Labākais biznesa vēstules formatējums

Biznesa vēstule ir oficiāls dokuments, ko bieži vien no viena uzņēmuma uz citu vai no uzņēmuma sūta saviem klientiem, darbiniekiem un ieinteresētajām personām. Biznesa vēstules tiek izmantotas arī profesionālai sarakstei starp indivīdiem. Lai gan e-pasts ir pārņemts kā visizplatītākais korespondences veids, izdrukātās biznesa vēstules joprojām tiek izmantotas daudziem svarīgiem, nopietniem korespondences veidiem, ieskaitot atsauces vēstules, nodarbinātības pārbaudi, darba piedāvājumus un daudz ko citu.

Efektīvas, pulētas biznesa vēstules rakstīšana var būt viegli izpildāms uzdevums, ja vien ievērojat noteiktos izkārtojuma un valodas noteikumus. Saprotiet, ka jūsu saņēmējs regulāri lasa ievērojamu korespondences apjomu un atbalstīs labi izpildītus burtus, kas nesatur kļūdas un gramatiskas kļūdas. Labs īkšķa noteikums ir to pārbaudīt divreiz un tad kolēģim to pārskatīt, lai pārliecinātos, ka nekas netiks izlaists.

Biznesa vēstules sadaļas

Katrai jūsu vēstules sadaļai jāatbilst attiecīgajam formātam, sākot ar kontaktinformāciju un jūsu saņēmēja informāciju; sveiciens; vēstules struktūra; slēgšana; un visbeidzot, jūsu paraksts.

Biznesa vēstules formāts

Zemāk ir tradicionālais biznesa vēstules formāts, ar padomiem, kā to veidot, pamatojoties uz jūsu attiecībām ar lasītāju un vēlamo rezultātu.

Jūsu kontaktinformācija:

Tavs vārds

Jūsu darba nosaukums

Tava kompānija

Jūsu adrese

Pilsēta, Valsts pasta kods

Jūsu tālruņa numurs

Tava epasta adrese

Datums

Saņēmēja kontaktinformācija:

Viņu vārds

Viņu nosaukums

Viņu uzņēmums

Uzņēmuma adrese

Pilsēta, Valsts pasta kods

Sveiciens:

• Ja neesat pārliecināts par to, kam jūs adresējat, izmantojiet "Kam tas var attiekties".
• Izmantot oficiālo sveicienu „Dārgais kungs / kundze. Uzvārds, ja jūs nezināt saņēmēju.
• Izmantojiet “Dārgais Vārds”, tikai tad, ja jums ir neformālas attiecības ar saņēmēju.

Ķermenis

Formatēšanas pamati:

• Izmantojiet vienas rindas līnijas ar pievienoto atstarpi starp katru rindkopu, pēc apsveikuma un virs aizvēršanas.
• Pa kreisi attaisno savu vēstuli (pretī kreisajai malai).

Atrodiet pareizo signālu:

Padariet vēstules mērķi skaidru, izmantojot vienkāršu un mērķtiecīgu valodu. Varat sākt ar: „Es rakstu, atsaucoties uz…”, un no turienes tikai paziņojiet tikai to, kas jums jāsaka.

Turpmākajos punktos jāiekļauj informācija, kas sniedz jūsu lasītājam pilnīgu izpratni par jūsu mērķi (-iem), bet izvairieties no izteiksmīgiem teikumiem un nevajadzīgi gariem vārdiem. Atkal saglabājiet to kodolīgu, lai saglabātu viņu uzmanību.

Ja jūsu nolūks ir pārliecināt saņēmēju kaut kādā veidā, vai tas ir ieguldīt naudu, dod jums atsauci, nolīgt jūs, partneri ar jums vai atrisināt problēmu, izveidojiet pārliecinošu gadījumu jūsu jautājumam. Ja, piemēram, vēlaties, lai lasītājs sponsorētu labdarības pasākumu, identificējiet jebkādu pārklāšanos ar uzņēmuma filantropiskajiem mērķiem. Pārliecināt lasītāju, ka palīdzēt jums būtu abpusēji izdevīgi, un jūs palielināsiet savas izredzes uzvarēt.

