Kā plānot uzņēmuma sapulci

Apsveicam! Jūsu uzņēmums rīkos sanāksmi darbinieku grupai, kas izvēlēta no visiem uzņēmuma līmeņiem. Vadītājs ir devis jums atbildību par projekta vadītāju. Šie padomi un paraugprojekta plāns parāda, kā projekta vadītājs varēja veidot projekta plāna izstrādi uzņēmuma sanāksmei vai līdzīgi sarežģītam projektam.

Projekta plānošana

Jūsu pirmais solis ir plānot plānu. Jūs sākat, apspriežot notikumu ar ieinteresētajām personām. Ja tas tika darīts pagājušajā gadā, kas bija taisnība? Kas notika? Kurš pārvaldīja projektu un vai viņi var palīdzēt izvairīties no neveiksmēm šogad? Tā kā izpilddirektors jums piešķīra projektu, ko viņš / viņa vēlas no pasākuma? Kad pasākums būs? Kur? Kāds ir budžets?

Samontējiet tik daudz informācijas, cik vien iespējams. Tas būs skelets, uz kura būsiet veidojis projekta plānu.

Veidojiet komandu

Kādi citi resursi ir nepieciešami, lai šis projekts būtu veiksmīgs? Vai ir citi cilvēki, kas var palīdzēt jums padarīt šo notikumu veiksmīgu? Kas jums jādara, lai tur nokļūtu? Vai jūs varat lūgt vai jums ir nepieciešams, lai saņemtu oficiālu apstiprinājumu no sava priekšnieka? Cik daudz laika jums ir nepieciešams no viņiem? Kādas īpašās prasmes jums ir nepieciešamas, lai tās sniegtu? Vai kāds cits var nodrošināt šo prasmi, ja vēlamā persona nav pieejama?

Tā kā šī ir uzņēmuma mēroga sanāksme, kā HR var palīdzēt? Vai jums ir nepieciešama palīdzība no iekārtu nodaļas? Kā ar mārketinga nodaļu? Vai jums ir nepieciešama palīdzība šajā jomā?

Plānojiet programmu

Tiklīdz jūs zināt, cik ilgi sanāksme ilgs, sākat aizpildīt laika blokus. Vai jums ir nepieciešams atvēršanas skaļrunis? Kas tas būs? Vai jūs plānojat kopīgi apmeklēt dalībniekus vai arī sadalīt tos mazākās grupās par kādu programmas daļu? Cik daudz citu runātāju būs nepieciešams? Kurš izklaidēs mazākās sesijas?

Vai pasākums ilgs vairāk nekā vienu dienu? Kā jūs aizvērsiet pirmo dienu? Kā jūs atkal atvērsieties otrajā dienā?

Kā jūs beigsies beigās? Vai jums ir nepieciešama noslēguma runa? Kā jūs rīkosities to cilvēku loģistikā, kuri pārbauda viesnīcu, ja rezervējat viesnīcu?

Atrast vietu

Uzziniet, cik cilvēku nāk. Pēc tam nosakiet, cik liela ir nepieciešamā telpa. Kur notiks pasākums? Vai korporatīvajā birojā ir telpa vai nepieciešama lielāka telpa? Vai izpilddirektors vēlas, lai tikšanās noritētu ārpus vietām, lai cilvēki varētu koncentrēties, vai arī viņš / viņa vēlas, lai tas notiek birojā, lai samazinātu izmaksas?

Kādas īpašības jūsu reģionā var nodrošināt nepieciešamo vietu? Vai viesnīca pie lidostas ir laba izvēle, lai samazinātu ceļojuma laiku cilvēkiem, kas ierodas no pilsētas, vai jums vajadzētu atrast kaut ko ārpus pilsētas, kas būs klusāka?

Ko dažādās vietās iekasē par saviem pakalpojumiem? Ko tie iekļauj un ko jums būs nepieciešams iegādāties un ievest? Vai viņi piešķirs personai, lai jūs varētu strādāt? Kāda ir viņu politika attiecībā uz materiāliem un cilvēkiem no ārpuses?

Izdoties

Apkopojot atbildes vismaz uz lielāko daļu no šiem jautājumiem, jūs varat sākt veidot projekta plānu. Atcerieties, ka tas, ko mēs redzam šeit, ir tikai projektu uzdevumu saraksts, tikai darba sadalījuma struktūra (WBS). Tas neietver nevienu no uzdevumu vai termiņu atkarībām. Tie tiks pievienoti vēlāk.

