Padomi uzņēmuma sapulces spice up

Vai esat mēneša vai periodiskās kompānijas vai departamenta sanāksmes plānotājs? Viņi var būt nāvīgi blāvi, ja neesat uzmanīgi. Jūs zināt sējmašīnu. Daudz runājošu galvu, lai sniegtu cilvēkiem informāciju par uzņēmumu. Jā, tas noteikti ir slavens jums par šo periodisko sanāksmi.

Darbiniekiem ir vajadzīga informācija, lai tie atbilstu uzņēmuma stratēģiskajam virzienam. Viņi vēlas zināt, kas notiek visā uzņēmumā, jo īpaši, ja informācija skar viņu darbu vai uzņēmuma vispārējos panākumus. Viņi ir patiesi ieinteresēti, kas notiek dažādos departamentos.

Tātad, jūsu darbinieki ir ieinteresēti, bet dod viņiem pārtraukumu no runājošajām galvām un nebeidzamajiem spēka punktiem. Visefektīvākās sanāksmes pievērš uzmanību pārdomātiem jautājumiem un atbildēm, audiovizuāliem materiāliem un līdzdalību. Šie padomi dos jums panākumus.

Kas jums ir nepieciešams veiksmīgai sanāksmei

• Skaļruņu statīvs vai galds
• Mikrofons
• Darba kārtība
• Uzskates līdzekļi
• Videokamera
• Statīvs
• Kodēšanas ierīce
• Live straumēšanas tehnoloģija

10 padomi labākām sanāksmēm

1. Sāciet savas tikšanās, prezentācijas un apmācību ar ledlauža vai iesildīšanās darbību. Lielā sanāksmē vai īsajā sanāksmē ledlauzis var būt viens jautājums, kas cilvēkiem liek domāt un runāt ar savu tuvāko. Piemēram, uzdodiet jautājumu, kas liek cilvēkiem pacelt rokas. Saldējuma garums ir atkarīgs no jūsu tikšanās ilguma, tāpēc plānojiet gudri.
2. Dažādojiet prezentācijas metodes. Ja katrs runātājs runā ar auditoriju, lekciju formātā pat ieinteresētās galvas drīz vien pamanās. Palūdziet cilvēkiem runāt mazās grupās. Izmantojiet audiovizuālos materiālus, piemēram, video, slaidus un PowerPoint prezentācijas un attēlus. Ja jūs runājat par jaunu glezniecības procesu, parādiet saviem darbiniekiem pirms un pēc krāsotas daļas. Apmeklējiet pozitīvas klientu aptaujas un komentāru kartes.

1. Uzaiciniet viesa runātājus par auditorijas līdzdalību un uztraukumu. Jūsu klientiem ir daudz ko teikt jūsu darbiniekiem par viņu vajadzībām un kvalitātes prasībām. Viena klientu organizācija, kas sadarbojas ar bezpeļņas labdarības organizācijām, piedāvā vieslektorus no organizācijām, kas saņem ziedojumus. Runātāji no organizācijām, ko darbinieki atbalsta finansiāli, ir dinamīts.
2. Veicināt jautājumus, lai iegūtu dialogu. Lūdziet cilvēkus uzrakstīt savus jautājumus pirms sanāksmes un tikšanās laikā. Atļaujiet laiku, lai uzdotu jautājumus, kas vērsti uz katru runātāju. Ja nevarat uzreiz un pareizi atbildēt uz jautājumu, pastāstiet cilvēkiem, ar kuriem jūs saņemsiet pareizo atbildi. Ja jautājumi pārsniedz laiku, ieplānojiet sanāksmi par šo tēmu.

1. Bieži aizmirstas, bet izšķirošas, veiksmīgas tikšanās taktika ir lūgt katru runātāju atkārtoti skaļi izteikt katru jautājumu, ko viņš vai viņa uzdod. Persona, kas uzdod jautājumu, zina, ka runātājs saprot jautājumu. Citi cilvēki, kas apmeklē sanāksmi, var arī dzirdēt un uzzināt šo jautājumu, ne tikai domājot par jautājumu - varbūt nepareizi - no runātāja atbildes.
2. Noteikt periodiskās sanāksmes mērķus. Jūs nevarat prezentēt katru uzņēmuma darbības aspektu vienas stundas sanāksmē. Tātad, izlemiet svarīgus, savlaicīgus jautājumus un tērējiet sanāksmes laiku. Ņemiet vērā arī vairākuma dalībnieku intereses. Atcerieties, ka jums ir citas metodes, kā sazināties ar uzņēmuma informāciju, kas ietver tādas programmas kā Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype uzņēmumiem, Flowdock, e-pasts un IM. Visu uzņēmuma stratēģiskās informācijas paziņošanai nav jānotiek sanāksmē.

1. Rūpīgi formulējiet savu darba kārtību. Noteikt vairākuma dalībnieku vajadzības un intereses. Sāciet ar labām ziņām, kas ļaus apmeklētājiem justies labi.
2. Katra mēneša darba kārtībā norādiet runātāju kārtību. Jūs nevēlaties, lai cilvēki būtu garlaicīgi ar līdzību. Izplatiet darba kārtībā nepieciešamos biznesa priekšmetus, lai cilvēki nenoskaidrotu sanāksmes beigām, vai domāju, ka galīgie jautājumi ir mazāk svarīgi. Pirms vairākiem gadiem "Wall Street Journal" rakstā teikts, ka ASV vadītāji ietaupīs 80 procentus no laika, ko viņi iztērē sanāksmēs, ja viņi pareizi darīja divas lietas. Pirmais bija vienmēr bija darba kārtība. Otrais bija sākt laiku un beigties laikā. Piebildīšu, ka katram runātājam ir jāparedz laiks, kas nepieciešams, lai segtu viņu tēmu. Turiet tos uz savu termiņu - labi.

1. Organizējiet fizisko vidi, lai cilvēki būtu uzmanīgi uz sapulces saturu.Nevienam nevajadzētu sēdēt aiz jūsu skaļruņu puses. Pārliecinieties, ka visiem apmeklētājiem ir vietas, un, ja ir nepieciešamas piezīmes, arī virsma, uz kuras rakstīt. Pārliecinieties, vai vizualizācija ir redzama un ka cilvēki var dzirdēt. Jums var būt nepieciešams izmantot mikrofonu. Apmeklētāju telpā var aplūkot rekvizītus vai paraugus. Ja jūsu sapulces izmērs ir kļuvis pārāk liels jūsu sanāksmju telpas fiziskajai videi, izmantojiet tehnoloģiju, lai sapulcētu plūsmu vairākās papildu konferenču telpas vietās. Lai gan jūs, protams, varētu sapulcināt cilvēkus ar klēpjdatoriem, tas noraida komandas veidošanas pozitīvo ietekmi, kas veicina citu darbinieku apmeklēšanu vairākās konferenču telpu vietās.

1. Nekad nenovērtējiet pārtikas spēku sanāksmē. Pārtika atslābina atmosfēru, palīdz cilvēkiem justies komfortabli, palīdz cilvēkiem uzturēt pozitīvu enerģijas līmeni un veido komandas biedrību. Nodrošiniet, lai jūs apmierinātu savas grupas dažādās vajadzības ar ēdienu, ko jūs apkalpojat. Piemēram, piedāvājiet augļus un jogurtu papildus donuts. Piedāvājiet veģetāros un kosheros karstos suņus ar regulāriem frankiem.