Uzziniet par sapulces protokoliem un kāpēc tie ir svarīgi

Sanāksmju protokoli ir rakstiskas vai ierakstītas dokumentācijas, kas tiek izmantotas, lai informētu apmeklētājus un apmeklētājus par to, kas tika apspriests vai kas notika sanāksmes laikā. Sanāksmju protokolus vai piezīmes parasti pieņem norīkotais sanāksmju protokolu reģistrators procedūras laikā, lai būtu precīza informācija par to, kas notika sanāksmes laikā.

Minūtes parasti ietver:

• Dalībnieku vārdi
• Darba kārtības jautājumi
• Dalībnieku pieņemtie lēmumi
• Turpmākie pasākumi, ko veic dalībnieki
• Saistību izpildes termiņi
• Citi notikumi vai diskusijas, kas ir vērts dokumentēt turpmākai pārskatīšanai vai vēsturē

Tikšanās protokoli kā vēsturisks dokuments

Kā vēsturisks dokuments, protokoli ir noderīgi, lai dokumentētu galvenās idejas vai diskusiju punktus, kuru rezultātā tika pieņemts lēmums. Piemēram, efektīvā sanāksmju protokolā var norādīt piecas alternatīvas, par kurām tika apspriesta komanda, un galvenais iemesls, kāpēc tā tika izvēlēta pārējiem.

Parastajai biznesa sanāksmei nav nepieciešams ierakstīt katru diskusiju vai detalizētu informāciju, kas to teica. Protams, šis noteikums atšķiras cita veida sanāksmēs, piemēram, tiesas sēdēs un situācijās, kad tiek apspriesta tiesvedība. Šāda veida tikšanās prasa precīzu sarunas un paziņojumu ierakstu. Bet, ja vien cilvēkresursi neapspriež tiesas prāvu, tipiskā darba vietas sanāksme ne dokumentē katru iota.

Kad un kā koplietot sapulces protokolus

Ideālā gadījumā sanāksmju protokolus ieraksta elektroniskā ierīcē, piemēram, klēpjdatorā vai iPad, un pēc ātras pareizrakstības, gramatikas un skaidrības pārskatīšanas sanāksmes dalībniekiem elektroniski tiek izplatīta sanāksmes beigās. Tādā veidā dalībnieki nekavējoties paziņo par savām saistībām un termiņiem un var uzdot jautājumus vai meklēt skaidrojumu. Ja tas nav iespējams, jo reģistrators vēlas pārrakstīt protokolu vai pārbaudīt tās kļūdām, viņam tas jāizplata 24 stundu laikā pēc sanāksmes.

Protokols arī kalpo kā atgādinājums sanāksmes dalībnieku komandas dalībniekiem un palīdz dalībniekiem nodot šos priekšmetus savos kalendāros un ikdienas uzdevumu sarakstos.

Ierakstītājam vienmēr jāpārskata iepriekšējās sanāksmes protokols nākamās sanāksmes sākumā, lai cilvēki varētu tos pārbaudīt precizitātes un nākamo soļu laikā.

Kā organizācijas rīkojas sanāksmes protokolu pieņemšanā

Svarīgi, lai sapulces panākumi būtu minēti protokolā, kurā piedalās dalībnieki un darbinieki, kuri nevarēja apmeklēt sanāksmi. Bez pilnas sapulces protokola sanāksmes izredzes gūt panākumus ir mazinājušās, jo cilvēki vienlaicīgi nevar absorbēt un paturēt daudz informācijas.

Darbinieks, kas pieņem sanāksmes protokolu, parasti ir komandas loceklis un piedalās sanāksmē piezīmēs. Sanāksmēs, kas saistītas ar tiesvedību vai ar valdību saistītām procedūrām vai korporatīvās valdes sanāksmēs, nepiedalošā persona pieņem oficiālās protokolus un bieži ieraksta lietas.

Lai precīzi ierakstītu galveno informāciju, sapulces protokolu reģistratoram ir jābūt austiņai, lai iegūtu detalizētu informāciju un spētu saglabāt koncentrēšanos. Šim darbiniekam ir arī vairāki uzdevumi, lai varētu piedalīties sanāksmē protokolēšanas laikā.

Dažās organizācijās viens un tas pats darbinieks protokolē katru sanāksmi. Vai atbildība var pāriet no darbinieka uz darbinieku. Protokolu veidotāja loma ir efektīva vadības un komunikācijas prasme, un tā var būt slavējams darbs.

Prasības sapulces protokolu reģistratoram

Prasības ierakstītājam ietver iespēju:

• Precīzi ierakstiet sanāksmē pieņemtos lēmumus, saistības un galvenos diskusiju punktus
• Ierakstiet darbības priekšmetus un termiņus, kurus sanāksmes dalībnieki ir apņēmušies (darbības elementiem ir pievienoti vārdi, bet protokolos nav norādīts, kas neoficiālās darba sanāksmēs sacīja)
• Pārskatiet galvenos lēmumus un uzdevumus vai brīvprātīgās saistības un rīcības jautājumus sanāksmes beigās, lai dalībnieki varētu tos vienoties pirms aiziešanas
• Esiet komandas spēlētājs un būt elastīgam, jo ​​dalībnieki var pievienot vai labot protokolā kaut ko, par ko viņi nepiekrīt

• 24 stundu laikā pēc sanāksmes ir lietderīgi izplatīt sanāksmes protokolu kopijas