Uzņēmuma sanāksmes projekta plāns

Kā plānot projektu, izmantojot projektu vadības pamatinstrumentus, mēs apspriedām projekta plānošanas domāšanu un projekta vadības prasmju izmantošanu plānošanas procesā. Lūk, kā projekta plāna darba sadalījuma struktūra (WBS) varētu meklēt projektu uzņēmuma sapulces plānošanai:

1. Projekta plānošana

1. Noteikt budžetu
2. Apspriest ar CEO, lai noteiktu projekta mērķus
3. Lai iegūtu padomus, sazinieties ar iepriekšējo projekta vadītāju (PM)
4. Nosakiet ieinteresēto personu sarakstu
5. Sazinieties ar ieinteresētajām personām, lai ievadītu informāciju.
6. Izveidojiet vēlamo notikuma datumu
7. Noteikt, cik skaļruņu / prezentāciju ir nepieciešams
8. Noteikt, cik atbalsta personāla ir nepieciešams
9. Noteikt, cik darbinieku apmeklēs
10. Uzskaitiet notikuma iespējamās atrašanās vietas

2. Izveidojiet projekta komandu

1. Get rep no mārketinga
2. Saņemiet rep no HR
3. Skatiet, vai pirkšana piešķirs kādam palīdzību
4. Lūdziet Susan rīkoties ar visām runātāju detaļām
5. Saņemiet atbildi no objektiem
6. Plānojiet projekta komandas sanāksmi

3. Izstrādāt darba kārtību

3a Plāna pirmā diena

1. Iestatiet sākuma laiku
2. Iestatiet laiku, organizējiet vietu un personālu reģistrācijai
3. Iestatiet rīta sesijas ilgumu
4. Iestatiet runu garumu
5. Aprēķiniet rīta sesijai nepieciešamo skaļruņu skaitu
6. Pieņemt runātājus
7. Plānojiet vidus rīta pārtraukumu (laiks un garums)
8. Sakārtot konferenču telpas atsvaidzināšanu pārtraukuma laikā (ūdens, miskasti utt.)
9. Plānojiet pusdienas pārtraukumu (laiks, garums, atrašanās vieta, izvēlne, kas maksā)
10. Plānojiet pēcpusdienas sesiju (garums, skaļruņu skaits)
11. Pieņemiet pēcpusdienas runātājus
12. Plāna diena - viena slēgšana (laiks, kurš, garums)

3b Plānot otro dienu

1. Iestatiet sākuma laiku
2. Iestatiet rīta sesijas ilgumu
3. Aprēķiniet rīta sesijai nepieciešamo skaļruņu skaitu
4. Pieņemt runātājus
5. Plānojiet vidus rīta pārtraukumu (laiks un garums)
6. Sakārtot konferenču telpas atsvaidzināšanu pārtraukuma laikā (ūdens, miskasti utt.)
7. Plānojiet pusdienas pārtraukumu (laiks, garums, atrašanās vieta, izvēlne, kas maksā)
8. Plānojiet pēcpusdienas sesiju (garums, skaļruņu skaits)
9. Pieņemiet pēcpusdienas runātājus
10. Plāna noslēguma runa (laiks, kurš, garums)
11. Organizējiet izrakstīšanās laiku ar viesnīcu

4. Plānojiet kosmosu

1. Nosakiet dalībnieku skaitu
2. Plānojiet sēdvietu izkārtojumu (rindas pret tabulām)
3. Aprēķiniet nepieciešamo telpu
4. Izpētiet vietas, kas pieejamas ar tik daudz vietas (izmaksas, atrašanās vieta, ietvertie pakalpojumi)
5. Aprēķiniet skaļruņu skaitu katru dienu un kopā
6. Noteikt nepieciešamā atbalsta personāla skaitu un veidu
7. Uzziniet, cik daudz dalībnieku / runātāju / darbinieku būs nepieciešami numuri
8. Pārrunāt izmaksas un datumus ar pieejamajām vietām
9. Parakstiet līgumu ar izvēlēto atrašanās vietu

5. Publicējiet pasākumu

1. Pabeigt visas ziņas ar notikuma vietu
2. Pārliecinieties, vai dalībnieki tiek informēti
3. Informējiet visus runātājus par tēmu un prezentācijas laiku / dienu
4. Paziņot visiem atbalsta darbiniekiem par pienākumiem un maiņām
5. Iegūstiet RSVP no dalībniekiem
6. Informējiet rezerves dalībniekus pēc vajadzības

6. Sekošana

1. Iegūstiet visu runātāju runas
2. Pārskatiet galīgās runas
3. Iegūstiet vārda atzīmes visiem dalībniekiem, runātājiem, darbiniekiem
4. Iegādājieties apmeklētājiem jebkādus materiālus un dāvanas
5. Apstipriniet ar notikuma vietu

7. Pārskatīšana un novērtēšana

1. Sūtīt apmierinātības aptauju visiem dalībniekiem
2. Sūtīt pārskatīšanas aptauju visiem runātājiem
3. Paldies visiem runātājiem un darbiniekiem
4. Turiet noslēguma tikšanos ar projekta komandu

Turpmāka plānošana

Iepriekš minētajā projekta plāna darba sadalījuma struktūrā (WBS) parādīts paraugs uzņēmuma sapulces plānošanai. Tas ir tikai izklāsts. Projekta komandai vēl būtu jāstrādā pie šiem jautājumiem un jāpaplašina to daudzums. Turklāt viņiem būtu jāstrādā ar laiku, kas vajadzīgs katram uzdevumam, uzdevumu relatīvajai nozīmei un savstarpējām attiecībām / atkarībām starp uzdevumiem.