai;
• koordinēt ikdienas vai iknedēļas mijiedarbību, lai pārliecinātos, ka dati tiek saņemti un precīzi piemēroti;
• notiekošo atjauninājumu pārskatīšana;
• nodrošināt, ka pārvadātāja prasības uzņemšanai tiek ievērotas atbilstoši regulatoriem; un
• veicināt proaktīvas attiecības ar katru pārvadātāju, lai uzlabotu datu apmaiņas attiecības.

Zināšanas par to, kurš ir atbildīgs par katru uzdevumu, ir būtiski, lai pilnībā izprastu produktu piedāvājumu. Katrs programmatūras piegādātājs piedāvās atšķirīgu integrācijas līmeni, nodrošinot dažus no visiem iepriekš izklāstītajiem uzdevumiem. Cilvēkresursiem būtu jāstrādā kopā ar piegādātājiem, kas demonstrē spēcīgas, nepārtrauktas un nevainojamas attiecības ar uzņēmuma izvēlētajiem pārvadātājiem.

Daudzi pakalpojumu sniedzēji ļauj pārraidīt vispārēju ANSI 834 failu, kuru pārvadātājs var vai nevar pieņemt, faktors, ko bieži ietekmē grupas lielums.

Vadītājiem jāmeklē pakalpojumu sniedzēji, kas piedāvā tīrus, apstiprinātus pārskaitījumus (nodrošinot darījuma atbilstību), kas pielāgoti katra pārvadātāja vajadzībām, lai izvairītos no problēmām. Tām arī jāvēršas pie pakalpojumu sniedzējiem, kuriem ir īpaša EDI (elektroniskās datu apmaiņas) nodaļa, lai sazinātos ar pārvadātāja īpašo pārsūtīšanas valodu.

Kāds ir Klientu apkalpošanas līmenis?

Vai par pakalpojumu ir jāmaksā papildu maksa? Cilvēkresursiem ir jānosaka pieejamā palīdzības līmeņa līmenis un tas, kas ir klientu apkalpošana - tiešsaistes palīdzība, izmantojot datubāzi, tiešsaistes tērzēšanu, e-pasta atbalstu, sarunas ar dzīvu personu vai to kombināciju. Ņemot vērā ieguvumu jutīgumu un citu HR informāciju, vadītājiem jāgaida atbilde uz jautājumiem 24 stundu laikā no tieša kontakta, kas var palīdzēt.

Kādas ir personāla informācijas tehnoloģiju sistēmas izmaksas un vai tas pārsniedz priekšrocības?

Cilvēkresursiem ir jānovērtē personāla informācijas tehnoloģiju sistēmas pilnās izmaksas, ieskaitot visas ikgadējās, ikmēneša un vienreizējās maksas, kā arī sniegtās priekšrocības. Nedaudz dārgāka sistēma var vairāk nekā maksāt par atšķirībām ar funkcijām, kas ļauj darbiniekiem saglabāt savus ierakstus un piedāvāt lielāku ērtības, laika ietaupījumu un precizitāti. Šie faktori jāapsver un jāizvērtē, izvēloties HR informācijas tehnoloģiju sistēmu.

Pieaug vajadzība pēc HR informācijas tehnoloģiju sistēmām. Cilvēkresursu personāls, kas atrod plašu iespēju klāstu HR informācijas tehnoloģiju sistēmās, arvien svarīgāk ir analizēt un izvērtēt visas pieejamās iespējas.

HR informācijas tehnoloģiju sistēmas izvēle ir jāaplūko kā ieguldījums, kas pieaugs ar departamentu un uzņēmuma vajadzībām. Šie jautājumi novedīs pie atbilstošās personāla informācijas tehnoloģiju sistēmas jūsu uzņēmumam.