Visaptverošs pārskats par projekta vadības darbu

Projektu vadības institūts (PMI) projekta vadību definē kā "projekta prasību izpildi, pielietojot zināšanas, prasmes, rīkus un paņēmienus projekta aktivitātēm. Tas tiek paveikts, izmantojot projekta uzsākšanu, plānošanu, izpildi, kontroli un slēgšanu.."

Lai gan šī definīcija var šķist sarežģīta, projektu vadības principi faktiski sakņojas veselā saprāta un praktiskuma ziņā. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties saviem klientiem nodrošināt projektu vadību, vai jūsu mērķis ir kļūt par projekta vadītāju, apsveriet projektu vadības pamatus soli pa solim. Pirms sākat, noskaidrojiet, vai pakalpojums, ko jūs piedāvājat (vai uzdevums, kuru uzņematies), ir patiesi projekts.

Vispārējā vadība pret projektu vadību

Kā jūs nolemjat, vai kaut kas ir vai nav projekts? Lai to izjauktu, nodaliet divas dažādās pārvaldības jomas funkcionālajā (vai vispārējā) vadībā un projektu vadībā.

Funkcionālā vai vispārējā vadība ir uzdevuma nepārtraukta darbība. Viens piemērs varētu būt, ja jums pieder tehnoloģiju uzņēmums, un jums ir klients, kuram jūs sniedzat rezerves atbalstu, un jūs pastāvīgi pārvaldāt savu ikgadējo kontu, dublējot savus serverus un sniedzot tiem iknedēļas darbības pārskatu. Ja jūs to darāt piecus gadus un jums ir atjaunojams līgums ar klientu, jūsu darbs ir nepārtraukts un tāpēc ir vispārējs vai funkcionāls.

Tomēr, ja jūsu klients vēlas ieviest jaunu satura pārvaldības sistēmu un viņiem ir viens gads, lai izstrādātu jauno sistēmu un lūgtu, lai jūs vadītu tās izstrādi, jūsu klients ir iesaistījis jūs projektā.

Tāpat, ja jūs strādājat ar cilvēkresursiem un jūsu uzdevums ir pārvaldīt departamenta budžetu un uzraudzīt jaunākos darbiniekus, tad jums ir funkcionāls darbs, jo tas ir nepārtraukts darbs, kuram nav noteikts finišs.

No otras puses, ja jums ir tāds pats HR darbs, un jūsu departamenta direktors lūdz jūs īstenot jaunu personāla atlases programmu (un sniedz jums termiņu un budžetu) un padara jūs par projekta vadītāju, tad šis ir projekts, jo tas ir ir sākuma un beigu datums, un uzdevums notiek tikai vienu reizi.

Projekta vizualizēšana trīs daļās

Tagad, kad jūs saprotat to, kas ir projekts, jūs varat iepazīties ar projektu vadību. Izmantojot darbā pieņemšanas programmu kā piemēru, tagad, kad jūs zināt, ka ir nepieciešams projekts, nākamais solis ir aprakstīt nepieciešamo apjomu, laiku un budžetu.

Projektu vadība ir plānošanas, organizēšanas un kontroles programma, kas saistīta ar programmas atlases programmu, budžetu un laiku. Lai palīdzētu vizualizēt projektu, izdariet vienkāršu piramīdu. Katra piramīdas līnija ir viena no trim galvenajām projekta daļām (t.i., apjoms, laiks un budžets). Tukšā telpa piramīdas vidū ir kvalitāti no piegādātā produkta. Piramīda ir svarīgs instruments, kas jāpatur prātā, plānojot savu projektu, jo, tā kā jūsu trīs galvenās daļas aug vai sarūk, produkta kvalitāte tiek ietekmēta.

Projekta darbības joma

Darbības jomas noteikšana bieži ir visgrūtākā un sarežģītākā projekta vadības daļa. Projekta detaļas parasti nav zināmas sākumā, lai novērtētu, kādas darbības un uzdevumi ir nepieciešami, lai īstenotu projektu, ir pārdomāti. Darbības joma sastāv no visām dažādajām darbībām un uzdevumiem, kas tiks veikti, lai ražotu gala produktu, kuru jūs piegādāsiet. Projekta darbības jomas noteikšana palīdzēs noteikt laiku un budžetu, kas jums būs nepieciešams, lai pabeigtu projektu.

Labs veids, kā sākt, ir vienkārši pierakstīt, kas, jūsuprāt, ir nepieciešams, lai pabeigtu uzdevumu. Tālāk konsultējieties ar citiem, lai iegūtu visaptverošu priekšstatu par visām iesaistītajām darbībām.

Projekta laiks

Kad esat izveidojis sākotnējo darbības jomu, jūs varat sākt piešķirt laiku katrai aktivitātei un uzdevumam, kā arī, lai apskatītu projektus lielākus attēlus. Pajautājiet sev, kādas darbības notiks vienlaicīgi un kas notiks secīgi. Tāpat pievērsiet īpašu uzmanību tam, cik daudz cilvēku pārskatīs projekta aktivitātes, jo tas ietekmēs laiku, kas nepieciešams, lai pabeigtu soli. Tas ir pārsteidzoši, cik ilgi vienkāršs uzdevums var notikt, kad trīs cilvēki to vajag pārskatīt. Pēc tam, kad ir aprēķināts laiks, kas nepieciešams, lai pabeigtu kumulatīvās darbības un uzdevumus, jūs esat gatavs izveidot projekta grafiku projekta komandai.

Projekta budžets

Šajā brīdī esat izveidojis projektu (darbības jomu) un ilgumu (laiku). Tagad ir pienācis laiks noteikt budžetu. Līdzīgi kā aprēķinot projekta laiku, jums bieži ir jākonsultējas ar citiem, ieskaitot departamenta vadību, lai noteiktu precīzu budžetu. Budžets sastāv no vairākiem apsvērumiem, tostarp par veiktajās darbībās iesaistīto cilvēku un materiālu izmantošanu un par to, cik ilgi tie (t.i., cilvēki) būs vajadzīgi un izmantotie materiāli.

Komunikācija ir atslēga

Bieži vien klients (vai boss) vēlas, lai projekts tiktu pabeigts iepriekš noteiktā laikā un budžetā, neņemot vērā projekta apjomu. Problēma ar to ir tā, ka gandrīz vienmēr projekta darbības jomu nevar pamatoti pabeigt, ņemot vērā laika un budžeta ierobežojumus. Līdz ar to daļa no projekta vadības ir sarunas par projekta darbības nosacījumiem ar klientu vai priekšnieku. Visā sarunu procesā, kā arī visā projekta garumā, laba skaidra komunikācija ir vienīgā svarīgākā prasme, kas jums būs nepieciešama.

Jo skaidrāk jūs sazināsieties ar izaicinājumiem ceļā, laimīgāks jūsu klients vai boss.