Saglabājiet noslēguma punktu divos teikumos. Vienkārši atkārtojiet savu rakstīšanas iemeslu un pateicieties lasītājam par jūsu pieprasījuma izskatīšanu.

Bezmaksas slēgt:

Dažas labas slēgšanas iespējas ir:

• Ar cieņu, Tavs,
• Ar cieņu,
• Sirsnīgi,
• Ar cieņu,

Ja jūsu vēstule ir mazāk oficiāla, izmantojiet:

• Visu to labāko,
• Labākais,
• Paldies,
• Sveicieni,

Paraksts:

Uzrakstiet savu parakstu tieši zem noslēguma un atstājiet četras atsevišķas atstarpes starp aizvēršanu un ierakstīto pilnu vārdu, nosaukumu, tālruņa numuru, e-pasta adresi un jebkuru citu kontaktinformāciju, kuru vēlaties iekļaut. Izmantojiet tālāk norādīto formātu:

Jūsu rokraksta paraksts

Ierakstīts pilns vārds

Nosaukums

Biznesa vēstules piemērs

Šo biznesa vēstules paraugu varat izmantot kā modeli. Lejupielādējiet veidni (saderīga ar Google dokumentiem un Word Online) vai lasiet tālāk esošo teksta versiju.

Lejupielādējiet Word veidni

Biznesa vēstules piemērs (teksta versija)

Tavs vārds

Jūsu darba nosaukums

Tava kompānija

Jūsu adrese

Pilsēta, Valsts pasta kods

Jūsu tālruņa numurs

Tava epasta adrese

Datums

saņēmēja vārds

Saņēmēja nosaukums

Saņēmēja uzņēmums

Saņēmēja uzņēmuma adrese

Pilsēta, Valsts pasta kods

Godātais kungs! Uzvārds, Es vēlos aicināt jūs apmeklēt mūsu nākamo Liberālās mākslas nodaļas darba tīkla pasākumu. Pasākums notiks 20. februāra pēcpusdienā. Mēs vēlamies sniegt saviem absolventiem iespēju satikties ar biznesa līderiem reģionā, kuri var meklēt jaunus darbiniekus, kuriem ir grādi Liberālajās mākslās.

Pasākums notiks Cox studentu centrā Ziemeļu štata universitātē un ilgs apmēram 2 līdz 3 stundas. Ja jums ir interese apmeklēt vai nosūtīt uzņēmuma pārstāvi, lai tiktos ar mūsu studentiem, lūdzu, dariet man zināmu, cik ātri vien iespējams, un es varu rezervēt galdu jums.

Paldies par jūsu laiku, un es ceru, ka jūs drīz dzirdēsiet.

Ar cieņu, Jūsu paraksts (papīra vēstule)

Jūsu ievadītais vārds

Jūsu darba nosaukums

Ja nosūtāt e-pasta vēstuli, jūsu paraksts būs nedaudz atšķirīgs. Tā vietā, lai iekļautu kontaktinformāciju vēstules virsrakstā, norādiet to zem sava paraksta. Piemēram:

E-pasta biznesa vēstules nosūtīšana

Ar cieņu, Vārds Uzvārds

Nosaukums

Jūsu adrese

Jūsu tālruņa numurs

Tava epasta adrese

E-pasta tēmas rindā iekļaujiet rakstu, par kuru rakstāt, tāpēc lasītājam ir skaidrs, kāpēc jūs sūtāt ziņu.

Biznesa vēstuļu rakstīšanas padomi

Sīkākus padomus šajās vadlīnijās varat atrast, kā rakstīt biznesa vēstuli, tostarp izvēlēties fontu, atlasīt rezerves un pareizi formatēt vēstuli.

Vienmēr ir noderīgi apskatīt piemērus, lai iegūtu idejas savai sarakstei. Pārskatiet vēstules paraugus, tai skaitā pavadvēstules, intervijas pateicības vēstules, papildu vēstules, darba pieņemšanas un noraidīšanas vēstules, atkāpšanās vēstules, atzinības vēstules, kā arī vairākus ar uzņēmējdarbību saistītus vēstules paraugus.