Uzziniet, kā saglabāt sapulces protokolus

Sanāksmju protokoli ir sīki izstrādātas piezīmes, kas kalpo kā oficiāls rakstisks sanāksmes vai konferences ieraksts. Par vākšanu atbildīgā persona parasti lūdz vienu no dalībniekiem izmantot šo uzdevumu. Kādu dienu jūs varētu būt kāds! Lai gan tas nav ļoti grūts darbs, tas ir svarīgs. Tā kā sanāksmju protokoli ir oficiāls ieraksts par to, kas noticis, ir nepieciešama precizitāte. Jums būs jāveic sīki izstrādātas piezīmes, ka cilvēkiem, ja nepieciešams, jābūt iespējai atsaukties uz vēlāk. Šeit ir daži norādījumi, lai palīdzētu jums rīkoties ar šo uzdevumu.

Uzziniet, ko darīt pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās.

Pirms sanāksmes

• Izvēlieties savu ierakstīšanas rīku: Pirmā lieta, kas jums jādara, ir izlemt, kā jūs uzņemsiet piezīmes. Vai jūs dodaties uz veco skolu un izmantojat pildspalvu un papīru, vai arī jūs izmantojat tehnoloģiju un izmantojat klēpjdatoru, planšetdatoru vai viedtālruni? Sazinieties ar savu priekšnieku, lai redzētu, vai viņš / viņa dod priekšroku jums izmantot kādu konkrētu metodi. Tas ir maz ticams, bet iespējams.
• Pārliecinieties, ka jūsu izvēlētais rīks ir darba kārtībā, un jums ir dublējums tikai tad, ja jūsu oriģināls neizdodas. Ja jūs, piemēram, nogādājat klēpjdatoru, ir arī ērts un papīrs. Jūs nevēlaties, lai apturētu sapulci, kamēr meklējat kaut ko, lai uzrakstītu, ja jūsu dators crashes.

• Pirms sapulces sākšanas izlasiet sanāksmes darba kārtību. Tas ļaus jums formulēt jūsu minūtes izklāstu. Atstājiet vietu zem katras vienības un uzrakstiet savas piezīmes. Tas padarīs jūsu darbu mazliet vieglāku, ja vien sanāksmes vadītājs pieturēs pie darba kārtības.

Tikšanās laikā

• Apmeklējiet apmeklējumu lapu un pārliecinieties, ka visi ir pierakstījušies. Oficiālajā sapulces protokolā jums būs jāiekļauj visu dalībnieku saraksts.
• Pārliecinieties, ka jūs zināt, kas visi ir.Tādā veidā jūs varēsiet noteikt, kurš runā un pareizi ieraksta šo informāciju.
• Ievērojiet sanāksmes sākuma laiku.
• Nemēģiniet pierakstīt katru komentāru. Ir labi iekļaut tikai galvenās idejas. Esiet ļoti uzmanīgi, lai neatstātu vienumus, ar kuriem jūs nepiekrītat. Jūsu aizspriedumiem nevajadzētu ietekmēt jūs. Atcerieties, tas ir oficiāls konts, nevis jūsu viedoklis par notikušo!

• Pierakstiet visus priekšlikumus, kas tos izteikuši, un balsojuma rezultātus, ja tādi ir; jums nav nepieciešams pierakstīt, kurš ir norīkojis kustību. Protams, jūsu organizācijas noteikumi var atšķirties, tāpēc tos vispirms pārbaudiet.
• Ja balsojums par jebkādiem priekšlikumiem vai diskusijām tiek atlikts līdz nākamajai sanāksmei, ņemiet to vērā.
• Ierakstiet sapulces beigu laiku.

Pēc sanāksmes

• Ierakstiet minūti pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes, kamēr viss jūsu prātā vēl ir svaigs. Ja piezīmēs konstatējat kļūdu vai ja jums ir jautājums, varat to ātri iztīrīt, runājot ar citiem dalībniekiem.
• Protokola galīgajā eksemplārā iekļaujiet organizācijas nosaukumu, komitejas nosaukumu, sanāksmes veidu (dienas, nedēļas, mēneša, gada vai īpašos) un tā mērķi.
• Dodiet laiku, kad tas sākās un beidzās.
• Norādiet dalībnieku sarakstu un piezīmi par to, kurš tikās. Šeit jūs varat arī norādīt, ka esat lietojis minūtes. Iekļaujiet savu vārdu dalībnieku sarakstā un iekavās pēc sava vārda teikt, ka esat aizņēmis minūtes. Alternatīvi, dokumenta beigās varat pierakstīties, rakstot "Atbilstoši iesniegts", kam seko jūsu vārds.

• Pārbaudiet minūtes pirms to iesniegšanas. Lūdziet arī kādu citu personu, kas apmeklēja, lai tos apskatītu. Viņš vai viņa varēs jums paziņot, ja jūs nejauši atstājāt kaut ko.
• Iesniedziet tos personai, kas vadīja sanāksmi, ja vien nav norādīts citādi.